Caso de Éxito: Evelyn Partners

Historia y contexto

Con sede en Londres, Evelyn Partners es una de las mayores empresas de gestión patrimonial y servicios profesionales del Reino Unido e Irlanda. La compañía ofrece servicios de gestión de patrimonio e inversiones, planificación financiera, contabilidad especializada, asesoramiento fiscal, inversión online y soluciones de fondos para 172.000 clientes.

Durante más de 180 años, Evelyn Partners ha ayudado a personas, familias, empresas y organizaciones benéficas a alcanzar sus objetivos financieros y construir un futuro más próspero. Sus equipos de asesores financieros y gestores patrimoniales operan desde 28 ciudades del Reino Unido, Irlanda y las Islas del Canal, incluyendo oficinas en Londres, Edimburgo, Glasgow, Dublín, Birmingham, Manchester y Bristol.

"Nuestros empleados suelen desplazarse a nuestra sede de Londres y entre oficinas regionales para colaborar con colegas y reunirse con socios y clientes. Sin embargo, en el pasado podían llegar a una oficina, encontrarla muy ocupada y perder tiempo valioso buscando un escritorio disponible entre varias plantas", explica Leanne Kelly, Regional Facilities Manager de Evelyn Partners.

Con una importante mudanza de su sede de Londres en marcha, la empresa aprovechó la oportunidad para replantear su estrategia de gestión de espacios de trabajo.

Desafío Empresarial

El objetivo de Evelyn Partners era ayudar a los empleados a trabajar de forma más productiva y, al mismo tiempo, obtener una visión clara del uso de las oficinas para orientar su estrategia inmobiliaria.

"Para ayudar a los empleados a aprovechar al máximo cada minuto en la oficina, queríamos darles la posibilidad de reservar un espacio de trabajo antes de llegar. Además, para mantener informada a la alta dirección sobre cómo se utilizaban nuestras instalaciones, buscábamos una forma de recopilar estadísticas detalladas sobre ocupación, tráfico de personas y espacios infrautilizados, de manera que pudiéramos tomar mejores decisiones sobre nuestras necesidades futuras", continúa Leanne Kelly.

Solución RICOH

Para respaldar su programa de optimización de espacios de trabajo, Evelyn Partners evaluó múltiples soluciones de reserva de escritorios y gestión de instalaciones. Tras una demostración y una prueba piloto en su oficina de Guildford, la compañía eligió RICOH Spaces, una solución que ofrece reserva intuitiva de escritorios, sensores IoT para monitorizar la ocupación de las oficinas, y reserva de aparcamientos para bicicletas, fomentando formas de transporte más sostenibles.

"Hemos confiado en Ricoh durante muchos años para nuestros servicios de impresión y gestión de correspondencia. Es un socio probado y de confianza. RICOH Spaces fue una solución impresionante, con capacidades completas de mejora del entorno laboral en una única plataforma integrada. Los paneles analíticos ofrecían exactamente la información que necesitábamos, y los desarrolladores de Ricoh trabajaron estrechamente con nosotros para adaptar la solución a nuestros requisitos", explica Leanne Kelly.

Evelyn Partners colaboró con Ricoh para implementar la solución en su nueva sede londinense de 45 Gresham Street, así como en las oficinas de Birmingham, Guildford, Liverpool y Glasgow. Como parte del proyecto, se llevaron a cabo cuatro sesiones de capacitación para familiarizar a los usuarios con las nuevas herramientas. La empresa planea ampliar la implementación a sus oficinas de Southampton, Belfast y posiblemente otras ubicaciones.

Para reservar un escritorio o un espacio para bicicletas, los empleados solo necesitan utilizar la aplicación móvil de RICOH Spaces (iOS o Android) o acceder desde un navegador web para verificar disponibilidad, localizar compañeros y reservar el espacio deseado.

La implementación de IoT permite además supervisar las oficinas en tiempo real: los sensores instalados detectan actividad como personas trabajando, apertura de laptops e incluso la presencia de abrigos colocados sobre las sillas. Estos datos son enviados mediante una pasarela VergeSense a RICOH Spaces, donde se transforman en métricas y paneles analíticos sobre niveles de utilización, capacidad disponible, tendencias de ocupación y uso ineficiente de los espacios.

"Ricoh nos brindó un apoyo muy valioso durante todo el proyecto para acelerar la implementación y fomentar la adopción de la solución por parte de los usuarios. Por ejemplo, colaboraron estrechamente con nuestro equipo de Facilities para crear sesiones de capacitación grabadas para la intranet, que explican paso a paso cómo reservar escritorios y espacios para bicicletas en RICOH Spaces", comenta Leanne Kelly.

Resultados

La implantación de RICOH Spaces tuvo un impacto muy positivo en la gestión de los espacios de trabajo y en la colaboración entre los empleados. En total, la empresa dispone a través de la plataforma de 1.156 escritorios en Londres, Birmingham y Guildford, 127 espacios para bicicletas y 139 sensores IoT activos, con una expansión significativa de estas cifras prevista durante 2023.

Mayor productividad: para los empleados que se desplazan regularmente entre distintas oficinas, RICOH Spaces incrementó la productividad y la eficiencia. Al reservar previamente un escritorio desde la aplicación o el navegador, saben exactamente dónde dirigirse en cuanto llegan a la oficina, evitando pérdidas de tiempo buscando espacios disponibles."La posibilidad de reservar plazas para bicicletas a través de RICOH Spaces ha sido un éxito. No solo garantiza que quienes se desplazan a Londres tengan un espacio seguro para su bicicleta al llegar, sino que también fomenta que más personas opten por este medio de transporte, contribuyendo a nuestros objetivos de sostenibilidad ambiental", añade Leanne Kelly.

Decisiones basadas en datos: para la alta dirección, los datos obtenidos de los sensores IoT y de las reservas de escritorios tienen un enorme valor, ya que ofrecen visibilidad sobre cambios de tendencias y permiten determinar si la capacidad disponible es adecuada para la demanda actual.

"Los datos de RICOH Spaces nos ofrecen una comprensión mucho más profunda de lo que ocurre en nuestras oficinas de la que habíamos tenido nunca. Antes, nuestras decisiones sobre futuras necesidades o mejoras se basaban principalmente en criterios subjetivos. Ahora tomamos decisiones basadas en datos acerca de si necesitamos más espacio, menos espacio o cómo maximizar el retorno de nuestra inversión inmobiliaria", explica Leanne Kelly.

Optimización continua del espacio: los sensores IoT también ayudan a utilizar los espacios de manera más eficiente en el día a día. Por ejemplo, cuando un empleado termina de trabajar o una reunión concluye antes de lo previsto, los sensores detectan que el espacio ya no está siendo utilizado y vuelven a ponerlo a disposición de otros usuarios mediante RICOH Spaces.

"RICOH Spaces ha transformado la forma en que gestionamos, planificamos y optimizamos nuestros lugares de trabajo. Continuaremos desplegando la solución en nuestras oficinas de todo el país y ya estamos interesados en incorporar nuevas integraciones. Con RICOH Spaces estamos creando el lugar de trabajo inteligente y conectado del futuro, que ayudará a nuestros empleados a prestar servicios de alta calidad a nuestros clientes", concluye Leanne Kelly.

Este es otro ejemplo de cómo Ricoh transforma los espacios de trabajo en espacios inteligentes en la industria financiera, impulsando la productividad, optimizando el tiempo y garantizando experiencias de colaboración más fluidas, tanto en LATAM como a nivel global.

Ricoh Latin America junto ​ Evelyn Partners , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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