Estudo de caso: Uncoded

História e Contexto

Fundada em 2018, a Uncoded é uma das consultorias de espaços de trabalho de crescimento mais rápido no Reino Unido, com clientes como LinkedIn, KPMG, Standard Bank, Gymshark, Just Eat e a Premier League. Com sede em Londres, a empresa busca redefinir a arte do possível no design de espaços de trabalho, utilizando plataformas de dados de última geração e tecnologias inteligentes para criar ambientes que ofereçam experiências excepcionais aos usuários.

"É um momento muito emocionante para nós: incorporamos novos talentos constantemente, assumimos novos projetos para clientes e recentemente transferimos nossa sede para Covent Garden, no centro de Londres. No novo local, nosso objetivo era criar um escritório de última geração que refletisse nossa identidade como inovadores em espaços de trabalho e onde clientes em potencial pudessem conhecer as tecnologias mais avançadas do setor", explica Lee Baxter, Diretor Comercial da Uncoded.

Desafio Empresarial

A Uncoded também se concentrou em criar a melhor experiência possível para seus colaboradores na nova sede. A empresa opera sob uma política de trabalho híbrido para garantir um equilíbrio positivo entre vida pessoal e profissional, e para os dias em que os colaboradores planejavam comparecer ao escritório, queria oferecer um método simples para verificar a disponibilidade de mesas e reservar espaços de trabalho.

"Não queremos que as pessoas se desloquem até o escritório para descobrir que há pouco espaço disponível. Nosso objetivo era garantir que todos pudessem aproveitar ao máximo seu tempo no local", afirma Lee Baxter.

Solução RICOH

Como especialista em tecnologia para espaços de trabalho, a Uncoded já conhecia as diferentes soluções disponíveis para reserva de mesas, trabalho híbrido e colaboração entre colaboradores. Depois de avaliar as opções e participar de demonstrações, a empresa selecionou RICOH Spaces, uma plataforma na nuvem para a experiência no local de trabalho.

"Tínhamos visto o RICOH Spaces em funcionamento em outra empresa e suas capacidades eram muito impressionantes. Oferecia desde reserva de mesas e gestão de visitantes até análise do uso do espaço de trabalho, tudo em uma única plataforma integrada. Além disso, a experiência do usuário era muito intuitiva. O fato de a plataforma estar hospedada na nuvem também foi uma vantagem, já que ajudou a simplificar e acelerar a implementação", comenta Lee Baxter.

Trabalhando junto com a Ricoh, a Uncoded implementou o RICOH Spaces em sua nova sede antes de criar as contas de usuário e configurar os protocolos de segurança.

"A implementação foi rápida e tranquila. Nosso Customer Success Manager da Ricoh foi excelente e respondeu a todas as nossas dúvidas após o lançamento", acrescenta Lee Baxter.

Acessando o RICOH Spaces por meio de um navegador web ou de um aplicativo móvel, os colaboradores da Uncoded podem reservar suas mesas preferidas, salas de reunião e espaços de colaboração. Os sensores IoT monitoram os níveis de ocupação do escritório, enquanto os colaboradores podem visualizar mapas 3D das instalações. Um sistema de semáforo fornece informações em tempo real sobre a disponibilidade de mesas e salas:

• Vermelho: ocupado.

• Verde: disponível.

• Âmbar: reservado, mas não utilizado.

Para reservar uma sala de reuniões, os colaboradores também podem consultar a disponibilidade e fazer reservas por meio do RICOH Spaces usando painéis localizados fora das salas. Além disso, se encontrarem problemas em determinadas mesas ou salas, podem abrir um chamado e enviar uma foto diretamente pela plataforma.

"Um dos recursos mais impressionantes do RICOH Spaces é que ele está em constante evolução, com novas funcionalidades incorporadas regularmente. Nossos colaboradores usam a plataforma todos os dias, mas ainda há muito mais a explorar, seja a orientação dentro dos escritórios ou as ferramentas de reserva de armários inteligentes", acrescenta Lee Baxter.

Resultados

Entre os principais resultados do projeto, destacam-se:

• Gera uma impressão positiva em clientes em potencial.

• Melhora a experiência diária de colaboradores e visitantes.

• Permite uma otimização contínua do espaço de trabalho baseada em dados.

RICOH Spaces permitiu que a Uncoded criasse um ambiente de trabalho dinâmico, inovador e centrado no usuário em sua sede em Covent Garden. Mostrar a plataforma inteligente dentro do escritório constitui uma demonstração clara da experiência e do compromisso da empresa com a transformação dos espaços de trabalho, ajudando ainda a impressionar clientes em potencial.

Além disso, o RICOH Spaces tornou-se um componente essencial da estratégia de trabalho híbrido flexível da organização. Antes de se deslocarem até o escritório, os colaboradores podem verificar quais colegas estarão presentes, encontrar o espaço mais adequado às suas necessidades e chegar ao local sabendo exatamente onde vão trabalhar naquele dia.

"RICOH Spaces está ajudando nossos colaboradores a se conectarem entre si, planejar seu dia no escritório e trabalhar de forma produtiva enquanto estão lá. O feedback tem sido muito positivo; o recurso de mapeamento 3D, por exemplo, oferece uma experiência visual verdadeiramente imersiva. À medida que continuamos crescendo, colocar recursos digitais de última geração nas mãos de nossos colaboradores nos ajudará a atrair e reter os melhores talentos", afirma Lee Baxter.

Com o passar do tempo, as ferramentas analíticas do RICOH Spaces permitirão que a Uncoded obtenha uma compreensão profunda do uso do escritório e otimize continuamente o espaço de trabalho. Por exemplo, a empresa pode gerar relatórios sobre a frequência das chamadas "reuniões fantasmas", em que os colaboradores reservam espaços, mas acabam não os utilizando, ajudando a melhorar a eficiência dos processos e a maximizar o retorno do investimento imobiliário.

"Trabalhar com a Ricoh tem sido uma ótima experiência; compartilhamos a paixão por criar espaços de trabalho inovadores e centrados nas pessoas. Ficaremos felizes em receber possíveis clientes da Ricoh que queiram ver uma implementação real do RICOH Spaces. Junto com a Ricoh, criamos um espaço de trabalho com um verdadeiro fator surpresa e uma experiência completa para o colaborador, que ajudará nossa equipe a alcançar o sucesso", conclui Lee Baxter.

Um novo exemplo do compromisso da Ricoh com a transformação dos espaços de trabalho, criando ambientes mais inteligentes, ágeis e colaborativos que permitem otimizar recursos, melhorar a experiência dos usuários e potencializar a produtividade em qualquer parte do mundo.

A Ricoh Latin America, e Uncoded , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

Deseja saber mais?

Deixe seus dados e um de nossos especialistas poderá entrar em contato com você.