A eficácia da gestão da informação e o seu impacto na melhoria da experiência do paciente

Por Jesús Santiago, vice-presidente de Vendas Estratégicas da Ricoh América Latina

A forma de capturar, transformar e administrar os dados no ecossistema de saúde tem um grande impacto na experiência do paciente. Então, como você pode otimizar a forma de administrar as informações, sejam elas estruturadas ou não estruturadas, para deixar uma impressão positiva e duradoura?

Por exemplo, um paciente chega pontualmente à sua visita inicial no departamento de cardiologia do hospital. A medida que pasa por su cita, deve ir a três departamentos separados para completar las pruebas e em cada parada deve realizar trámites adicionais, aparentemente repetitivos. Durante uma visita de acompanhamento de várias semanas após, um médico não pode ubicar os resultados do laboratório em seu histórico clínico eletrônico e, como resultado, ordena que se faça o mesmo teste que foi concluído durante o encontro inicial.

Não é surpreendente que a falta de fluxo de informações durante a visita deste paciente tenha implicações importantes em sua experiência geral, independentemente do resultado real da atenção. Frustrado com a documentação duplicada e os custos adicionais devidos ao teste desnecessário, o paciente começou a questionar a qualidade do atendimento recebido. As conseqüências posteriores crescem à medida que comunicam sua irritação e preocupação com familiares e amigos, que compartilham a situação com outras pessoas na comunidade. Isso produz percepções negativas do hospital, o que pode fazer com que os pacientes busquem outros provedores e instalações.

Simultaneamente, quando o paciente recebe uma consulta solicitando comentários sobre sua atenção, rapidamente traz para a organização pontos baixos para a satisfação do paciente e lembra a falta de comunicação entre seu equipamento de atenção. Finalmente, o efeito dominó culmina quando a companhia de seguros do paciente inclui as pontuações da consulta no pagamento de reembolso de seu provedor. Como resultado de bajas calificaciones, el reembolso y los ingresos del hospital se reduz.

Este cenário hipotético demonstra claramente por que a experiência do paciente é uma prioridade entre os provedores do ecossistema de saúde. No entanto, melhorar a experiência do paciente pode parecer abrumador porque implica vários pontos de contato em toda a organização, desde a pré-inscrição até a alta e a faturação.

Os avanços da tecnologia estão ajudando a otimizar o acesso seguro, as interfaces do usuário, o atendimento ao cliente e o controle de qualidade. Pelo lado do provedor, o uso efetivo da tecnologia deve começar com a captura integral e sem interrupções de dados para a gestão eficiente de documentos nas operações comerciais, nos departamentos de atendimento clínico e na comunidade mais ampla de atendimento contínuo.

Isto conduz a uma maior mobilidade da informação: a capacidade de aceder à informação que se necessita em qualquer momento e local e a partir de qualquer dispositivo. Contar com a informação, ya mar em papel ou digital, melhorar a comunicação entre o pessoal e os pacientes, o que contribui com a qualidade da atenção, a segurança do paciente, a eficiência do pessoal, a reputação da organização e os ingresos .

Para ajudar a lograr este nível de mobilidade da informação em todo o ecossistema, é possível desenvolver e implementar estes conceitos nestas cinco áreas clave:

Captura do papel: Um paciente preenche a mesma informação em vários formulários durante uma visita, o que causa um impacto negativo na experiência do paciente, mesmo antes de iniciar a atenção. As organizações podem mudar esta situação de maneira pró-ativa sabiendo, a medida que inserem os dados em papel, os pontos exatos onde devem ser acessíveis e como capturá-los, transformá-los e gerenciá-los de maneira eficiente.

Isso requer uma revisão cuidadosa de como a captura de dados não estruturada afeta os fluxos de trabalho e a atenção do paciente, ya mar positiva ou negativa. A administração efetiva de dados em papel vai muito mais além de simplesmente agregar conteúdo ao Historial Clínico Eletrônico; impacta na qualidade da atenção e na segurança, ao mesmo tempo em que melhora a eficiência do pessoal e contribui para uma experiência positiva do paciente.

Fluxo de trabalho: Os hospitais podem otimizar os fluxos de trabalho que conduzem à atenção conectada e às decisões mais quentes. Ao revisar a captura de informações básicas e os fluxos, é essencial considerar como:

- Os atrasos afetam a atenção do paciente, as operações comerciais e a experiência geral.

- A informação é capturada para que os dados necessários em cada ponto da experiência do paciente (registro, admissão, cuidado, alta, derivação, facturação e visitas de acompanhamento) estejam disponíveis.

- Dados simultâneos são capturados, administrados, rastreados e verificados.

- A falta de informação pode conduzir a procedimentos redundantes e desnecessários que geram cargas financeiras, clínicas e de segurança do paciente.

Em muitos casos, os fluxos de trabalho podem ser aprimorados para tornar as informações mais móveis e acessíveis. Por exemplo, as notificações a eles

provedores de serviços de saúde que alertam sobre as atualizações de registros de um paciente em tempo real podem ajudar a melhorar o acesso às informações.

Infraestructura de TI adequada: As organizações devem estar seguras de contar com uma infraestrutura de TI conectada e integrada a suas necessidades. Também pode ser útil ver o Histórico Clínico Eletrônico como um repositório de dados. É vital buscar outras soluções para as funcionalidades necessárias com o fim de capturar, transformar e gerenciar informações, assim como fornecer informações e análises necessárias. Ao avaliar estas soluções, deve-se considerar como a tecnologia gerencia dados adicionais de fontes externas. Analisar também, por exemplo, como uma solução poderia fundir mais dados de pacientes em um único sistema a medida que evoluísse as tendências e iniciativas de atenção na saúde. Por último, também é importante que cumpram os padrões de interoperabilidade e que os sistemas se comuniquem entre si.

Relatórios e analíticos de dados: Capturar e compreender com sucesso a análise ajuda a determinar quais áreas da experiência do paciente podem melhorar, assim como quais processos funcionam corretamente. As informações que podem ser recuperadas através do informe incluem estatísticas de readmissão, documentação precisa para reembolsos e até mesmo respostas a consultas de pacientes. Tudo pode trazer luz sobre aspectos importantes dos processos organizacionais. Ao mesmo tempo, é importante planejar e presumir ferramentas que extraiam dados para um formato estruturado.

Capacitação consistente do pessoal: Criar e manter um fluxo de informações exitoso em uma organização dependente da capacitação constante das pessoas para que compreendam os processos de atendimento médico. Considere designar um "superusuário" com conhecimento real e prático do sistema. Se você conhece bem as ferramentas básicas e a tecnologia é indispensável, esses capacitadores também poderão ajustar o treinamento conforme necessário mediante a resolução de problemas. Como resultado de seus problemas, você poderá recalibrar para ajudar o sistema a funcionar corretamente em uma variedade de áreas e situações.

Em conclusão, independentemente de como se captura a informação, já mar em papel ou eletronicamente, sem um plano sólido de gestão de dados e fluxos de trabalho, se perderá parte da informação e isso, pode ter um impacto negativo na experiência do paciente . Por exemplo, se todos os dados obrigatórios não forem capturados por adelantado a medida que um paciente passa pela organização, os cuidadores não sempre cuidarão da documentação adequada para identificar doenças e problemas. Do mesmo modo, a oficina comercial não pode contar com os dados corretos para produzir uma fatura precisa e oportuna. Por ello, Ricoh Healthcare Division traz às instituições consultórios e soluções à medida para que você possa capturar, transformar e administrar dados sem inconvenientes, encaminhar as informações de maneira eficiente para o local e momento correto com alta segurança. Isso, sim, ajuda a melhorar a qualidade geral da atenção, que é o objetivo final da experiência do paciente.