4 processos de gerenciamento de documentos que podem automatizar a área financeira

A automação da gestào de documentos em contabilidade e finanças representa uma enorme oportunidade para melhorar as operações e reduzir os custos. De acordo com o American Productivity and Quality Center (APQC), 3 em cada 4 organizações têm um projeto ativo de transformação do processo financeiro em andamento. A adoção de ferramentas digitais para otimizar o gerenciamento de documentos gera benefícios a longo prazo para qualquer empresa.

Neste contexto, qualquer empresa pode começar a automatizar estes quatro processos financeiros e contábeis até 2022:

1. Contas a pagar: Um alto nível de eficiência de gestào é difícil de alcançar ao enviar faturas em papel. não é raro que uma fatura em papel permaneça na caixa de entrada de uma pessoa por uma semana, ou que se perca completamente, resultando em horas adicionais de busca por parte dos funcionários.

Entretanto, com o fluxo de trabalho digital, disponível através de um sistema de gerenciamento de documentos (DMS) como Docuware, os arquivos passam pela empresa da maneira mais eficiente possível. Desta forma, a equipe recebe alertas automáticos para corrigir erros ou procurar por informações adicionais. A marcação instantânea de faturas não padronizadas, o encaminhamento flexível para os responsáveis corretos e as anotações são fundamentais para automatizar o processo de contas a pagar.

2. Documentação para auditorias: Se você tem um sistema baseado em papel, uma auditoria pode ser muito difícil para o departamento de contabilidade e para o auditor. Pense no tempo gasto pelo pessoal da contabilidade procurando os arquivos em papel, que podem nem mesmo estar armazenados nas instalações da empresa. E isto antes mesmo do início da auditoria. Se seus arquivos em papel estiverem incompletos ou desorganizados, sua auditoria poderá ser longa e estressante.

Se você eliminar processos pesados de papel e substituí-los por documentos digitais seguros, sua equipe estará mais preparada, pois eles terào tudo o que precisam ao alcance de suas màos. É importante poder ver quem acessou quais documentos contábeis e quando. Isto é especialmente importante para as empresas listadas na bolsa de valores. Com a digitalização, a equipe pode responder rapidamente às solicitações dos auditores e manter um maior controle sobre as informações empresariais.

3 Aquisição e compras: A aquisição inclui processos e requisitos de fornecedores; gerenciamento de relações com fornecedores; e, em última instância, o pedido de bens e serviços necessários para fabricar um produto ou fornecer um serviço. As equipes de compras podem se perder em pilhas de documentos e papéis, arquivos, formatos e sistemas incompatíveis. Converter a papelada de um formato físico para o digital é o primeiro passo fundamental para melhorar o processo.

4. Fechamento do mês: Uma vez que os processos descritos anteriormente tenham sido automatizados, as empresas deveriam se concentrar em incorporar essas melhorias em um esforço para racionalizar o processo de fechamento mensal. Isto libera tempo para o pensamento estratégico. A equipe financeira pode compreender melhor as implicações dos dados que ela reporta, em vez de apenas os números em si.

De acordo com a Association of International Certified Professional Accountants (AICPA), "a velocidade e a precisão são um desafio constante para os envolvidos no processo de encerramento do mês. Muitas organizações buscam informações em ritmo acelerado, mas também precisam poder confiar nos dados sobre os quais atuam".

Prepare-se para dar o salto

Sua solução de gerenciamento de documentos deve se integrar facilmente com quaisquer sistemas financeiro, contábil e ERP, que impulsionem as operações financeiras da empresa. Uma decisão de gerenciamento eletrônico de documentos não é apenas uma questào de como e onde os documentos são armazenados; trata-se de automatizar os processos da empresa.

É evidente que a automação de processos tem benefícios consideráveis para as empresas, seus clientes e seus resultados. Acelerar a transformação digital dos departamentos financeiro e de contabilidade é fundamental com DocuWare, que analisouos principais requisitos e pontos de decisão compartilhados pela maioria das empresas. A estes denominadores comuns foram integrados fluxos de trabalho digitais fáceis de implementar. Esta solução ”mào na roda” pode estar implantada e funcionando em poucos dias.

Para mais informações, acesse: DocuWare | Ricoh Latin America (ricoh-americalatina.com)