Ambientes de trabalho inteligentes que transformam seu negócio com:

Fluxos de trabalho digitais

Serviços de TI

Colaboração

Serviços de Impressão

História e Contexto

Fundada em 2018, a Uncoded é uma das consultorias de espaços de trabalho de crescimento mais rápido no Reino Unido, com clientes como LinkedIn, KPMG, Standard Bank, Gymshark, Just Eat e a Premier League. Com sede em Londres, a empresa busca redefinir a arte do possível no design de espaços de trabalho, utilizando plataformas de dados de última geração e tecnologias inteligentes para criar ambientes que ofereçam experiências excepcionais aos usuários.

"É um momento muito emocionante para nós: incorporamos novos talentos constantemente, assumimos novos projetos para clientes e recentemente transferimos nossa sede para Covent Garden, no centro de Londres. No novo local, nosso objetivo era criar um escritório de última geração que refletisse nossa identidade como inovadores em espaços de trabalho e onde clientes em potencial pudessem conhecer as tecnologias mais avançadas do setor", explica Lee Baxter, Diretor Comercial da Uncoded.

Desafio Empresarial

A Uncoded também se concentrou em criar a melhor experiência possível para seus colaboradores na nova sede. A empresa opera sob uma política de trabalho híbrido para garantir um equilíbrio positivo entre vida pessoal e profissional, e para os dias em que os colaboradores planejavam comparecer ao escritório, queria oferecer um método simples para verificar a disponibilidade de mesas e reservar espaços de trabalho.

"Não queremos que as pessoas se desloquem até o escritório para descobrir que há pouco espaço disponível. Nosso objetivo era garantir que todos pudessem aproveitar ao máximo seu tempo no local", afirma Lee Baxter.

Solução RICOH

Como especialista em tecnologia para espaços de trabalho, a Uncoded já conhecia as diferentes soluções disponíveis para reserva de mesas, trabalho híbrido e colaboração entre colaboradores. Depois de avaliar as opções e participar de demonstrações, a empresa selecionou RICOH Spaces, uma plataforma na nuvem para a experiência no local de trabalho.

"Tínhamos visto o RICOH Spaces em funcionamento em outra empresa e suas capacidades eram muito impressionantes. Oferecia desde reserva de mesas e gestão de visitantes até análise do uso do espaço de trabalho, tudo em uma única plataforma integrada. Além disso, a experiência do usuário era muito intuitiva. O fato de a plataforma estar hospedada na nuvem também foi uma vantagem, já que ajudou a simplificar e acelerar a implementação", comenta Lee Baxter.

Trabalhando junto com a Ricoh, a Uncoded implementou o RICOH Spaces em sua nova sede antes de criar as contas de usuário e configurar os protocolos de segurança.

"A implementação foi rápida e tranquila. Nosso Customer Success Manager da Ricoh foi excelente e respondeu a todas as nossas dúvidas após o lançamento", acrescenta Lee Baxter.

Acessando o RICOH Spaces por meio de um navegador web ou de um aplicativo móvel, os colaboradores da Uncoded podem reservar suas mesas preferidas, salas de reunião e espaços de colaboração. Os sensores IoT monitoram os níveis de ocupação do escritório, enquanto os colaboradores podem visualizar mapas 3D das instalações. Um sistema de semáforo fornece informações em tempo real sobre a disponibilidade de mesas e salas:

• Vermelho: ocupado.

• Verde: disponível.

• Âmbar: reservado, mas não utilizado.

Para reservar uma sala de reuniões, os colaboradores também podem consultar a disponibilidade e fazer reservas por meio do RICOH Spaces usando painéis localizados fora das salas. Além disso, se encontrarem problemas em determinadas mesas ou salas, podem abrir um chamado e enviar uma foto diretamente pela plataforma.

"Um dos recursos mais impressionantes do RICOH Spaces é que ele está em constante evolução, com novas funcionalidades incorporadas regularmente. Nossos colaboradores usam a plataforma todos os dias, mas ainda há muito mais a explorar, seja a orientação dentro dos escritórios ou as ferramentas de reserva de armários inteligentes", acrescenta Lee Baxter.

Resultados

Entre os principais resultados do projeto, destacam-se:

• Gera uma impressão positiva em clientes em potencial.

• Melhora a experiência diária de colaboradores e visitantes.

• Permite uma otimização contínua do espaço de trabalho baseada em dados.

RICOH Spaces permitiu que a Uncoded criasse um ambiente de trabalho dinâmico, inovador e centrado no usuário em sua sede em Covent Garden. Mostrar a plataforma inteligente dentro do escritório constitui uma demonstração clara da experiência e do compromisso da empresa com a transformação dos espaços de trabalho, ajudando ainda a impressionar clientes em potencial.

Além disso, o RICOH Spaces tornou-se um componente essencial da estratégia de trabalho híbrido flexível da organização. Antes de se deslocarem até o escritório, os colaboradores podem verificar quais colegas estarão presentes, encontrar o espaço mais adequado às suas necessidades e chegar ao local sabendo exatamente onde vão trabalhar naquele dia.

"RICOH Spaces está ajudando nossos colaboradores a se conectarem entre si, planejar seu dia no escritório e trabalhar de forma produtiva enquanto estão lá. O feedback tem sido muito positivo; o recurso de mapeamento 3D, por exemplo, oferece uma experiência visual verdadeiramente imersiva. À medida que continuamos crescendo, colocar recursos digitais de última geração nas mãos de nossos colaboradores nos ajudará a atrair e reter os melhores talentos", afirma Lee Baxter.

Com o passar do tempo, as ferramentas analíticas do RICOH Spaces permitirão que a Uncoded obtenha uma compreensão profunda do uso do escritório e otimize continuamente o espaço de trabalho. Por exemplo, a empresa pode gerar relatórios sobre a frequência das chamadas "reuniões fantasmas", em que os colaboradores reservam espaços, mas acabam não os utilizando, ajudando a melhorar a eficiência dos processos e a maximizar o retorno do investimento imobiliário.

"Trabalhar com a Ricoh tem sido uma ótima experiência; compartilhamos a paixão por criar espaços de trabalho inovadores e centrados nas pessoas. Ficaremos felizes em receber possíveis clientes da Ricoh que queiram ver uma implementação real do RICOH Spaces. Junto com a Ricoh, criamos um espaço de trabalho com um verdadeiro fator surpresa e uma experiência completa para o colaborador, que ajudará nossa equipe a alcançar o sucesso", conclui Lee Baxter.

Um novo exemplo do compromisso da Ricoh com a transformação dos espaços de trabalho, criando ambientes mais inteligentes, ágeis e colaborativos que permitem otimizar recursos, melhorar a experiência dos usuários e potencializar a produtividade em qualquer parte do mundo.

A Ricoh Latin America, e Uncoded , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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História e Contexto

A Giuffrè Francis Lefebvre é um dos players mais importantes da Itália no setor de publicações profissionais. A empresa nasceu em 2018 a partir da fusão da histórica editora Giuffrè Editore com a Memento Francis Lefebvre e faz parte do grupo internacional Lefebvre Sarrut, que opera em toda a Europa por meio de oito filiais e conta com mais de 2.400 funcionários.

Seus produtos são voltados a profissionais das áreas jurídica, fiscal, trabalhista e empresarial, e incluem ferramentas de alta qualidade, software de gestão e soluções de TI baseadas em fontes confiáveis e metodologias reconhecidas. Os traços distintivos da empresa são a excelência, o foco na inovação e a capacidade de acompanhar os profissionais em cada etapa do seu trabalho.

"Queríamos criar um ambiente de trabalho realmente acessível, capaz de melhorar a experiência individual e que essa melhoria fosse claramente percebida pelos funcionários", destaca Carlotta Uttini, Demand Manager da Giuffrè Francis Lefebvre.

Desafio Empresarial

Em setembro de 2023, a Giuffrè Francis Lefebvre se mudou para instalações de última geração localizadas na Via Monte Rosa, em Milão. A mudança de sede representou uma oportunidade para inaugurar uma nova forma de trabalhar centrada na experiência do funcionário, buscando criar um ambiente em que as pessoas se sentissem envolvidas, estimuladas criativamente e capazes de colaborar de maneira realmente eficaz.

"Ao projetar os novos espaços, um dos nossos objetivos era apoiar o trabalho híbrido, melhorando, por exemplo, a comunicação entre quem estava no escritório e os colegas que trabalhavam remotamente. Por isso, precisávamos repensar nossa abordagem em relação aos espaços de trabalho para promover a colaboração e aumentar a satisfação dos funcionários", explica Carlotta Uttini.

Solução RICOH

"Recorremos à Ricoh Itália, que já era nossa fornecedora de serviços de impressão. Envolvemos a Ricoh desde as etapas iniciais do projeto da nova sede, e isso foi fundamental para integrar corretamente os espaços e as tecnologias", explica Carlotta Uttini.

A Ricoh trabalhou de forma coordenada com todas as partes envolvidas, incluindo os departamentos de TI, Facilities e Recursos Humanos da Giuffrè Francis Lefebvre, além de arquitetos e designers responsáveis pela reforma.

"Foi uma mudança importante, e poder contar com a experiência do nosso parceiro tecnológico nos permitiu criar um espaço de trabalho capaz de atender perfeitamente a todas as nossas necessidades e requisitos. Os profissionais da Ricoh realizaram trabalhos de integração de sistemas para garantir que o novo ambiente incorporasse também algumas das soluções que já utilizávamos, permitindo-nos proteger os investimentos realizados anteriormente", acrescenta Uttini.

O projeto permitiu criar 14 salas de diferentes tamanhos, desde pequenas salas de reunião para duas ou três pessoas equipadas com monitor e videoconferência, até grandes salas de treinamento com sistemas de automação, ferramentas avançadas de colaboração, telas interativas e sistemas audiovisuais com microfones e câmeras instalados no teto. Além dessas salas, foram incorporadas uma sala da diretoria, um grande auditório que funciona como um verdadeiro hub digital, e espaços adequados para eventos internos e externos.

"Queríamos criar um ambiente de trabalho realmente acessível e capaz de melhorar a experiência individual. A decisão de utilizar também o RICOH Spaces reflete essa abordagem", comenta Carlotta Uttini.

RICOH Spaces é uma solução em nuvem que permite aos usuários reservar mesas, reservar salas de reunião, reservar vagas de estacionamento e gerenciar tudo por meio de um aplicativo móvel de forma rápida e simples. Também foi incorporada uma funcionalidade de gestão de visitantes, que contribui para melhorar a experiência de quem visita a empresa e acelera os processos de registro na recepção.

Um dos aspectos mais valorizados pela empresa foi a possibilidade de utilizar os serviços financeiros da Ricoh Capital, que permitiram evitar um investimento inicial significativo, distribuir o custo ao longo do tempo, otimizar os processos administrativos por meio da emissão de uma única fatura para hardware, software e serviços, e estender o financiamento para incluir também as tecnologias de impressão que faziam parte do contrato anterior.

Resultados

A Giuffrè Francis Lefebvre conseguiu inaugurar um novo espaço de trabalho em Milão que apoia o trabalho híbrido, melhora a comunicação entre equipes presenciais e remotas, e oferece uma experiência aprimorada tanto para funcionários quanto para visitantes, graças à combinação de novas salas equipadas, RICOH Spaces e a gestão de visitantes.

O respaldo financeiro da Ricoh Capital, por sua vez, permitiu à empresa avançar com o projeto sem um investimento inicial significativo, simplificando ainda mais a administração por meio de uma única fatura que incluiu hardware, software, serviços e as tecnologias de impressão já contratadas.

"Estamos extremamente satisfeitos com o trabalho realizado pelos profissionais da Ricoh Itália e com o suporte contínuo que nos oferecem, intervindo rapidamente quando necessário", destaca Carlotta Uttini.

"Continuamos colaborando com a Ricoh porque sabemos que a forma de trabalhar evolui constantemente, e estamos preparados para aproveitar novas oportunidades de inovação e transformação", conclui Carlotta Uttini.

Esta é mais uma demonstração de como a Ricoh continua redefinindo a forma de trabalhar, criando espaços inteligentes onde as reuniões começam no horário, a comunicação flui sem obstáculos e as equipes podem focar no que realmente importa. Uma proposta de valor que gera resultados na América Latina e em todo o mundo.

A Ricoh Latin America, e Giuffrè Francis Lefebvre , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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História e Contexto

Com sede em Londres, a Evelyn Partners é uma das maiores empresas de gestão patrimonial e serviços profissionais do Reino Unido e da Irlanda. A empresa oferece serviços de gestão de patrimônio e investimentos, planejamento financeiro, contabilidade especializada, consultoria fiscal, investimento online e soluções de fundos para 172.000 clientes.

Há mais de 180 anos, a Evelyn Partners ajuda pessoas, famílias, empresas e organizações beneficentes a alcançar seus objetivos financeiros e construir um futuro mais próspero. Suas equipes de consultores financeiros e gestores de patrimônio operam a partir de 28 cidades do Reino Unido, Irlanda e das Ilhas do Canal, incluindo escritórios em Londres, Edimburgo, Glasgow, Dublin, Birmingham, Manchester e Bristol.

"Nossos funcionários costumam se deslocar até nossa sede em Londres e entre escritórios regionais para colaborar com colegas e se reunir com parceiros e clientes. No entanto, no passado, podiam chegar a um escritório, encontrá-lo muito cheio e perder tempo valioso procurando uma mesa disponível entre vários andares", explica Leanne Kelly, Regional Facilities Manager da Evelyn Partners.

Com uma importante mudança de sua sede em Londres em andamento, a empresa aproveitou a oportunidade para repensar sua estratégia de gestão de espaços de trabalho.

Desafio Empresarial

O objetivo da Evelyn Partners era ajudar os funcionários a trabalhar de forma mais produtiva e, ao mesmo tempo, obter uma visão clara do uso dos escritórios para orientar sua estratégia imobiliária.

"Para ajudar os funcionários a aproveitar ao máximo cada minuto no escritório, queríamos dar a eles a possibilidade de reservar um espaço de trabalho antes de chegar. Além disso, para manter a alta direção informada sobre como nossas instalações eram utilizadas, buscávamos uma forma de coletar estatísticas detalhadas sobre ocupação, fluxo de pessoas e espaços subutilizados, de modo que pudéssemos tomar melhores decisões sobre nossas necessidades futuras", continua Leanne Kelly.

Solução RICOH

Para apoiar seu programa de otimização de espaços de trabalho, a Evelyn Partners avaliou múltiplas soluções de reserva de mesas e gestão de instalações. Após uma demonstração e um teste piloto em seu escritório de Guildford, a empresa escolheu o RICOH Spaces, uma solução que oferece reserva intuitiva de mesas, sensores IoT para monitorar a ocupação dos escritórios, e reserva de vagas para bicicletas, incentivando formas de transporte mais sustentáveis.

"Confiamos na Ricoh há muitos anos para nossos serviços de impressão e gestão de correspondência. É um parceiro comprovado e de confiança. O RICOH Spaces foi uma solução impressionante, com capacidades completas de melhoria do ambiente de trabalho em uma única plataforma integrada. Os painéis analíticos ofereciam exatamente as informações de que precisávamos, e os desenvolvedores da Ricoh trabalharam de perto conosco para adaptar a solução aos nossos requisitos", explica Leanne Kelly.

A Evelyn Partners colaborou com a Ricoh para implementar a solução em sua nova sede londrina em 45 Gresham Street, bem como nos escritórios de Birmingham, Guildford, Liverpool e Glasgow. Como parte do projeto, foram realizadas quatro sessões de treinamento para familiarizar os usuários com as novas ferramentas. A empresa planeja ampliar a implementação para seus escritórios de Southampton, Belfast e possivelmente outras localidades.

Para reservar uma mesa ou um espaço para bicicletas, os funcionários só precisam usar o aplicativo móvel do RICOH Spaces (iOS ou Android) ou acessar por meio de um navegador web para verificar disponibilidade, localizar colegas e reservar o espaço desejado.

A implementação de IoT também permite supervisionar os escritórios em tempo real: os sensores instalados detectam atividades como pessoas trabalhando, abertura de laptops e até a presença de casacos colocados sobre as cadeiras. Esses dados são enviados por meio de um gateway VergeSense para o RICOH Spaces, onde são transformados em métricas e painéis analíticos sobre níveis de utilização, capacidade disponível, tendências de ocupação e uso ineficiente dos espaços.

"A Ricoh nos ofereceu um apoio muito valioso durante todo o projeto para acelerar a implementação e incentivar a adoção da solução pelos usuários. Por exemplo, colaboraram de perto com nossa equipe de Facilities para criar sessões de treinamento gravadas para a intranet, que explicam passo a passo como reservar mesas e espaços para bicicletas no RICOH Spaces", comenta Leanne Kelly.

Resultados

A implantação do RICOH Spaces teve um impacto muito positivo na gestão dos espaços de trabalho e na colaboração entre os funcionários. No total, a empresa dispõe, por meio da plataforma, de 1.156 mesas em Londres, Birmingham e Guildford, 127 espaços para bicicletas e 139 sensores IoT ativos, com uma expansão significativa desses números prevista para 2023.

Maior produtividade: para os funcionários que se deslocam regularmente entre diferentes escritórios, o RICOH Spaces aumentou a produtividade e a eficiência. Ao reservar previamente uma mesa pelo aplicativo ou navegador, eles sabem exatamente para onde ir assim que chegam ao escritório, evitando perda de tempo procurando espaços disponíveis. “A possibilidade de reservar vagas para bicicletas por meio do RICOH Spaces tem sido um sucesso. Ela não apenas garante que quem se desloca até Londres tenha um espaço seguro para sua bicicleta ao chegar, mas também incentiva mais pessoas a optar por esse meio de transporte, contribuindo para nossos objetivos de sustentabilidade ambiental", acrescenta Leanne Kelly.

Decisões baseadas em dados: para a alta direção, os dados obtidos dos sensores IoT e das reservas de mesas têm um enorme valor, pois oferecem visibilidade sobre mudanças de tendências e permitem determinar se a capacidade disponível é adequada para a demanda atual.

"Os dados do RICOH Spaces nos oferecem uma compreensão muito mais profunda do que acontece em nossos escritórios do que jamais tivemos. Antes, nossas decisões sobre necessidades futuras ou melhorias baseavam-se principalmente em critérios subjetivos. Agora tomamos decisões baseadas em dados sobre se precisamos de mais espaço, menos espaço ou como maximizar o retorno do nosso investimento imobiliário", explica Leanne Kelly.

Otimização contínua do espaço: os sensores IoT também ajudam a utilizar os espaços de forma mais eficiente no dia a dia. Por exemplo, quando um funcionário termina de trabalhar ou uma reunião é encerrada antes do previsto, os sensores detectam que o espaço não está mais sendo utilizado e o disponibilizam novamente para outros usuários por meio do RICOH Spaces.

"RICOH Spaces transformou a forma como gerenciamos, planejamos e otimizamos nossos locais de trabalho. Continuaremos implantando a solução em nossos escritórios por todo o país e já estamos interessados em incorporar novas integrações. Com o RICOH Spaces estamos criando o local de trabalho inteligente e conectado do futuro, que ajudará nossos funcionários a prestar serviços de alta qualidade aos nossos clientes", conclui Leanne Kelly.

Este é outro exemplo de como a Ricoh transforma os espaços de trabalho em espaços inteligentes na indústria financeira, impulsionando a produtividade, otimizando o tempo e garantindo experiências de colaboração mais fluidas, tanto na América Latina quanto em nível global.

A Ricoh Latin America, e Evelyn Partners , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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História e Contexto

A easyJet é a companhia aérea líder da Europa e oferece uma combinação única da melhor rede de rotas que conecta os principais aeroportos europeus, tarifas competitivas e um serviço amigável. A empresa opera mais rotas populares na Europa do que qualquer outra companhia aérea e transportou mais de 96 milhões de passageiros em 2019, dos quais mais de 16 milhões viajaram a negócios. Conta com mais de 300 aeronaves, cerca de 1.000 rotas para mais de 150 aeroportos em 35 países, e mais de 300 milhões de europeus vivem a menos de uma hora de um aeroporto da easyJet.

Durante grande parte de seus 26 anos de história, a sede de Luton foi um centro de intensa atividade, onde cerca de 1.500 funcionários trabalhavam a maior parte da semana.

"Tradicionalmente, nossos escritórios do Campus de Luton estavam sempre cheios de atividade. À medida que crescíamos, encontrar salas de reunião ou mesas disponíveis se tornou um desafio. Mesmo antes da pandemia, já estávamos explorando formas de adotar práticas de trabalho mais inteligentes e fazer um uso mais eficiente do nosso ambiente de trabalho para fomentar uma maior colaboração", explica Simon Cunniffe, Diretor de Serviços para Funcionários da easyJet.

Desafio Empresarial

Para avançar a um modelo mais flexível, a easyJet planejou um programa de trabalho híbrido e se propôs a repensar o local de trabalho a partir de algumas perguntas fundamentais:

• As pessoas mudariam seus hábitos de trabalho quando estivessem no escritório?

• Como a easyJet poderia ajudar seus funcionários a aproveitar melhor o tempo presencial?

• Ainda seria necessário dispor da mesma quantidade de espaço físico de escritórios?

O sucesso do projeto dependia de ouvir ativamente os funcionários e adaptar o ambiente de trabalho às necessidades mutáveis das equipes. A pandemia do COVID-19 acelerou ainda mais o programa de trabalho híbrido, modificando as necessidades tanto dos espaços quanto das pessoas: embora a companhia aérea tenha ficado temporariamente sem operar voos, suas equipes continuaram atendendo clientes afetados e preparando a retomada das operações.

Como companhia aérea, a segurança sempre foi a maior prioridade da easyJet. A empresa identificou a reserva gerenciada de mesas como um componente-chave para o retorno seguro dos funcionários aos escritórios, e buscava uma solução que permitisse reservar espaços de trabalho flexíveis enquanto sua equipe especializada em biossegurança redefinia os padrões de segurança.

"Assim que nossos funcionários puderam começar a retornar ao local de trabalho, quisemos garantir que tivessem a oportunidade de voltar a passar tempo no escritório. Isso significou agir rapidamente para gerenciar e habilitar uma nova forma de trabalho híbrido, promovendo conversas dentro das equipes sobre flexibilidade e, ao mesmo tempo, respeitando as diretrizes necessárias para manter todos seguros", destacou Charlie Rainer, Diretor de Tecnologia Corporativa da easyJet.

Solução RICOH

Para selecionar o parceiro adequado, a easyJet emitiu uma solicitação de proposta com requisitos técnicos específicos. Além da reserva de mesas e espaços colaborativos, a solução deveria oferecer alto nível de acessibilidade, integração com o ambiente Microsoft da empresa, e capacidade de compreender e analisar o uso dos espaços de trabalho. Após avaliar várias alternativas, a easyJet escolheu RICOH Spaces.

"Devido à importância do nosso programa de trabalho híbrido, queríamos trabalhar com um parceiro com experiência comprovada em projetos sensíveis aos prazos de implementação. Temos um relacionamento de longa data com a Ricoh, que já havia gerenciado com sucesso vários programas para nós", comentou Simon Cunniffe.

"RICOH Spaces mostrou ser uma solução extremamente sólida durante nossa análise comparativa. Além disso, por ser uma solução relativamente nova, vimos uma oportunidade única de influenciar seu roteiro. Mais importante ainda, ela vai muito além da reserva de mesas; é uma plataforma integral de melhoria do ambiente de trabalho, com potencial para futuros projetos como sensores IoT e gestão de salas de reunião", acrescentou Charlie Rainer.

Após testes exaustivos com usuários, a easyJet trabalhou junto com a Ricoh para implementar a solução inicialmente como piloto e, posteriormente, estendê-la a toda a organização. Durante a fase piloto, foram realizadas pesquisas semanais para coletar comentários, identificar melhorias e compartilhá-las com a Ricoh para otimizar a plataforma.

Para reservar um espaço de trabalho, os funcionários utilizam o aplicativo móvel ou a versão web do RICOH Spaces e depois escaneiam um código QR na mesa reservada para registrar sua chegada. Atualmente, recomenda-se comparecer ao campus de Luton até três dias por semana, de acordo com as necessidades de cada função. A equipe de Property Management, por sua vez, utiliza as ferramentas de relatórios do RICOH Spaces para analisar o uso atual e histórico dos espaços e planejar mudanças futuras.

"A Ricoh foi extremamente valiosa durante a implementação, especialmente seus desenvolvedores principais. O projeto tinha requisitos únicos que tornaram o processo exigente, mas a Ricoh sempre esteve disponível para oferecer apoio. Eles até fizeram um esforço adicional participando de reuniões quando necessário para manter o impulso do projeto", destacou Charlie Rainer.

Resultados

Graças a RICOH Spaces, a easyJet conseguiu um retorno seguro e confiável ao trabalho presencial. A solução gerou confiança entre os funcionários ao demonstrar que existiam medidas sólidas para reduzir riscos e proteger seu bem-estar, permitindo gerenciar o número de pessoas presentes e bloquear determinadas mesas para garantir o distanciamento físico.

"Desde a implementação do trabalho híbrido com RICOH Spaces, observamos um nível muito positivo de adoção. Quando estão no escritório, as pessoas valorizam especialmente a maior flexibilidade, incluindo a possibilidade de escolher mesas próximas a colegas-chave para fomentar uma colaboração mais eficaz", afirmou Simon Cunniffe.

Por meio das ferramentas analíticas integradas, a easyJet está obtendo informações valiosas sobre o uso dos espaços que ajudam a orientar futuras decisões de trabalho e imobiliárias.

"RICOH Spaces nos ajudou a descobrir aspectos inesperados sobre o trabalho híbrido. Por exemplo, a colaboração no escritório agora significa muito mais do que reuniões formais. Para quem trabalha principalmente de casa, uma parte importante da colaboração consiste em encontros informais com colegas, tomando um café e conversando sobre projetos ou temas do dia a dia", destacou Charlie Rainer.

"A análise fornecida pelo RICOH Spaces também nos permitiu compreender melhor nossas necessidades de espaço. Identificamos rapidamente que o trabalho híbrido significava que já não precisávamos de superfícies tão grandes de escritórios, o que nos permitiu utilizar nossas instalações de forma muito mais rentável", acrescentou Simon Cunniffe.

Atualmente, a easyJet planeja expandir o uso do RICOH Spaces para continuar sua transformação do local de trabalho. Entre os próximos projetos estão incluídos:

• Reserva de salas de reunião.

• Ferramentas de colaboração e comunicação para funcionários.

• Gestão inteligente de vagas de estacionamento.

"A Ricoh continua sendo um excelente parceiro para a easyJet. Ela oferece uma prestação de serviços verdadeiramente ágil, e RICOH Spaces será uma peça central do nosso modelo de trabalho no futuro, à medida que continuamos refinando e desenvolvendo formas de trabalho cada vez mais eficazes e colaborativas", concluiu Charlie Rainer.

Este caso demonstra como a Ricoh continua redefinindo a forma de trabalhar na indústria de transporte e logística, criando espaços inteligentes onde as reuniões começam no horário, a comunicação flui sem obstáculos e as equipes podem focar no que realmente importa. Uma proposta de valor que gera resultados na América Latina e em todo o mundo.

A Ricoh Latin America, e easyJet , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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História e Contexto

O Ashford Borough Council presta uma ampla variedade de serviços comunitários a aproximadamente 140.000 pessoas no sudeste do Reino Unido, emprega 750 pessoas e administra um orçamento complexo, porém enxuto.

Para o conselho municipal, as novas modalidades de trabalho remoto e online estão transformando os modelos tradicionais de planejamento de escritórios, por isso encontrar formas mais inteligentes de gerenciar e otimizar o uso dos espaços de trabalho se tornou uma prioridade.

Recentemente, a organização transferiu suas operações para um novo escritório moderno como parte de uma estratégia para melhorar a eficiência. Além de oferecer um ambiente de trabalho melhor e custos operacionais menores, o novo prédio é significativamente menor, o que gerou novos desafios relacionados à alocação e reserva de espaços.

Desafio Empresarial

O Ashford Borough Council passou de uma sede de três andares com capacidade para cerca de 500 pessoas para um novo local com pouco mais de 200 mesas, por isso gerenciar a ocupação se tornou essencial para uma mudança bem-sucedida e para sustentar um modelo eficaz de trabalho híbrido.

"Nosso aplicativo anterior para gerenciar e reservar espaços de trabalho oferecia funcionalidades limitadas e não se integrava a outras ferramentas essenciais de colaboração. Queríamos uma solução que incluísse tanto mesas quanto salas de reunião e que se conectasse de forma integrada ao Microsoft Teams e a outros aplicativos", explica Robin Jones, Service Lead IT & Digital do Ashford Borough Council.

Entre os objetivos do projeto estavam:

• Viabilizar um modelo de trabalho híbrido ágil e produtivo.

• Reforçar a preparação para emergências e a segurança dos colaboradores.

• Integrar-se de forma integrada às principais ferramentas de colaboração.

Solução RICOH

Durante uma série de conversas sobre como melhorar o novo ambiente de trabalho, o Ashford Borough Council descobriu RICOH Spaces, uma plataforma completa para a gestão e melhoria do local de trabalho, que oferece reserva integrada de mesas e salas de reunião, gestão de visitantes e recursos analíticos e de geração de relatórios.

"RICOH Spaces atendia a todos os requisitos: otimização da ocupação, reserva de salas e mesas, e integração com nossos aplicativos de colaboração mais importantes. Mas o mais importante era que a Ricoh ajudaria nossa equipe durante todo o processo de transição", comenta Robin Jones.

Um dos aspectos mais valorizados pelo conselho foi a integração entre o RICOH Spaces e o Microsoft 365: os usuários podem reservar salas diretamente pela plataforma e a reunião aparece automaticamente em seus calendários do Outlook. Além disso, a solução permite incluir links do Microsoft Teams nas reuniões para que participantes externos possam entrar remotamente.

"Os recursos de integração são um dos grandes pontos fortes do RICOH Spaces. Se alguém faz uma apresentação em uma sala de reunião, os participantes remotos só precisam clicar no link do calendário para entrar. Isso é muito útil quando terceiros, como arquitetos ou planejadores urbanos, querem participar de um encontro", acrescenta Robin.

RICOH Spaces também oferece uma visão completa de todas as reservas de salas e mesas, com relatórios detalhados sobre a utilização dos espaços. O conselho também utiliza painéis de reserva instalados do lado de fora de cada sala de reunião, que mostram disponibilidade em tempo real, próximas reservas e opções de check-in na chegada.

"Configuramos o RICOH Spaces para que as salas voltem a ficar disponíveis automaticamente se ninguém fizer o check-in dentro de 15 minutos após o início da reserva. No entanto, para solicitações mais longas, por exemplo quando nossas equipes eleitorais precisam de um espaço por vários dias para contar votos pelo correio, podemos desativar essa função para evitar confusões. A solução nos oferece muita flexibilidade", explica Robin.

Resultados

Maior produtividade graças a soluções integradas: com o RICOH Spaces, os colaboradores encontram facilmente salas e mesas disponíveis na nova sede, melhorando a colaboração e a produtividade.

"Nossos usuários estão cada vez mais familiarizados com a plataforma. Alguns preferem acessar pelo navegador web e outros pelo aplicativo móvel. Pessoalmente, considero o aplicativo móvel extremamente rápido e muito intuitivo", afirma Robin.

Melhor experiência para visitantes e maior segurança: as funcionalidades de check-in e check-out para visitantes ajudam a reduzir os tempos de espera na recepção.

"Nossa equipe de Facilities considera as ferramentas de gestão de visitantes muito úteis do ponto de vista de saúde e segurança. Elas podem ver rapidamente quantas pessoas estão no prédio a qualquer momento e ter identificadas todas as pessoas presentes em caso de simulados de incêndio ou outras emergências", continua Robin.

Transparência e decisões baseadas em dados: no futuro, o conselho utilizará os dados obtidos por meio do RICOH Spaces para analisar tendências de ocupação e trabalho híbrido, melhorando a prestação de contas e a transparência institucional.

"Nossos vereadores têm interesse em analisar e supervisionar como operamos como órgão público. Os dados e relatórios do RICOH Spaces vão nos permitir oferecer maior transparência sobre nossas práticas de trabalho", explica Robin.

Suporte contínuo da Ricoh: a solução se tornou parte integrante da estratégia de gestão do local de trabalho do conselho, que já planeja explorar outros recursos, como sensores IoT.

"O suporte disponibilizado pela Ricoh tem sido excelente, tanto por meio do assistente de IA para dúvidas rápidas quanto pelos tickets de suporte gerenciados pela equipe do RICOH Spaces, que sempre responde com rapidez e conhecimento", conclui Robin Jones.

Esta é mais uma amostra de como a Ricoh transforma os espaços de trabalho em ambientes inteligentes, onde a produtividade flui de forma natural, os tempos são otimizados e as reuniões começam pontualmente, sem interrupções. Uma transformação que impulsiona a colaboração e a eficiência, tanto na América Latina quanto em nível global.

A Ricoh Latin America, e Ashford Borough Council , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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