Estudo de caso: Giuffrè Francis Lefebvre

História e Contexto

A Giuffrè Francis Lefebvre é um dos players mais importantes da Itália no setor de publicações profissionais. A empresa nasceu em 2018 a partir da fusão da histórica editora Giuffrè Editore com a Memento Francis Lefebvre e faz parte do grupo internacional Lefebvre Sarrut, que opera em toda a Europa por meio de oito filiais e conta com mais de 2.400 funcionários.

Seus produtos são voltados a profissionais das áreas jurídica, fiscal, trabalhista e empresarial, e incluem ferramentas de alta qualidade, software de gestão e soluções de TI baseadas em fontes confiáveis e metodologias reconhecidas. Os traços distintivos da empresa são a excelência, o foco na inovação e a capacidade de acompanhar os profissionais em cada etapa do seu trabalho.

"Queríamos criar um ambiente de trabalho realmente acessível, capaz de melhorar a experiência individual e que essa melhoria fosse claramente percebida pelos funcionários", destaca Carlotta Uttini, Demand Manager da Giuffrè Francis Lefebvre.

Desafio Empresarial

Em setembro de 2023, a Giuffrè Francis Lefebvre se mudou para instalações de última geração localizadas na Via Monte Rosa, em Milão. A mudança de sede representou uma oportunidade para inaugurar uma nova forma de trabalhar centrada na experiência do funcionário, buscando criar um ambiente em que as pessoas se sentissem envolvidas, estimuladas criativamente e capazes de colaborar de maneira realmente eficaz.

"Ao projetar os novos espaços, um dos nossos objetivos era apoiar o trabalho híbrido, melhorando, por exemplo, a comunicação entre quem estava no escritório e os colegas que trabalhavam remotamente. Por isso, precisávamos repensar nossa abordagem em relação aos espaços de trabalho para promover a colaboração e aumentar a satisfação dos funcionários", explica Carlotta Uttini.

Solução RICOH

"Recorremos à Ricoh Itália, que já era nossa fornecedora de serviços de impressão. Envolvemos a Ricoh desde as etapas iniciais do projeto da nova sede, e isso foi fundamental para integrar corretamente os espaços e as tecnologias", explica Carlotta Uttini.

A Ricoh trabalhou de forma coordenada com todas as partes envolvidas, incluindo os departamentos de TI, Facilities e Recursos Humanos da Giuffrè Francis Lefebvre, além de arquitetos e designers responsáveis pela reforma.

"Foi uma mudança importante, e poder contar com a experiência do nosso parceiro tecnológico nos permitiu criar um espaço de trabalho capaz de atender perfeitamente a todas as nossas necessidades e requisitos. Os profissionais da Ricoh realizaram trabalhos de integração de sistemas para garantir que o novo ambiente incorporasse também algumas das soluções que já utilizávamos, permitindo-nos proteger os investimentos realizados anteriormente", acrescenta Uttini.

O projeto permitiu criar 14 salas de diferentes tamanhos, desde pequenas salas de reunião para duas ou três pessoas equipadas com monitor e videoconferência, até grandes salas de treinamento com sistemas de automação, ferramentas avançadas de colaboração, telas interativas e sistemas audiovisuais com microfones e câmeras instalados no teto. Além dessas salas, foram incorporadas uma sala da diretoria, um grande auditório que funciona como um verdadeiro hub digital, e espaços adequados para eventos internos e externos.

"Queríamos criar um ambiente de trabalho realmente acessível e capaz de melhorar a experiência individual. A decisão de utilizar também o RICOH Spaces reflete essa abordagem", comenta Carlotta Uttini.

RICOH Spaces é uma solução em nuvem que permite aos usuários reservar mesas, reservar salas de reunião, reservar vagas de estacionamento e gerenciar tudo por meio de um aplicativo móvel de forma rápida e simples. Também foi incorporada uma funcionalidade de gestão de visitantes, que contribui para melhorar a experiência de quem visita a empresa e acelera os processos de registro na recepção.

Um dos aspectos mais valorizados pela empresa foi a possibilidade de utilizar os serviços financeiros da Ricoh Capital, que permitiram evitar um investimento inicial significativo, distribuir o custo ao longo do tempo, otimizar os processos administrativos por meio da emissão de uma única fatura para hardware, software e serviços, e estender o financiamento para incluir também as tecnologias de impressão que faziam parte do contrato anterior.

Resultados

A Giuffrè Francis Lefebvre conseguiu inaugurar um novo espaço de trabalho em Milão que apoia o trabalho híbrido, melhora a comunicação entre equipes presenciais e remotas, e oferece uma experiência aprimorada tanto para funcionários quanto para visitantes, graças à combinação de novas salas equipadas, RICOH Spaces e a gestão de visitantes.

O respaldo financeiro da Ricoh Capital, por sua vez, permitiu à empresa avançar com o projeto sem um investimento inicial significativo, simplificando ainda mais a administração por meio de uma única fatura que incluiu hardware, software, serviços e as tecnologias de impressão já contratadas.

"Estamos extremamente satisfeitos com o trabalho realizado pelos profissionais da Ricoh Itália e com o suporte contínuo que nos oferecem, intervindo rapidamente quando necessário", destaca Carlotta Uttini.

"Continuamos colaborando com a Ricoh porque sabemos que a forma de trabalhar evolui constantemente, e estamos preparados para aproveitar novas oportunidades de inovação e transformação", conclui Carlotta Uttini.

Esta é mais uma demonstração de como a Ricoh continua redefinindo a forma de trabalhar, criando espaços inteligentes onde as reuniões começam no horário, a comunicação flui sem obstáculos e as equipes podem focar no que realmente importa. Uma proposta de valor que gera resultados na América Latina e em todo o mundo.

A Ricoh Latin America, e Giuffrè Francis Lefebvre , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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