Caso de Sucesso: Evelyn Partners

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História e Contexto

Com sede em Londres, a Evelyn Partners é uma das maiores empresas de gestão patrimonial e serviços profissionais do Reino Unido e da Irlanda. A empresa oferece serviços de gestão de patrimônio e investimentos, planejamento financeiro, contabilidade especializada, consultoria fiscal, investimento online e soluções de fundos para 172.000 clientes.

Há mais de 180 anos, a Evelyn Partners ajuda pessoas, famílias, empresas e organizações beneficentes a alcançar seus objetivos financeiros e construir um futuro mais próspero. Suas equipes de consultores financeiros e gestores de patrimônio operam a partir de 28 cidades do Reino Unido, Irlanda e das Ilhas do Canal, incluindo escritórios em Londres, Edimburgo, Glasgow, Dublin, Birmingham, Manchester e Bristol.

"Nossos funcionários costumam se deslocar até nossa sede em Londres e entre escritórios regionais para colaborar com colegas e se reunir com parceiros e clientes. No entanto, no passado, podiam chegar a um escritório, encontrá-lo muito cheio e perder tempo valioso procurando uma mesa disponível entre vários andares", explica Leanne Kelly, Regional Facilities Manager da Evelyn Partners.

Com uma importante mudança de sua sede em Londres em andamento, a empresa aproveitou a oportunidade para repensar sua estratégia de gestão de espaços de trabalho.

Desafio Empresarial

O objetivo da Evelyn Partners era ajudar os funcionários a trabalhar de forma mais produtiva e, ao mesmo tempo, obter uma visão clara do uso dos escritórios para orientar sua estratégia imobiliária.

"Para ajudar os funcionários a aproveitar ao máximo cada minuto no escritório, queríamos dar a eles a possibilidade de reservar um espaço de trabalho antes de chegar. Além disso, para manter a alta direção informada sobre como nossas instalações eram utilizadas, buscávamos uma forma de coletar estatísticas detalhadas sobre ocupação, fluxo de pessoas e espaços subutilizados, de modo que pudéssemos tomar melhores decisões sobre nossas necessidades futuras", continua Leanne Kelly.

Solução RICOH

Para apoiar seu programa de otimização de espaços de trabalho, a Evelyn Partners avaliou múltiplas soluções de reserva de mesas e gestão de instalações. Após uma demonstração e um teste piloto em seu escritório de Guildford, a empresa escolheu o RICOH Spaces, uma solução que oferece reserva intuitiva de mesas, sensores IoT para monitorar a ocupação dos escritórios, e reserva de vagas para bicicletas, incentivando formas de transporte mais sustentáveis.

"Confiamos na Ricoh há muitos anos para nossos serviços de impressão e gestão de correspondência. É um parceiro comprovado e de confiança. O RICOH Spaces foi uma solução impressionante, com capacidades completas de melhoria do ambiente de trabalho em uma única plataforma integrada. Os painéis analíticos ofereciam exatamente as informações de que precisávamos, e os desenvolvedores da Ricoh trabalharam de perto conosco para adaptar a solução aos nossos requisitos", explica Leanne Kelly.

A Evelyn Partners colaborou com a Ricoh para implementar a solução em sua nova sede londrina em 45 Gresham Street, bem como nos escritórios de Birmingham, Guildford, Liverpool e Glasgow. Como parte do projeto, foram realizadas quatro sessões de treinamento para familiarizar os usuários com as novas ferramentas. A empresa planeja ampliar a implementação para seus escritórios de Southampton, Belfast e possivelmente outras localidades.

Para reservar uma mesa ou um espaço para bicicletas, os funcionários só precisam usar o aplicativo móvel do RICOH Spaces (iOS ou Android) ou acessar por meio de um navegador web para verificar disponibilidade, localizar colegas e reservar o espaço desejado.

A implementação de IoT também permite supervisionar os escritórios em tempo real: os sensores instalados detectam atividades como pessoas trabalhando, abertura de laptops e até a presença de casacos colocados sobre as cadeiras. Esses dados são enviados por meio de um gateway VergeSense para o RICOH Spaces, onde são transformados em métricas e painéis analíticos sobre níveis de utilização, capacidade disponível, tendências de ocupação e uso ineficiente dos espaços.

"A Ricoh nos ofereceu um apoio muito valioso durante todo o projeto para acelerar a implementação e incentivar a adoção da solução pelos usuários. Por exemplo, colaboraram de perto com nossa equipe de Facilities para criar sessões de treinamento gravadas para a intranet, que explicam passo a passo como reservar mesas e espaços para bicicletas no RICOH Spaces", comenta Leanne Kelly.

Resultados

A implantação do RICOH Spaces teve um impacto muito positivo na gestão dos espaços de trabalho e na colaboração entre os funcionários. No total, a empresa dispõe, por meio da plataforma, de 1.156 mesas em Londres, Birmingham e Guildford, 127 espaços para bicicletas e 139 sensores IoT ativos, com uma expansão significativa desses números prevista para 2023.

Maior produtividade: para os funcionários que se deslocam regularmente entre diferentes escritórios, o RICOH Spaces aumentou a produtividade e a eficiência. Ao reservar previamente uma mesa pelo aplicativo ou navegador, eles sabem exatamente para onde ir assim que chegam ao escritório, evitando perda de tempo procurando espaços disponíveis. “A possibilidade de reservar vagas para bicicletas por meio do RICOH Spaces tem sido um sucesso. Ela não apenas garante que quem se desloca até Londres tenha um espaço seguro para sua bicicleta ao chegar, mas também incentiva mais pessoas a optar por esse meio de transporte, contribuindo para nossos objetivos de sustentabilidade ambiental", acrescenta Leanne Kelly.

Decisões baseadas em dados: para a alta direção, os dados obtidos dos sensores IoT e das reservas de mesas têm um enorme valor, pois oferecem visibilidade sobre mudanças de tendências e permitem determinar se a capacidade disponível é adequada para a demanda atual.

"Os dados do RICOH Spaces nos oferecem uma compreensão muito mais profunda do que acontece em nossos escritórios do que jamais tivemos. Antes, nossas decisões sobre necessidades futuras ou melhorias baseavam-se principalmente em critérios subjetivos. Agora tomamos decisões baseadas em dados sobre se precisamos de mais espaço, menos espaço ou como maximizar o retorno do nosso investimento imobiliário", explica Leanne Kelly.

Otimização contínua do espaço: os sensores IoT também ajudam a utilizar os espaços de forma mais eficiente no dia a dia. Por exemplo, quando um funcionário termina de trabalhar ou uma reunião é encerrada antes do previsto, os sensores detectam que o espaço não está mais sendo utilizado e o disponibilizam novamente para outros usuários por meio do RICOH Spaces.

"RICOH Spaces transformou a forma como gerenciamos, planejamos e otimizamos nossos locais de trabalho. Continuaremos implantando a solução em nossos escritórios por todo o país e já estamos interessados em incorporar novas integrações. Com o RICOH Spaces estamos criando o local de trabalho inteligente e conectado do futuro, que ajudará nossos funcionários a prestar serviços de alta qualidade aos nossos clientes", conclui Leanne Kelly.

Este é outro exemplo de como a Ricoh transforma os espaços de trabalho em espaços inteligentes na indústria financeira, impulsionando a produtividade, otimizando o tempo e garantindo experiências de colaboração mais fluidas, tanto na América Latina quanto em nível global.

A Ricoh Latin America, e Evelyn Partners , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.