Ambientes de trabalho inteligentes que transformam seu negócio com:

Fluxos de trabalho digitais

Serviços de TI

Colaboração

Serviços de Impressão

História e Contexto

A Cooperativa de Electricidad Bariloche (CEB) nasceu em 1957, por iniciativa de um grupo de moradores de San Carlos de Bariloche que, diante das deficiências do serviço elétrico existente, decidiu impulsionar um modelo cooperativo para garantir o fornecimento de energia à comunidade. Desde então, a CEB acompanhou o crescimento e a transformação da cidade, especialmente o desenvolvimento turístico da região, por meio de investimentos contínuos em infraestrutura e da expansão de seus serviços.

Ao longo dos anos, a organização evoluiu para além da prestação de serviços de energia elétrica e diversificou suas atividades para atender às diferentes necessidades da comunidade.

Atualmente, a CEB oferece serviços relacionados à distribuição e geração de energia, saneamento, além de serviços sociais e empresariais, mantendo como foco seu compromisso com os associados e com o desenvolvimento sustentável da região. Sua visão combina inovação, eficiência e qualidade com os princípios da economia social e o forte vínculo territorial que caracteriza as organizações cooperativas.

Desafio Empresarial

No contexto do relacionamento entre a CEB e a Ricoh, foram identificadas diferentes oportunidades de melhoria relacionadas à gestão documental, aos espaços de trabalho e à impressão de documentação técnica.

Um dos principais desafios estava relacionado à gestão da correspondência recebida e enviada pela organização, que era administrada por meio de um aplicativo antigo, com alto custo de manutenção interna, pouca flexibilidade e limitações para digitalização, gestão de fluxos de trabalho e dos documentos relacionados. Isso gerou a necessidade de contar com uma ferramenta que permitisse digitalizar e otimizar o processo, tanto internamente quanto na comunicação com órgãos públicos e com a comunidade em geral.

Ao mesmo tempo, a CEB contava com salas de reunião que haviam se tornado obsoletas diante das novas necessidades de colaboração. Os ambientes possuíam diversos cabos e uma experiência de uso pouco prática, limitando a possibilidade de incorporar novas funcionalidades e de facilitar reuniões presenciais e híbridas.

Além disso, a cooperativa precisava imprimir plantas e documentação técnica relacionada a obras e instalações elétricas. Até então, esse tipo de trabalho era terceirizado, o que representava uma dependência de fornecedores externos e um maior tempo de espera para a disponibilidade da documentação.

Solução RICOH

A partir de uma análise abrangente das necessidades da organização, a Ricoh desenvolveu uma proposta voltada à modernização de diferentes pontos da operação da CEB, combinando diversas soluções.

A solução implementada incluiu:

• 5 salas de colaboração, projetadas para modernizar os espaços de reunião e proporcionar uma experiência de trabalho mais simples, integrada e eficiente.

• Gestor documental, para digitalizar e organizar a gestão de documentos, permitindo centralizar as informações e automatizar os fluxos relacionados à gestão da correspondência recebida e enviada pela organização. O gestor permite capturar, organizar e gerenciar documentos, além de automatizar processos e fluxos de trabalho.

• 2 equipamentos Ricoh IP CW2200 de formato amplo, destinados à impressão interna de plantas e documentação técnica. Esses equipamentos foram desenvolvidos especificamente para trabalhos de grande formato, como plantas, desenhos técnicos e documentação CAD.

Dessa forma, a Ricoh apoiou a CEB com uma proposta integral que atendeu a diferentes necessidades da organização, desde a gestão de informações e processos internos até a modernização dos espaços de trabalho e a produção de documentação técnica.

Resultados

A implementação das soluções Ricoh permitiu à Cooperativa de Electricidad Bariloche avançar na modernização de diferentes processos e espaços de trabalho:

• Maior digitalização e organização da gestão de correspondências, reduzindo a dependência de processos baseados exclusivamente em e-mail.

• Processos documentais mais organizados e rastreáveis, graças à implementação de uma plataforma de gestão documental.

• Modernização de 5 salas de colaboração, com espaços mais funcionais e preparados para as novas dinâmicas de trabalho e reuniões híbridas.

• Maior autonomia para a impressão de plantas e documentação técnica, reduzindo a necessidade de terceirizar esses trabalhos.

• Maior agilidade na disponibilidade de documentação técnica, especialmente para projetos relacionados a obras e instalações elétricas.

• Uma experiência de trabalho mais simples e eficiente, integrando tecnologia e ferramentas adaptadas às necessidades específicas da cooperativa.

A experiência da CEB demonstra como a incorporação estratégica de tecnologia pode gerar melhorias que vão além de um único processo. Por meio de uma proposta integral, a Ricoh acompanhou a cooperativa na evolução de seus espaços de trabalho, na gestão de suas informações e na disponibilidade de documentos essenciais para sua operação.

A Ricoh continua trabalhando junto a organizações como a CEB para criar espaços de trabalho inteligentes, otimizar processos e oferecer soluções tecnológicas que respondam aos desafios concretos de cada negócio.

A Ricoh Latin America, e Electricidad Bariloche (CEB) , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

Deseja saber mais?

Deixe seus dados e um de nossos especialistas poderá entrar em contato com você.

História e Contexto

A COFARAL é uma cooperativa farmacêutica argentina fundada em Tucumán, em 1969, criada por e para farmacêuticos com o objetivo de fortalecer e apoiar as farmácias da região. Ao longo de mais de cinco décadas, evoluiu de suas origens como cooperativa de abastecimento para se consolidar como uma distribuidora farmacêutica completa e uma das principais empresas de distribuição farmacêutica do Norte da Argentina.

Esse crescimento foi acompanhado por uma forte expansão de sua infraestrutura e capacidade operacional. Atualmente, a COFARAL conta com uma ampla rede de distribuição que atende mais de 1.300 farmácias em Tucumán e outras províncias, combinando sua tradição cooperativa com um olhar voltado para a inovação, a tecnologia e a eficiência de seus processos.

Desafio Empresarial

O crescimento da COFARAL e a entrada em operação de uma nova unidade em Salta trouxeram novos desafios para sua operação. A empresa precisava contar com uma tecnologia que permitisse otimizar processos críticos, como a impressão de remessas e faturas, a gestão de inventário e o controle de estoque, garantindo, ao mesmo tempo, uma operação ágil e confiável.

Além disso, a COFARAL buscava melhorar a administração de seus dispositivos e obter maior visibilidade sobre o funcionamento e a utilização dos equipamentos, com uma solução capaz de acompanhar o crescimento futuro da operação.

Solução RICOH

Para atender a essas necessidades, a COFARAL incorporou uma solução tecnológica integrada, que combinou equipamentos de impressão, dispositivos de captura de dados e uma plataforma de gestão centralizada.

• 4 equipamentos multifuncionais inteligentes Ricoh IM 7000, destinados a otimizar a impressão de documentos importantes, como remessas e faturas, juntamente com manutenção técnica e suporte.

• Coletores de dados e impressoras térmicas, ara otimizar a leitura de informações, a gestão de inventário e o controle de estoque.

• Serviço de monitoramento remoto, que permite centralizar a administração e obter visibilidade sobre o uso e o funcionamento dos dispositivos, como os coletores de dados.

Resultados

A implementação permitiu à COFARAL centralizar a gestão de seus dispositivos e administrar de forma mais eficiente sua infraestrutura tecnológica. A partir de uma única plataforma, a equipe pode monitorar e gerenciar a rede de dispositivos, obtendo maior visibilidade sobre sua utilização.

Além disso, a incorporação desses dispositivos proporcionou robustez e confiabilidade para suportar o volume de trabalho da operação, contribuindo para evitar interrupções e atrasos em processos críticos. A solução também deixou a infraestrutura preparada para incorporar novas funcionalidades no futuro e aprimorar a captura e a disponibilidade de informações nas operações de inventário e distribuição.

Este é mais um exemplo de como a Ricoh apoia o setor farmacêutico em sua modernização tecnológica, criando ambientes de trabalho inteligentes para transformar significativamente suas operações e consolidando a empresa como referência em seu setor.

A Ricoh Latin America, e COFARAL , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

Deseja saber mais?

Deixe seus dados e um de nossos especialistas poderá entrar em contato com você.

História e Contexto

Fundada em 2018, a Uncoded é uma das consultorias de espaços de trabalho de crescimento mais rápido no Reino Unido, com clientes como LinkedIn, KPMG, Standard Bank, Gymshark, Just Eat e a Premier League. Com sede em Londres, a empresa busca redefinir a arte do possível no design de espaços de trabalho, utilizando plataformas de dados de última geração e tecnologias inteligentes para criar ambientes que ofereçam experiências excepcionais aos usuários.

"É um momento muito emocionante para nós: incorporamos novos talentos constantemente, assumimos novos projetos para clientes e recentemente transferimos nossa sede para Covent Garden, no centro de Londres. No novo local, nosso objetivo era criar um escritório de última geração que refletisse nossa identidade como inovadores em espaços de trabalho e onde clientes em potencial pudessem conhecer as tecnologias mais avançadas do setor", explica Lee Baxter, Diretor Comercial da Uncoded.

Desafio Empresarial

A Uncoded também se concentrou em criar a melhor experiência possível para seus colaboradores na nova sede. A empresa opera sob uma política de trabalho híbrido para garantir um equilíbrio positivo entre vida pessoal e profissional, e para os dias em que os colaboradores planejavam comparecer ao escritório, queria oferecer um método simples para verificar a disponibilidade de mesas e reservar espaços de trabalho.

"Não queremos que as pessoas se desloquem até o escritório para descobrir que há pouco espaço disponível. Nosso objetivo era garantir que todos pudessem aproveitar ao máximo seu tempo no local", afirma Lee Baxter.

Solução RICOH

Como especialista em tecnologia para espaços de trabalho, a Uncoded já conhecia as diferentes soluções disponíveis para reserva de mesas, trabalho híbrido e colaboração entre colaboradores. Depois de avaliar as opções e participar de demonstrações, a empresa selecionou RICOH Spaces, uma plataforma na nuvem para a experiência no local de trabalho.

"Tínhamos visto o RICOH Spaces em funcionamento em outra empresa e suas capacidades eram muito impressionantes. Oferecia desde reserva de mesas e gestão de visitantes até análise do uso do espaço de trabalho, tudo em uma única plataforma integrada. Além disso, a experiência do usuário era muito intuitiva. O fato de a plataforma estar hospedada na nuvem também foi uma vantagem, já que ajudou a simplificar e acelerar a implementação", comenta Lee Baxter.

Trabalhando junto com a Ricoh, a Uncoded implementou o RICOH Spaces em sua nova sede antes de criar as contas de usuário e configurar os protocolos de segurança.

"A implementação foi rápida e tranquila. Nosso Customer Success Manager da Ricoh foi excelente e respondeu a todas as nossas dúvidas após o lançamento", acrescenta Lee Baxter.

Acessando o RICOH Spaces por meio de um navegador web ou de um aplicativo móvel, os colaboradores da Uncoded podem reservar suas mesas preferidas, salas de reunião e espaços de colaboração. Os sensores IoT monitoram os níveis de ocupação do escritório, enquanto os colaboradores podem visualizar mapas 3D das instalações. Um sistema de semáforo fornece informações em tempo real sobre a disponibilidade de mesas e salas:

• Vermelho: ocupado.

• Verde: disponível.

• Âmbar: reservado, mas não utilizado.

Para reservar uma sala de reuniões, os colaboradores também podem consultar a disponibilidade e fazer reservas por meio do RICOH Spaces usando painéis localizados fora das salas. Além disso, se encontrarem problemas em determinadas mesas ou salas, podem abrir um chamado e enviar uma foto diretamente pela plataforma.

"Um dos recursos mais impressionantes do RICOH Spaces é que ele está em constante evolução, com novas funcionalidades incorporadas regularmente. Nossos colaboradores usam a plataforma todos os dias, mas ainda há muito mais a explorar, seja a orientação dentro dos escritórios ou as ferramentas de reserva de armários inteligentes", acrescenta Lee Baxter.

Resultados

Entre os principais resultados do projeto, destacam-se:

• Gera uma impressão positiva em clientes em potencial.

• Melhora a experiência diária de colaboradores e visitantes.

• Permite uma otimização contínua do espaço de trabalho baseada em dados.

RICOH Spaces permitiu que a Uncoded criasse um ambiente de trabalho dinâmico, inovador e centrado no usuário em sua sede em Covent Garden. Mostrar a plataforma inteligente dentro do escritório constitui uma demonstração clara da experiência e do compromisso da empresa com a transformação dos espaços de trabalho, ajudando ainda a impressionar clientes em potencial.

Além disso, o RICOH Spaces tornou-se um componente essencial da estratégia de trabalho híbrido flexível da organização. Antes de se deslocarem até o escritório, os colaboradores podem verificar quais colegas estarão presentes, encontrar o espaço mais adequado às suas necessidades e chegar ao local sabendo exatamente onde vão trabalhar naquele dia.

"RICOH Spaces está ajudando nossos colaboradores a se conectarem entre si, planejar seu dia no escritório e trabalhar de forma produtiva enquanto estão lá. O feedback tem sido muito positivo; o recurso de mapeamento 3D, por exemplo, oferece uma experiência visual verdadeiramente imersiva. À medida que continuamos crescendo, colocar recursos digitais de última geração nas mãos de nossos colaboradores nos ajudará a atrair e reter os melhores talentos", afirma Lee Baxter.

Com o passar do tempo, as ferramentas analíticas do RICOH Spaces permitirão que a Uncoded obtenha uma compreensão profunda do uso do escritório e otimize continuamente o espaço de trabalho. Por exemplo, a empresa pode gerar relatórios sobre a frequência das chamadas "reuniões fantasmas", em que os colaboradores reservam espaços, mas acabam não os utilizando, ajudando a melhorar a eficiência dos processos e a maximizar o retorno do investimento imobiliário.

"Trabalhar com a Ricoh tem sido uma ótima experiência; compartilhamos a paixão por criar espaços de trabalho inovadores e centrados nas pessoas. Ficaremos felizes em receber possíveis clientes da Ricoh que queiram ver uma implementação real do RICOH Spaces. Junto com a Ricoh, criamos um espaço de trabalho com um verdadeiro fator surpresa e uma experiência completa para o colaborador, que ajudará nossa equipe a alcançar o sucesso", conclui Lee Baxter.

Um novo exemplo do compromisso da Ricoh com a transformação dos espaços de trabalho, criando ambientes mais inteligentes, ágeis e colaborativos que permitem otimizar recursos, melhorar a experiência dos usuários e potencializar a produtividade em qualquer parte do mundo.

A Ricoh Latin America, e Uncoded , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

Deseja saber mais?

Deixe seus dados e um de nossos especialistas poderá entrar em contato com você.

História e Contexto

A Giuffrè Francis Lefebvre é um dos players mais importantes da Itália no setor de publicações profissionais. A empresa nasceu em 2018 a partir da fusão da histórica editora Giuffrè Editore com a Memento Francis Lefebvre e faz parte do grupo internacional Lefebvre Sarrut, que opera em toda a Europa por meio de oito filiais e conta com mais de 2.400 funcionários.

Seus produtos são voltados a profissionais das áreas jurídica, fiscal, trabalhista e empresarial, e incluem ferramentas de alta qualidade, software de gestão e soluções de TI baseadas em fontes confiáveis e metodologias reconhecidas. Os traços distintivos da empresa são a excelência, o foco na inovação e a capacidade de acompanhar os profissionais em cada etapa do seu trabalho.

"Queríamos criar um ambiente de trabalho realmente acessível, capaz de melhorar a experiência individual e que essa melhoria fosse claramente percebida pelos funcionários", destaca Carlotta Uttini, Demand Manager da Giuffrè Francis Lefebvre.

Desafio Empresarial

Em setembro de 2023, a Giuffrè Francis Lefebvre se mudou para instalações de última geração localizadas na Via Monte Rosa, em Milão. A mudança de sede representou uma oportunidade para inaugurar uma nova forma de trabalhar centrada na experiência do funcionário, buscando criar um ambiente em que as pessoas se sentissem envolvidas, estimuladas criativamente e capazes de colaborar de maneira realmente eficaz.

"Ao projetar os novos espaços, um dos nossos objetivos era apoiar o trabalho híbrido, melhorando, por exemplo, a comunicação entre quem estava no escritório e os colegas que trabalhavam remotamente. Por isso, precisávamos repensar nossa abordagem em relação aos espaços de trabalho para promover a colaboração e aumentar a satisfação dos funcionários", explica Carlotta Uttini.

Solução RICOH

"Recorremos à Ricoh Itália, que já era nossa fornecedora de serviços de impressão. Envolvemos a Ricoh desde as etapas iniciais do projeto da nova sede, e isso foi fundamental para integrar corretamente os espaços e as tecnologias", explica Carlotta Uttini.

A Ricoh trabalhou de forma coordenada com todas as partes envolvidas, incluindo os departamentos de TI, Facilities e Recursos Humanos da Giuffrè Francis Lefebvre, além de arquitetos e designers responsáveis pela reforma.

"Foi uma mudança importante, e poder contar com a experiência do nosso parceiro tecnológico nos permitiu criar um espaço de trabalho capaz de atender perfeitamente a todas as nossas necessidades e requisitos. Os profissionais da Ricoh realizaram trabalhos de integração de sistemas para garantir que o novo ambiente incorporasse também algumas das soluções que já utilizávamos, permitindo-nos proteger os investimentos realizados anteriormente", acrescenta Uttini.

O projeto permitiu criar 14 salas de diferentes tamanhos, desde pequenas salas de reunião para duas ou três pessoas equipadas com monitor e videoconferência, até grandes salas de treinamento com sistemas de automação, ferramentas avançadas de colaboração, telas interativas e sistemas audiovisuais com microfones e câmeras instalados no teto. Além dessas salas, foram incorporadas uma sala da diretoria, um grande auditório que funciona como um verdadeiro hub digital, e espaços adequados para eventos internos e externos.

"Queríamos criar um ambiente de trabalho realmente acessível e capaz de melhorar a experiência individual. A decisão de utilizar também o RICOH Spaces reflete essa abordagem", comenta Carlotta Uttini.

RICOH Spaces é uma solução em nuvem que permite aos usuários reservar mesas, reservar salas de reunião, reservar vagas de estacionamento e gerenciar tudo por meio de um aplicativo móvel de forma rápida e simples. Também foi incorporada uma funcionalidade de gestão de visitantes, que contribui para melhorar a experiência de quem visita a empresa e acelera os processos de registro na recepção.

Um dos aspectos mais valorizados pela empresa foi a possibilidade de utilizar os serviços financeiros da Ricoh Capital, que permitiram evitar um investimento inicial significativo, distribuir o custo ao longo do tempo, otimizar os processos administrativos por meio da emissão de uma única fatura para hardware, software e serviços, e estender o financiamento para incluir também as tecnologias de impressão que faziam parte do contrato anterior.

Resultados

A Giuffrè Francis Lefebvre conseguiu inaugurar um novo espaço de trabalho em Milão que apoia o trabalho híbrido, melhora a comunicação entre equipes presenciais e remotas, e oferece uma experiência aprimorada tanto para funcionários quanto para visitantes, graças à combinação de novas salas equipadas, RICOH Spaces e a gestão de visitantes.

O respaldo financeiro da Ricoh Capital, por sua vez, permitiu à empresa avançar com o projeto sem um investimento inicial significativo, simplificando ainda mais a administração por meio de uma única fatura que incluiu hardware, software, serviços e as tecnologias de impressão já contratadas.

"Estamos extremamente satisfeitos com o trabalho realizado pelos profissionais da Ricoh Itália e com o suporte contínuo que nos oferecem, intervindo rapidamente quando necessário", destaca Carlotta Uttini.

"Continuamos colaborando com a Ricoh porque sabemos que a forma de trabalhar evolui constantemente, e estamos preparados para aproveitar novas oportunidades de inovação e transformação", conclui Carlotta Uttini.

Esta é mais uma demonstração de como a Ricoh continua redefinindo a forma de trabalhar, criando espaços inteligentes onde as reuniões começam no horário, a comunicação flui sem obstáculos e as equipes podem focar no que realmente importa. Uma proposta de valor que gera resultados na América Latina e em todo o mundo.

A Ricoh Latin America, e Giuffrè Francis Lefebvre , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

Deseja saber mais?

Deixe seus dados e um de nossos especialistas poderá entrar em contato com você.

História e Contexto

Com sede em Londres, a Evelyn Partners é uma das maiores empresas de gestão patrimonial e serviços profissionais do Reino Unido e da Irlanda. A empresa oferece serviços de gestão de patrimônio e investimentos, planejamento financeiro, contabilidade especializada, consultoria fiscal, investimento online e soluções de fundos para 172.000 clientes.

Há mais de 180 anos, a Evelyn Partners ajuda pessoas, famílias, empresas e organizações beneficentes a alcançar seus objetivos financeiros e construir um futuro mais próspero. Suas equipes de consultores financeiros e gestores de patrimônio operam a partir de 28 cidades do Reino Unido, Irlanda e das Ilhas do Canal, incluindo escritórios em Londres, Edimburgo, Glasgow, Dublin, Birmingham, Manchester e Bristol.

"Nossos funcionários costumam se deslocar até nossa sede em Londres e entre escritórios regionais para colaborar com colegas e se reunir com parceiros e clientes. No entanto, no passado, podiam chegar a um escritório, encontrá-lo muito cheio e perder tempo valioso procurando uma mesa disponível entre vários andares", explica Leanne Kelly, Regional Facilities Manager da Evelyn Partners.

Com uma importante mudança de sua sede em Londres em andamento, a empresa aproveitou a oportunidade para repensar sua estratégia de gestão de espaços de trabalho.

Desafio Empresarial

O objetivo da Evelyn Partners era ajudar os funcionários a trabalhar de forma mais produtiva e, ao mesmo tempo, obter uma visão clara do uso dos escritórios para orientar sua estratégia imobiliária.

"Para ajudar os funcionários a aproveitar ao máximo cada minuto no escritório, queríamos dar a eles a possibilidade de reservar um espaço de trabalho antes de chegar. Além disso, para manter a alta direção informada sobre como nossas instalações eram utilizadas, buscávamos uma forma de coletar estatísticas detalhadas sobre ocupação, fluxo de pessoas e espaços subutilizados, de modo que pudéssemos tomar melhores decisões sobre nossas necessidades futuras", continua Leanne Kelly.

Solução RICOH

Para apoiar seu programa de otimização de espaços de trabalho, a Evelyn Partners avaliou múltiplas soluções de reserva de mesas e gestão de instalações. Após uma demonstração e um teste piloto em seu escritório de Guildford, a empresa escolheu o RICOH Spaces, uma solução que oferece reserva intuitiva de mesas, sensores IoT para monitorar a ocupação dos escritórios, e reserva de vagas para bicicletas, incentivando formas de transporte mais sustentáveis.

"Confiamos na Ricoh há muitos anos para nossos serviços de impressão e gestão de correspondência. É um parceiro comprovado e de confiança. O RICOH Spaces foi uma solução impressionante, com capacidades completas de melhoria do ambiente de trabalho em uma única plataforma integrada. Os painéis analíticos ofereciam exatamente as informações de que precisávamos, e os desenvolvedores da Ricoh trabalharam de perto conosco para adaptar a solução aos nossos requisitos", explica Leanne Kelly.

A Evelyn Partners colaborou com a Ricoh para implementar a solução em sua nova sede londrina em 45 Gresham Street, bem como nos escritórios de Birmingham, Guildford, Liverpool e Glasgow. Como parte do projeto, foram realizadas quatro sessões de treinamento para familiarizar os usuários com as novas ferramentas. A empresa planeja ampliar a implementação para seus escritórios de Southampton, Belfast e possivelmente outras localidades.

Para reservar uma mesa ou um espaço para bicicletas, os funcionários só precisam usar o aplicativo móvel do RICOH Spaces (iOS ou Android) ou acessar por meio de um navegador web para verificar disponibilidade, localizar colegas e reservar o espaço desejado.

A implementação de IoT também permite supervisionar os escritórios em tempo real: os sensores instalados detectam atividades como pessoas trabalhando, abertura de laptops e até a presença de casacos colocados sobre as cadeiras. Esses dados são enviados por meio de um gateway VergeSense para o RICOH Spaces, onde são transformados em métricas e painéis analíticos sobre níveis de utilização, capacidade disponível, tendências de ocupação e uso ineficiente dos espaços.

"A Ricoh nos ofereceu um apoio muito valioso durante todo o projeto para acelerar a implementação e incentivar a adoção da solução pelos usuários. Por exemplo, colaboraram de perto com nossa equipe de Facilities para criar sessões de treinamento gravadas para a intranet, que explicam passo a passo como reservar mesas e espaços para bicicletas no RICOH Spaces", comenta Leanne Kelly.

Resultados

A implantação do RICOH Spaces teve um impacto muito positivo na gestão dos espaços de trabalho e na colaboração entre os funcionários. No total, a empresa dispõe, por meio da plataforma, de 1.156 mesas em Londres, Birmingham e Guildford, 127 espaços para bicicletas e 139 sensores IoT ativos, com uma expansão significativa desses números prevista para 2023.

Maior produtividade: para os funcionários que se deslocam regularmente entre diferentes escritórios, o RICOH Spaces aumentou a produtividade e a eficiência. Ao reservar previamente uma mesa pelo aplicativo ou navegador, eles sabem exatamente para onde ir assim que chegam ao escritório, evitando perda de tempo procurando espaços disponíveis. “A possibilidade de reservar vagas para bicicletas por meio do RICOH Spaces tem sido um sucesso. Ela não apenas garante que quem se desloca até Londres tenha um espaço seguro para sua bicicleta ao chegar, mas também incentiva mais pessoas a optar por esse meio de transporte, contribuindo para nossos objetivos de sustentabilidade ambiental", acrescenta Leanne Kelly.

Decisões baseadas em dados: para a alta direção, os dados obtidos dos sensores IoT e das reservas de mesas têm um enorme valor, pois oferecem visibilidade sobre mudanças de tendências e permitem determinar se a capacidade disponível é adequada para a demanda atual.

"Os dados do RICOH Spaces nos oferecem uma compreensão muito mais profunda do que acontece em nossos escritórios do que jamais tivemos. Antes, nossas decisões sobre necessidades futuras ou melhorias baseavam-se principalmente em critérios subjetivos. Agora tomamos decisões baseadas em dados sobre se precisamos de mais espaço, menos espaço ou como maximizar o retorno do nosso investimento imobiliário", explica Leanne Kelly.

Otimização contínua do espaço: os sensores IoT também ajudam a utilizar os espaços de forma mais eficiente no dia a dia. Por exemplo, quando um funcionário termina de trabalhar ou uma reunião é encerrada antes do previsto, os sensores detectam que o espaço não está mais sendo utilizado e o disponibilizam novamente para outros usuários por meio do RICOH Spaces.

"RICOH Spaces transformou a forma como gerenciamos, planejamos e otimizamos nossos locais de trabalho. Continuaremos implantando a solução em nossos escritórios por todo o país e já estamos interessados em incorporar novas integrações. Com o RICOH Spaces estamos criando o local de trabalho inteligente e conectado do futuro, que ajudará nossos funcionários a prestar serviços de alta qualidade aos nossos clientes", conclui Leanne Kelly.

Este é outro exemplo de como a Ricoh transforma os espaços de trabalho em espaços inteligentes na indústria financeira, impulsionando a produtividade, otimizando o tempo e garantindo experiências de colaboração mais fluidas, tanto na América Latina quanto em nível global.

A Ricoh Latin America, e Evelyn Partners , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

Deseja saber mais?

Deixe seus dados e um de nossos especialistas poderá entrar em contato com você.