Las organizaciones mexicanas de todas las naturalezas y sectores enfrentan un reto constante y común: adaptarse a los tiempos. Frente a ello, modernizar sus operaciones simplemente llevándolas al terreno digital puede ser una solución obvia, pero muchas veces mal ejecutada. Por ello, en este artículo te hablaremos sobre qué es la digitalización, qué implica y las ventajas que trae.
¿Qué es la digitalización?
De forma general, la digitalización es la acción de mudar ciertas, acciones o elementos hacia un entorno digital; sin embargo, esto no implica solamente procesos sencillos como la digitalización de documentos. Una verdadera transformación digital representa ir más allá.
En este sentido, resulta importante conocer los términos en inglés Digitization y Digitalization, pues esto nos brindará una mayor claridad respecto a los alcances del concepto “digitalización”, que cubre ambos términos.
Digitization se refiere al acto de convertir archivos en formatos digitales a través de su escaneo. Esto puede realizarse con distintos propósitos, como la conservación, difusión o el resguardo de su seguridad.
Digitalization, por otro lado, es el resultado de una adaptación de los modelos y procedimientos de negocio a las tecnologías digitales. Es decir, implica un profundo proceso de conversión que considera analizar, rediseñar y adaptar procesos y operaciones para que puedan optimizarse; tanto en beneficio de sus clientes como de la misma organización.
Afortunadamente, en español el término es más integral y engloba estas dos caras de la misma moneda.
Pasos para la digitalización empresarial
Ahora que conocemos qué es la digitalización, podemos ahondar en cómo aplicarla de forma correcta en el ámbito empresarial para obtener los beneficios que puede traer. A continuación, te mencionamos los pasos generales que se deben cubrir para ello.
1. Analiza el contexto de tu empresa
Antes de iniciar la digitalización de procesos, se debe realizar una evaluación interna y externa de la situación de la empresa. En este paso es vital jerarquizar los procedimientos según su urgencia para digitalizarlos; es decir, establecer cuáles deberían ser prioritarios y cuáles podrían aguardar más tiempo.
Por otro lado, es importante considerar, además de cómo puede beneficiarse la organización al interior, cómo la transformación digital puede beneficiar a los clientes. Entender tus necesidades y la de tus clientes es esencial en este paso.
2. Establece objetivos
El siguiente paso consiste en determinar cuáles serán los objetivos que la empresa busca lograr con la digitalización. Plantear metas que se adecuen al esquema SMART (específicas, medibles, alcanzables, relevantes, temporales) puede ayudar.
De igual manera, puede resultar benéfico pensar los objetivos en los siguientes campos:
- Operaciones.
- Económico y financiero.
- Cultura laboral.
- Pensamiento estratégico.
3. Considera soluciones e impleméntalas
Una vez considerado el contexto y los objetivos que se buscan perseguir es momento de plantearse las soluciones adecuadas para lograrlo.
En este punto se debe realizar una revisión exhaustiva de todas las opciones que existen para trasladar ciertas operaciones al mundo digital y contrastar lo que ofrecen contra la realidad de la empresa.
Ya que se hayan seleccionado las más adecuadas, es momento de implementarlas.
4. Capacitación
Al contar con las herramientas, todo el organigrama de una organización debe estar capacitado para su uso.
Se deben dar capacitaciones constantes y mantener un diálogo abierto sobre las dificultades que se presenten en el uso cotidiano, pues sólo de esta forma se podrá superar la curva de aprendizaje que representa la implementación de nuevas tecnologías en los procesos de trabajo.
5. Reclutamiento
Como parte de un plan a mediano y largo plazo, la transición de una empresa al uso de tecnologías digitales en sus procesos debe contemplar la contratación de nuevos perfiles con experiencia en las plataformas incorporadas.
Esto como parte de un plan para atraer talento que traiga nuevas perspectivas sobre el uso de las nuevas tecnologías, así como una mayor experiencia en las mismas.
6. Actualización constante
La digitalización es una constante y no únicamente un proyecto que pueda terminar. Debido a los rápidos cambios en materia tecnológica y a la exigencia de permanecer a la vanguardia, ésta debe ser una estrategia constante que debe ir de la mano de las cambiantes necesidades de la empresa y sus clientes.
Beneficios de la digitalización para las empresas mexicanas
Como mencionamos anteriormente, las empresas y organizaciones, de forma indistinta a su naturaleza, pueden beneficiarse de la digitalización de sus procesos operativos. A continuación, mencionamos algunas de estas ventajas generales que les puede brindar.
- Disminución de costos.
- Mayor autonomía en los procesos.
- Reducción de incidentes.
- Recolección de datos para una mejor toma de decisiones.
- Mejor imagen ante clientes.
- Creación de nuevas oportunidades de negocio.
- Evitar penalizaciones por el incumplimiento en la digitalización de ciertos documentos.
Aún en la actualidad muchas empresas no han iniciado sus procesos de digitalización o aún estudian qué procesos pueden beneficiarse de ello. Esto no es algo negativo, pues se debe estudiar con detenimiento cada situación para poder llevar a cabo este proceso.
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Autor: Adrián Sánchez Rivera
