Caso de Éxito: Giuffrè Francis Lefebvre

Historia y contexto

Giuffrè Francis Lefebvre es uno de los actores más importantes de Italia en el sector de la publicación profesional. La compañía nació en 2018 a partir de la fusión de la histórica editorial Giuffrè Editore con Memento Francis Lefebvre y forma parte del grupo internacional Lefebvre Sarrut, que opera en toda Europa a través de ocho filiales y cuenta con más de 2.400 empleados.

Sus productos están dirigidos a profesionales de los ámbitos jurídico, fiscal, laboral y empresarial, e incluyen herramientas de alta calidad, software de gestión y soluciones informáticas basadas en fuentes confiables y metodologías reconocidas. Los rasgos distintivos de la compañía son la excelencia, el enfoque en la innovación y la capacidad de acompañar a los profesionales en cada etapa de su trabajo.

"Queríamos crear un entorno de trabajo realmente accesible, capaz de mejorar la experiencia individual y que esa mejora fuera claramente percibida por los empleados", señala Carlotta Uttini, Demand Manager de Giuffrè Francis Lefebvre.

Desafío Empresarial

En septiembre de 2023, Giuffrè Francis Lefebvre se trasladó a unas instalaciones de última generación ubicadas en Via Monte Rosa, Milán. El cambio de sede representó una oportunidad para inaugurar una nueva forma de trabajar centrada en la experiencia del empleado, buscando crear un entorno en el que las personas se sintieran involucradas, estimuladas creativamente y capaces de colaborar de manera realmente eficaz.

"Al diseñar los nuevos espacios, uno de nuestros objetivos era apoyar el trabajo híbrido, mejorando por ejemplo la comunicación entre quienes estaban en la oficina y los compañeros que trabajaban a distancia. Por ello necesitábamos replantear nuestro enfoque sobre los espacios de trabajo para promover la colaboración y aumentar la satisfacción de los empleados", explica Carlotta Uttini.

Solución RICOH

"Acudimos a Ricoh Italia, que ya era nuestro proveedor de servicios de impresión. Involucramos a Ricoh desde las etapas iniciales del proyecto de la nueva sede, y esto fue fundamental para integrar correctamente los espacios y las tecnologías", explica Carlotta Uttini.

Ricoh trabajó de forma coordinada con todas las partes involucradas, incluidos los departamentos de TI, Facilities y Recursos Humanos de Giuffrè Francis Lefebvre, además de arquitectos y diseñadores responsables de la remodelación.

"Fue un cambio importante y poder contar con la experiencia de nuestro socio tecnológico nos permitió crear un espacio de trabajo capaz de responder perfectamente a todas nuestras necesidades y requisitos. Los profesionales de Ricoh realizaron trabajos de integración de sistemas para garantizar que el nuevo entorno incorporara también algunas de las soluciones que ya utilizábamos, permitiéndonos proteger las inversiones realizadas anteriormente", agrega Uttini.

El proyecto permitió crear 14 salas de distintos tamaños, desde pequeñas salas de reuniones para dos o tres personas equipadas con monitor y videoconferencia, hasta grandes salas de capacitación con sistemas domóticos, herramientas avanzadas de colaboración, pizarras interactivas y sistemas audiovisuales con micrófonos y cámaras instalados en el techo. Además de estas salas, se incorporaron una sala de dirección, un gran auditorio que funciona como un auténtico hub digital, y espacios aptos para eventos internos y externos.

"Queríamos crear un entorno de trabajo realmente accesible y capaz de mejorar la experiencia individual. La decisión de utilizar también RICOH Spaces refleja este enfoque", comenta Carlotta Uttini.

RICOH Spaces es una solución en la nube que permite a los usuarios reservar escritorios, reservar salas de reuniones, reservar plazas de estacionamiento y gestionar todo desde una aplicación móvil de forma rápida y sencilla. También se incorporó una funcionalidad de gestión de visitantes, que contribuye a mejorar la experiencia de quienes visitan la empresa y acelera los procesos de registro en recepción.

Uno de los aspectos más valorados por la empresa fue la posibilidad de utilizar los servicios financieros de Ricoh Capital, que permitieron evitar una inversión inicial significativa, distribuir el costo a lo largo del tiempo, optimizar los procesos administrativos mediante la emisión de una única factura para hardware, software y servicios, y extender la financiación para incluir también las tecnologías de impresión que formaban parte del contrato anterior.

Resultados

Giuffrè Francis Lefebvre logró inaugurar un nuevo espacio de trabajo en Milán que apoya el trabajo híbrido, mejora la comunicación entre equipos presenciales y remotos, y ofrece una experiencia mejorada tanto para empleados como para visitantes, gracias a la combinación de nuevas salas equipadas, RICOH Spaces y la gestión de visitantes.

El respaldo financiero de Ricoh Capital, por su parte, permitió a la compañía avanzar con el proyecto sin una inversión inicial significativa, simplificando además la administración a través de una única factura que incluyó hardware, software, servicios y las tecnologías de impresión ya contratadas.

"Estamos extremadamente satisfechos con el trabajo realizado por los profesionales de Ricoh Italia y con el soporte continuo que nos brindan, interviniendo rápidamente cuando es necesario", destaca Carlotta Uttini.

"Seguimos colaborando con Ricoh porque somos conscientes de que la forma de trabajar evoluciona constantemente, y estamos preparados para aprovechar nuevas oportunidades de innovación y transformación", concluye Carlotta Uttini.

Este es una demostración más de como Ricoh continúa redefiniendo la forma de trabajar, creando espacios inteligentes donde las reuniones comienzan a tiempo, la comunicación fluye sin obstáculos y los equipos pueden enfocarse en lo que realmente importa. Una propuesta de valor que genera resultados en LATAM y en todo el mundo.

Ricoh Latin America junto ​Giuffrè Francis , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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