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Universidad Regis

Uso de la tecnología actualizada para reducir los costos y mejorar la funcionalidad.

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Desafío

 

Desafío

 
Debido una flota de dispositivos antigua, los costos de impresión y el consumo de energía eran más altos de lo que deseaba la Universidad Regis situada en Denver, Co. En respuesta a la RFP de la institución, desarrollamos una estrategia de gestión de impresión que incluyó actualizar sus equipos y ocuparnos de la administración de su centro de impresión, fotocopiado y envío de correo. Luego de oír nuestras ideas para el control de los costos y nuestra fortaleza en los servicios de administración de documentos (MDS, por su sigla en inglés), Regis sintió que éramos el socio adecuado para ellos.

Antes de la actualización, la institución pensaba que llevaba un buen control sobre sus gastos de impresión, puesto que administraban su propio centro de impresión y usaban su propio personal de TI para mantener las máquinas del recinto. Luego de realizar un análisis de las operaciones de su centro de impresión y una auditoría y mapeo completos de los dispositivos durante dos días, descubrimos una flota de miles de unidades con más de 100 modelos distintos. El descubrimiento sorprendió al personal de la institución, que no se daba cuenta del volumen real y la mezcla de dispositivos que tenían.

Una vez finalizado el trabajo inicial, el siguiente paso fue comenzar con la actualización de equipos en sí. Para muchos miembros del personal, el cambio no fue bienvenido. De hecho, algunos temían tanto perder sus impresoras de inyección de tinta que incluso echaron a algunos representantes de Ricoh de sus oficinas.

 
 

"Regis no habría alcanzado este programa de gestión de impresión tan pronto como lo hicimos sin la ayuda de Ricoh. Era algo más que su tecnología y servicios. Se ayudó a que nuestros grupos de interés involucrados."

Erich Delcamp

Director de Infraestructura y Operaciones

Universidad Regis

 
 
 

Solución

 

Solución

 
 

Luego de ocuparnos de la administración del centro de impresión, fotocopiado y correo de la institución, iniciamos una implementación gradual de 45 nuevas impresoras multifunción (MFP) a color y la gestión de la impresión en todo el recinto. 

 
 

RightFax

para reemplazar el sistema de fax analógico de la institución y la necesidad de equipos independientes.

Equitrac Express

El software de gestión de impresión Equitrac Express para hacer un seguimiento de los cupos de impresión de los alumnos y de los contracargos del cuerpo de docentes y el personal.

Para alivianar aún más la carga del departamento de TI de la institución, llevamos personal de soporte adicional para que trabajara en el lugar monitoreando y solucionando los problemas de los servidores de impresión en red. En los edificios que no se incluyeron en la implementación inicial, nos ocupamos del mantenimiento y los suministros de los dispositivos de escritorio. Esto sirvió como una solución temporal para restringir los gastos y llevar un seguimiento de los equipos que debían actualizarse.


Además, para calmar las inquietudes del personal con respecto a la actualización, nos sentamos a explicarles la nueva tecnología y a escuchar sus comentarios sobre necesidades adicionales. Puesto que algunos descreían de la confidencialidad de los documentos, habilitamos la función de bloqueo de impresión de MFP para resguardar los trabajos hasta que un usuario inicia sesión en la máquina y los imprime o elimina.

Acerca de la Universidad Regis

La Universidad Regis está situada en Denver, CO y es calificada constantemente como una “Top Tier Western University” por U.S. News & World Report. Con más de 12,500 alumnos, la institución se encuentra entre las 28 facultades y universidades católicas jesuitas de Estados Unidos.
 
 
 
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Resultados

Durante el primer año completo de nuestro plan, la universidad ahorró $166,000 y aumentó el volumen de impresión en alrededor de 40 por ciento.

Además, para mantener a raya los números de los dispositivos de la flota, los docentes y el personal debieron llenar formularios antes de que cualquier equipo nuevo ingresara al edificio. Los alumnos están emocionados con los nuevos servicios ya que ahora pueden imprimir a color en ubicaciones múltiples del recinto. Porque ahora pueden imprimir usando las MFP para sacar fotocopias con sus cupos de impression. Con respecto a nuestros planes futuros, utilizaremos Equitrac para ayudar a modificar las conductas de impresión y habilitar el acceso inalámbrico e impresión móvil para los docentes, el personal y los alumnos.

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