Caso de Éxito: Uncoded

Historia y contexto

Fundada en 2018, Uncoded es una de las consultoras de espacios de trabajo de más rápido crecimiento en el Reino Unido, con clientes como LinkedIn, KPMG, Standard Bank, Gymshark, Just Eat y la Premier League. Con sede en Londres, la empresa busca redefinir el arte de lo posible en el diseño de espacios de trabajo, utilizando plataformas de datos de última generación y tecnologías inteligentes para crear entornos que ofrezcan experiencias excepcionales a los usuarios.

"Es un momento muy emocionante para nosotros: incorporamos talento nuevo de forma constante, asumimos nuevos proyectos para clientes y recientemente trasladamos nuestra sede a Covent Garden, en el centro de Londres. En la nueva ubicación, nuestro objetivo era crear una oficina de última generación que reflejara nuestra identidad como innovadores en espacios de trabajo y donde los clientes potenciales pudieran conocer las tecnologías más avanzadas del sector", explica Lee Baxter, Director Comercial de Uncoded.

Desafío Empresarial

Uncoded también se centró en crear la mejor experiencia posible para sus empleados en la nueva sede. La empresa opera bajo una política de trabajo híbrido para garantizar un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal, y para los días en que los colaboradores planeaban asistir a la oficina, quería ofrecer un método sencillo para comprobar la disponibilidad de escritorios y reservar espacios de trabajo.

"No queremos que las personas se desplacen hasta la oficina para descubrir que hay poco espacio disponible. Nuestro objetivo era garantizar que todos pudieran aprovechar al máximo su tiempo en el sitio", señala Lee Baxter.

Solución RICOH

Como especialista en tecnología para espacios de trabajo, Uncoded ya conocía las distintas soluciones disponibles para la reserva de escritorios, el trabajo híbrido y la colaboración entre empleados. Después de evaluar las opciones y asistir a demostraciones, la empresa seleccionó RICOH Spaces, una plataforma en la nube para la experiencia en el lugar de trabajo.

"Habíamos visto RICOH Spaces en funcionamiento en otra empresa y sus capacidades eran muy impresionantes. Ofrecía desde reserva de escritorios y gestión de visitantes hasta análisis del uso del espacio de trabajo, todo en una única plataforma integrada. Además, la experiencia de usuario era muy intuitiva. El hecho de que la plataforma estuviera alojada en la nube también fue una ventaja, ya que ayudó a simplificar y acelerar la implementación", comenta Lee Baxter.

Trabajando junto a Ricoh, Uncoded implementó RICOH Spaces en su nueva sede antes de crear las cuentas de usuario y configurar los protocolos de seguridad.

"La implementación fue rápida y fluida. Nuestro Customer Success Manager de Ricoh fue excelente y respondió a todas nuestras consultas después de la puesta en marcha", agrega Lee Baxter.

Accediendo a RICOH Spaces a través de un navegador web o una aplicación móvil, los empleados de Uncoded pueden reservar sus escritorios preferidos, salas de reunión y espacios de colaboración. Los sensores IoT monitorean los niveles de ocupación de la oficina, mientras que los empleados pueden visualizar mapas 3D de las instalaciones. Un sistema de semáforo proporciona información en tiempo real sobre la disponibilidad de escritorios y salas:

• Rojo: ocupado.

• Verde: disponible.

• Ámbar: reservado pero no utilizado.

Para reservar una sala de reuniones, los empleados también pueden consultar la disponibilidad y realizar reservas a través de RICOH Spaces mediante paneles ubicados fuera de las salas. Además, si encuentran problemas en determinados escritorios o salas, pueden generar un ticket y cargar una fotografía directamente desde la plataforma.

"Una de las características más impresionantes de RICOH Spaces es que está en constante evolución, con nuevas funcionalidades que se incorporan regularmente. Nuestros empleados utilizan la plataforma todos los días, pero todavía hay mucho más por explorar, ya sea la orientación dentro de las oficinas o las herramientas de reserva de lockers inteligentes", agrega Lee Baxter.

Resultados

Entre los resultados clave del proyecto se destacan:

• Genera una impresión positiva en clientes potenciales.

• Mejora la experiencia diaria de empleados y visitantes.

• Permite una optimización continua del espacio de trabajo basada en datos.

RICOH Spaces permitió a Uncoded crear un entorno de trabajo dinámico, innovador y centrado en el usuario en su sede de Covent Garden. Mostrar la plataforma inteligente dentro de la oficina constituye una demostración clara de la experiencia y el compromiso de la empresa con la transformación de los espacios de trabajo, ayudando además a impresionar a clientes potenciales.

Asimismo, RICOH Spaces se convirtió en un componente esencial de la estrategia de trabajo híbrido flexible de la organización. Antes de desplazarse a la oficina, los empleados pueden verificar qué compañeros estarán presentes, encontrar el espacio más adecuado para sus necesidades y dirigirse al lugar sabiendo exactamente dónde trabajarán ese día.

"RICOH Spaces está ayudando a nuestros empleados a conectarse entre sí, planificar su jornada en la oficina y trabajar de manera productiva mientras están allí. La retroalimentación ha sido muy positiva; la función de mapeo 3D, por ejemplo, ofrece una experiencia visual verdaderamente inmersiva. A medida que seguimos creciendo, poner capacidades digitales de última generación en manos de nuestros empleados nos ayudará a atraer y retener al mejor talento", señala Lee Baxter.

Con el paso del tiempo, las herramientas analíticas de RICOH Spaces permitirán a Uncoded obtener una comprensión profunda del uso de la oficina y optimizar continuamente el espacio de trabajo. Por ejemplo, la empresa puede generar informes sobre la frecuencia de las llamadas "reuniones fantasma", donde los empleados reservan espacios pero finalmente no los utilizan, ayudando a mejorar la eficiencia de los procesos y a maximizar el retorno de la inversión inmobiliaria.

"Trabajar con Ricoh ha sido una gran experiencia; compartimos la pasión por crear espacios de trabajo innovadores y centrados en las personas. Estaremos encantados de recibir a posibles clientes de Ricoh que deseen ver una implementación real de RICOH Spaces. Junto con Ricoh hemos creado un espacio de trabajo con un verdadero factor sorpresa y una experiencia integral para el empleado que ayudará a nuestra gente a alcanzar el éxito", concluye Lee Baxter.

Un nuevo ejemplo del compromiso de Ricoh con la transformación de los espacios de trabajo, creando entornos más inteligentes, ágiles y colaborativos que permiten optimizar recursos, mejorar la experiencia de los usuarios y potenciar la productividad en cualquier parte del mundo.

Ricoh Latin America junto ​ Uncoded  , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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