Los archivos digitales en la actualidad son indispensables para las empresas en México; no obstante, el transformar documentos impresos a medios digitales no es una tarea que se deba tomar a la ligera. En ellos se pueden contener datos sensibles cuyo resguardo seguro es sumamente importante. Por ello, en este artículo hablaremos sobre cómo digitalizar documentos de forma segura.
¿Cómo funciona la digitalización de documentos?
Antes de explicar cómo digitalizar documentos es necesario hablar de los cuatro puntos por los que transitan de forma general todos los procesos para la digitalización de documentos en papel.
1. Selección de documentos
En este primer paso se hace una revisión de los archivos a digitalizar. Se determina si aún son relevantes o si deben ser desechados; por otro lado, se ordenan según los tipos de documentos (memorándums, facturas, contratos, planes de negocio, etc.).
2. Captura/escaneo
Una vez que se han seleccionado y preparado los documentos, se procede a su digitalización. Para ello es útil contar con un equipo que permita escanear documentos de forma rápida y con una buena resolución. Esto se podrá comprobar según las páginas por minuto y también por los puntos por pulgada (PPP) o píxeles por pulgada (PPI), respectivamente.
3. Indexación
La indexación de documentos digitales se refiere al establecimiento de un sistema adecuado para su gestión. Bajo este se deben registrar los elementos y características específicas y compartidas de cada archivo para que su acceso sea simple y eficiente.
4. Almacenamiento
Como parte final del proceso, se deben guardar los documentos de forma segura en plataformas o dispositivos de acceso simple, seguro y ordenado.
Consejos para digitalizar documentos de forma segura
Una vez explicados los pasos de un proceso de digitalización, a continuación, te presentamos algunos consejos de cómo digitalizar documentos de una forma segura.
1. Designa personal de confianza
Los procedimientos para la digitalización implican tener acceso a documentos con información sensible. Por ello, uno de los primeros elementos que debes tener en cuenta para asegurar su seguridad es que sólo personal capacitado y de confianza pueda involucrarse en el proceso.
2. Establece niveles de seguridad
En adición al punto anterior, en muchas ocasiones el escaneo de documentos no será llevado a cabo por una sola persona y por este motivo se deben establecer niveles de seguridad según los archivos que se manejen.
3. Utiliza equipos respaldados y actualizados
Las computadoras y equipos de impresión en los que se almacenará la información deben estar actualizados y contar con software antivirus que evite la presencia de malware y otros tipos de software pernicioso que pueda comprometer la integridad de los archivos.
Por otro lado, también se debe corroborar que el escáner o equipo multifuncional que se utilice deberá estar actualizado y respaldado por un proveedor de confianza.
4. Define parámetros de digitalización
La digitalización de un acervo no es un proceso que deba tomarse a la ligera. Previo a realizarlo deben estar definidos aspectos cruciales como los documentos que se escanearán y las personas que se involucrarán en el proyecto.
Además, se debe tomar en cuenta una calendarización de las actividades, contemplando sus etapas iniciales hasta la finalización del proyecto, así como los formatos en los que se guardarán los documentos.
5. Identifica y protege las unidades de almacenamiento
Ya sea que los documentos se alberguen en equipos de cómputo o en unidades externas de almacenamiento, es necesario identificar propiamente en qué dispositivos se guardan. Adicionalmente, se debe llevar un registro para que, al digitalizar futuros archivos de la misma naturaleza, se coloquen en los lugares correspondientes.
6. Establece accesos y normas de uso
Ya que los documentos se encuentran en sus espacios digitales asignados, será necesario establecer normas de acceso y uso a fin de buscar una protección óptima. Se deberán implementar contraseñas y designar permisos según niveles de uso, para que sólo las personas autorizadas tengan acceso a documentos con cierto nivel de sensibilidad.
¿Por qué se debe asegurar la protección de documentos digitales en México?
La protección de los documentos electrónicos y sus contenidos se debe realizar por distintas razones de suma importancia. Entre ellas, podemos mencionar la imagen que se brinda a los clientes y socios comerciales, pues éstos estarán más tranquilos de saber que sus datos se encuentran protegidos.
Por otro lado, hoy en día muchas empresas tienen que cumplir con registros de carácter oficial y legal, por lo que la seguridad en su documentación digital es primordial. Tal es el caso del REPSE, un registro ante la Secretaría del Trabajo y Previsión Social que empresas prestadoras de servicios y/o RH tienen que cumplir, presentando distintos documentos oficiales y de identificación personal.
Ley de Protección de Datos Personales en México
En el caso particular de México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares establece los lineamientos que las empresas privadas deberán seguir en cuanto a la posesión, manejo y protección de datos personales, dentro de los cuales se incluyen:
- Nombres y apellidos.
- Direcciones.
- Origen étnico.
- Estado de salud.
- Afiliaciones políticas.
- Orientación sexual.
- Teléfonos.
- Historial laboral.
- Registros patrimoniales.
- Firmas.
- Datos biométricos.
Bajo esta ley se establecen figuras y responsabilidades que incluyen el consentimiento de la persona o entidad que otorga datos, el pleno aviso sobre la disposición de la información, la finalidad de éstos, la calidad de estos, y, en general, el pleno apego a lo establecido legalmente.
Esta ley también considera sanciones a todas aquellas empresas que, debido a fallas y omisiones en sus protocolos de seguridad, falten a sus compromisos de seguridad en el manejo de datos personales e información sensible.
Norma Oficial Mexicana (NOM)-151-SCFI-2016
Mejor conocida como NOM 151, esta norma se relaciona con los parámetros que se deben seguir para la conservación de datos y la digitalización de documentos.
La norma debe ser implementada por todas aquellas empresas privadas en el territorio mexicano que celebren acuerdos comerciales de manera digital o que lleven a cabo la digitalización de los documentos relacionados a estos actos.
Así, la NOM 151 abarca todos los acuerdos, convenios, contratos o compromisos en los que se establezcan derechos y obligaciones entre las partes involucradas.
La digitalización de documentos en apego a esta norma requiere de la participación de un Prestador de Servicios de Certificación (PSC), que se encargará de dar fe de que el documento digital y el físico son absolutamente idénticos. Lo anterior, con el propósito de otorgar una garantía de inalterabilidad para ambas partes.
Como es posible notar, los procesos de digitalización van más allá de simplemente colocar un documento para ser escaneado. Estos deben ser llevados con suma rigurosidad, con personal de confianza y almacenado en las condiciones más estrictas de seguridad para garantizar la seguridad de todas las partes involucradas. Además, realizar los procedimientos adecuados ayudará a las empresas a tener una mejor imagen, cuidar la seguridad de sus datos y apegarse a las normatividades que existen en la materia.
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Autor: Adrián Sánchez Rivera
