Los procesos de digitalizaciónhan simplificado diversas actividades empresariales a distintos niveles. Una de éstas han sido aquellas involucradas con la digitalización de facturas –así como todos los procesos de facturación en general– y con ellas han surgido múltiples beneficios que a continuación discutiremos.
¿Qué es la digitalización de facturas?
Cuando se habla de digitalización de facturas se refiere principalmente a la transformación digital de este tipo de documentos financieros en papel, aunque en ocasiones también puede indicar la emisión de facturas electrónicas.
La digitalización de facturas en papel debe realizarse mediante un sistema de gestión documental que permita la captura, indexación y administración de facturas.
Por otro lado, resulta importante mencionar que la digitalización de facturas debe cumplir con condiciones mínimas para que sean válidas:
- Integridad: El contenido en formato electrónico debe reflejar de forma idéntica aquél del documento en papel.
- Legibilidad: El escaneo debe brindar una imagen con la suficiente definición y claridad para ser legible sin ningún problema.
- Inalterabilidad: Se debe garantizar que la factura no fue o será alterada.
Este tipo de procedimientos facilita las operaciones de las empresas, desde la agilización de acciones internas, hasta un mejor servicio y seguimiento de las acciones realizadas con proveedores, así como con clientes.
Beneficios para las empresas de digitalizar facturas
La digitalización de las facturas tiene distintos beneficios en materia empresarial. De forma general, podemos hablar de que con ello se aumenta la productividad y la eficiencia de los esquemas de trabajo; sin embargo, a continuación, hablaremos de estas ventajas con mayor detalle.
Optimización de procesos
Los procedimientos de facturación tienen en la tecnología digital uno de sus mejores aliados. Gracias a la digitalización de facturas y a aplicaciones de inteligencia artificial, es posible extraer datos de las facturas para agilizar futuros procesos recurrentes.
Las facturas digitales permiten ahorrar tiempo y, a su vez, reducen el margen de errores que hay en los procesos si los datos se utilizan para automatizar procesos.
Mayor seguridad
Conservar facturas únicamente en papel puede llevar a riesgos en materia de seguridad si no son manejadas de forma adecuada. Además, se reducen los gastos destinados al personal y el espacio designado para su resguardo.
En consecuencia, contar con facturas digitalizadas brinda una mayor seguridad tanto a las empresas como a sus clientes. Los archivos son casi imperecederos y, por ende, si se requiere consultar la información tiempo después de la emisión de la factura, los datos no se perderán.
Asimismo, los archivos podrán indexarse y administrarse de forma simple para brindar un control preciso y sencillo de utilizar. Igualmente, al estar en una plataforma de control documental, será posible asignar niveles de control para sólo permitir el acceso a los usuarios de una organización que deban tenerlo.
Integridad
En materia de regulaciones comerciales, en México existen normas que indican que los documentos no podrán ser alterados tras su digitalización. Lo anterior, protege a las partes involucradas y garantiza la integridad de los documentos.
Reducción de costos
Como adelantamos en párrafos anteriores, al digitalizar facturas, se elimina la necesidad de contar con un espacio físico idóneo para el resguardo de facturas y documentos relacionados, con ello las empresas ya no tendrán que destinar parte del presupuesto a su mantenimiento.
A su vez, se vuelve innecesario contar con personal dedicado exclusivamente al archivo físico.
De igual manera, al dejar de lado procesos manuales se reducen considerablemente los márgenes de error, por lo que los costos vinculados a su solución también verán un decremento.
Mayor accesibilidad
Uno de los beneficios que ofrece la digitalización de distintos procesos empresariales es la capacidad de realizarlos desde lugares distintos a una oficina. Mediante la digitalización de facturas, aquellos que deban tener acceso a ellas podrán hacerlo sin importar si tienes un modelo de trabajo remoto o híbrido, haciendo así un trabajo más dinámico, ágil y accesible.
Sin embargo, una mayor accesibilidad no sólo implica la capacidad de consultar archivos de forma remota, también tiene un aspecto de inclusión que ayuda a las personas. Los miembros de la plantilla con una discapacidad o condición que les haga difícil acceder a los documentos físicos en lugares de difícil acceso, podrán olvidarse de estas complicaciones, pues las facturas estarán disponibles a tan sólo un clic de distancia.
Libera el potencial de tu empresa en México con la digitalización de facturas
Actualmente las personas buscan acceder a la información de manera inmediata y sin contratiempos. Si bien esto es más notorio en aspectos de la vida diaria alejados de lo profesional, en lo laboral también es visible.
Los miembros de una organización buscan agilizar sus procesos mediante la capacidad de acceder a la información de forma rápida, almacenarla en un lugar seguro, y que esta sirva para automatizar procesos que reduzcan tiempo y esfuerzos manuales.
De esta manera, la digitalización de facturas y otros documentos es uno de los pasos esenciales para transformar a una empresa y liberar todo el potencial que puede alcanzar con las herramientas adecuadas que la era digital le puede proporcionar.
Lograr ecosistemas empresariales guiados por datos y con flujos de trabajo óptimos es una de las metas de muchos tomadores de decisiones. Afortunadamente existen distintas soluciones que se adaptan a las necesidades y niveles de madurez de cada organización.
Asimismo, no sólo serán las áreas de TI las que se ven beneficiadas por estas soluciones, la digitalización, automatización y optimización de procesos puede mejorar áreas como:
- Finanzas
- Acelerar los cobros.
- Aumentar la rentabilidad.
- Cumplir con las normativas establecidas para procesos y auditorías.
- Recursos Humanos
- Cumplir de forma más eficiente con las necesidades del personal.
- Ahorro de costos.
- Ventas y Marketing
- Procesos de marketing automatizados.
- Accesibilidad a documentos y contratos de manera digital, segura y remota.
Estos enormes beneficios pueden obtenerse con un proceso de transformación digital, y para lograrlo las empresas tan sólo deben iniciar con un paso tan simple, pero importante, como la digitalización de sus facturas. ¡Es momento de ser más eficientes con todo lo que las soluciones digitales pueden ofrecer! Sé una organización más ágil y productiva con ayuda de RICOH. Te invitamos a descargar y leer nuestro ebook liberando tu potencial gracias a la innovación empresarial. Sólo da clic aquí.
Autor: Adrián Sánchez Rivera
