La gestión de archivos es uno de los aspectos más esenciales de las empresas y, en ocasiones, se puede pasar por alto la gran importancia que la buena gestión documentaltiene. No sólo se trata de capturar y administrar bases de datos, sino que brinda grandes oportunidades para hacer más eficientes los flujos de trabajo.
¿Qué es la gestión de archivos?
Como su nombre indica, se trata de la serie de acciones realizadas para clasificar, administrar y ordenar los archivos (digitales o físicos) con el propósito de volver más eficiente el acceso a ellos.
Debido a que muchos de estos documentos pueden contener información sumamente sensible para las empresas y personas, la gestión de archivos también contempla controlar el acceso de diversos usuarios.
Así, los objetivos generales de la gestión de archivos y documentos son las siguientes:
- Digitalización de documentos.
- Creación de catálogos y parámetros de clasificación.
- Evitar la pérdida de datos.
- Control del acceso de varios usuarios.
- Facilitar la transferencia de documentos entre usuarios en un entorno seguro.
- Gestión de bloques libres.
En este sentido, este tipo de gestión no es algo reciente; sin embargo, sí se ha transformado radicalmente en los últimos años debido a los avances tecnológicos que permiten crear sistemas de archivos de forma digital, lo cual trae muchos beneficios para quienes los incorporan.
¿Qué son los sistemas de gestión de archivos?
En la actualidad, identificar y localizar un archivo no es más una tarea que deba hacerse de forma física. Según informa Forbes, durante el 2022, la madurez digital de las compañías mexicanas se elevó un 7%. Lo anterior también involucra la digitalización de sus acervos y, con ello, la forma en que gestionan sus archivos.
Es en este aspecto en el que aparecen los sistemas de gestión de archivos o de gestión documental, como en ocasiones también se les nombra.
Se tratan de plataformas informáticas diseñadas para capturar, convertir, indexar, controlar y dirigir los conjuntos de datos, documentos y diversos archivos que están en posesión de las empresas.
Beneficios de los sistemas de gestión de archivos para las empresas
Las ventajas que los distintos sistemas de esta naturaleza pueden ofrecer a las empresas parten de la optimización en la administración de los archivos, pero van más allá de ello.
Gracias a su naturaleza automatizada, la solicitud y recuperación de documentos es casi inmediata, lo que reduce considerablemente los tiempos destinados a esta tarea. De igual manera, muchas plataformas ofrecen la implementación de controles de seguridad de distintos niveles a fin de garantizar que sólo los usuarios adecuados tendrán acceso.
Por otro lado, se facilita la comunicación de los equipos de trabajo y la sinergia que existe para la realización de proyectos. Con un sistema de gestión, los documentos podrán estar disponibles de forma remota y con un fácil acceso que sólo tome un par de clics.
De igual manera, uno de los beneficios que traen es la reducción de riesgos, pues se evita la pérdida de documentos, al estar debidamente indexados.
De forma puntual, la mayoría de las plataformas ofrecen:
- Capacidad de almacenamiento físico y en la nube.
- Controles de seguridad.
- Trazabilidad de versiones.
- Control y registros de acceso.
- Evitar sanciones legales.
Los sistemas de gestión de archivos y la optimización de flujos de trabajo
Actualmente el mundo exige formas de trabajo sumamente dinámicas y a la vanguardia, lo que obliga a las empresas a contar con herramientas que les permitan mantenerse ágiles. De este modo, los sistemas de gestión son ideales para optimizar sus flujos de trabajo.
Los procesos digitales hacen que el acceso a la información se dé fácilmente siempre que los miembros de la organización lo requieran, sin importar dónde se encuentren.
Asimismo, algunos ofrecen la posibilidad de automatizar esquemas de trabajo, mediante la asignación de tareas y notificaciones a los miembros del equipo; así como la creación de alertas para las partes involucradas cuando un documento requiere de revisión y aprobación por distintos miembros.
Las empresas y los sistemas de gestión de archivos
Las empresas tienen en los sistemas una dinámica, fiable y segura para desarrollar procesos internos eficientes y ofrecer un mejor servicio a sus clientes y prospectos.
Algunos casos prácticos son las empresas que agilizan sus sistemas de facturas entrantes, cuentas por pagar, gestión de gastos y elaboración de presupuestos.
Pero su utilidad no se limita a los aspectos financieros, los departamentos de recursos humanos también pueden beneficiarse de este tipo de plataformas, pues permiten la identificación y eliminación de documentos, la automatización de procesos de revisión, gestión de tiempo libre, etc.
La centralización y protección de los registros de empleados de su empresa permite a su equipo de recursos humanos deshacerse de documentos en papel obsoletos y empezar a automatizar los procesos manuales que consumen su valioso tiempo, por ejemplo, las revisiones de rendimiento, la gestión de tiempo libre y mucho más.
Adicionalmente, éstos permiten a las empresas cuidar un aspecto muy importante en estos tiempos: el cuidado del medio ambiente. Mediante las plataformas de gestión documental, se elimina la necesidad de emplear grandes cantidades de papel.
Por último, también ayudan a la reducción de costos, pues ya no se deberá asignar un presupuesto para la compra de papel, muebles y otros gastos relacionados a los documentos físicos, como el de un espacio de almacenamiento para los mismos.
Los sistemas de gestión de archivos son la oportunidad simple y confiable que tienen las empresas mexicanas privadas, públicas y organizaciones de todo tipo para digitalizarse y hacer frente a las grandes exigencias de un entorno que busca inmediatez, conectividad, precisión y seguridad.
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Autor: Adrián Sánchez Rivera
