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POLÍTICA DE PRIVACIDAD

 

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE RICOH COLOMBIA S.A

 

 

 

CAPÍTULO PRÍMERO

DISPOSICIONES GENERALES

 

 

1.1.Identificación del responsable de tratamiento

Ricoh Colombia S.A constituida y existente bajo las leyes de la República de Colombia, en adelante RICOH, actuando como responsable del tratamiento de información personal, se identifica a través de los siguientes datos:

 

Razón social : RICOH COLOMBIA S.A.

NIT : 800.026.212-1

Dirección: Cra 85k N° 46ª 66 Edificio 2 Piso 5

Correo electrónico: servicio.cliente.rco@ricoh-la.com

Teléfono: PBX: (57 1)457 8999

Página web: http://www.ricoh.com.co

 

1.2.Definiciones

  • Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Base de Datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o a varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato personal semiprivado: son aquellos datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a un grupo de personas o a la sociedad en general. En este caso, para su tratamiento se requiere la autorización expresa del Titular de la información. Por ejemplo: datos de carácter financiero, datos relativos a las relaciones con las entidades de seguridad social (EPS, AFP, ARL, Cajas de Compensación).
  • Dato personal sensible: son aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
  • Dato personal privado: es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su Titular y para su tratamiento requiere de su autorización expresa. Por ejemplo: Nivel de escolaridad, libros de los comerciantes, entre otros.
  • Dato personal público: es aquel tipo de dato personal que las normas y la Constitución han determinado expresamente como públicos y, para cuya recolección y tratamiento, no es necesaria la autorización del Titular de la información. Por ejemplo: estado civil de las personas, datos contenidos del RUNT, datos contenidos en sentencias judiciales ejecutoriadas, entre otros.
  • Encargado del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento
  • Responsable del Tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

 

1.3.Objetivo de la política

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales tiene como propósito establecer los criterios bajo los cuales se realiza el tratamiento de la información personal que reposa en las bases de datos, archivos físicos y digitales de RICOH, dando así cumplimiento al art. 2.2.2.25.3.1 de decreto 1074.

 

1.4.Alcance de la política

La Política de Tratamiento de Datos Personales, establece los criterios que RICOH ha incorporado para el tratamiento de los datos personales, mecanismos para que los titulares puedan ejercer sus derechos, así como las finalidades, medidas de seguridad, y otros aspectos relacionados con la protección de la información personal.

 

1.5.Titulares a quien se dirige esta Política

La presente Política de tratamiento de datos personales está dirigida a:

 

  1. Titulares de la información
  2. Clientes finales o potenciales
  3. Proveedores o contratistas
  4. Empleados
  5. Encargados
  6. Cualquier titular de la información o aquel que actúe como su representante legal y del cual RICOH haya requerido información personal para el desarrollo de alguna actividad.

 

1.6.Cumplimiento normativo de la protección de datos personales

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales, da cumplimiento al Régimen de Protección de Datos Personales en Colombia, en especial, el artículo 15 y 20 de la Constitución Nacional, la Ley 1581 de 2012, el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y la Sentencia C-748 de 2011.

 

 

 

CAPÍTULO SEGUNDO

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

 

2.1.Tipos de datos personales que recolecta RICOH

RICOH recolecta datos personales de carácter público, semiprivado, privado, sensible y de Niños Niñas y Adolescentes. De acuerdo con la clasificación del Registro Nacional de Bases de Datos Personales, las categorías de datos que tiene RICOH, en sus bases de datos, son las siguientes:

 

  • Datos generales
  • Datos de Identificación
  • Datos de ubicación
  • Datos sensibles
  • Datos de contenido socio económico
  • Otros datos

 

2.2.Tratamiento al cual se someten los datos personales

Los datos personales que son obtenidos por RICOH están sometidos a los siguientes tratamientos:

 

2.2.1.Recolección

RICOH recolecta información personal a través de diversos medios en el desarrollo de las diferentes actividades relacionadas con su objeto social, y las obligaciones que tiene como empleador. La información personal será obtenida de tres formas diferentes: a) directamente del titular, b) de un tercero siempre y cuando este cuente con la autorización y c) de fuentes públicas de información.

 

Así mismo la recolección de información personal podrá llevarse a cabo a través de medios físicos, digitales o electrónicos, y en cada uno de ellos se incorporará un aviso de privacidad y autorización, dando así cumplimiento a los requisitos establecidos en el art. 2.2.2.25.3.2 y 2.2.2.25.3.3 del decreto 1074 y obedeciendo los principios de libertad y finalidad del art. 4 de la Ley 1581.

 

2.2.2.Almacenamiento

El almacenamiento de la información personal contenida en las bases de datos o sistemas de información se encuentra en los servidores propios dentro y fuera del país, y en servidores externos de terceros, los cuales cuentan con todas las medidas de seguridad física, técnicas y administrativas, y cuenta con controles de acceso a la información, garantizando el principio de acceso y circulación restringida.

 

En cuanto a imágenes y voz de los titulares, que se capturan a través de las cámaras de seguridad, la duración del almacenamiento es de treinta (30) días calendario, una vez transcurrido este tiempo, dicha información es eliminada.

 

2.2.3.Circulación

Por regla general, RICOH no comparte los datos personales que recolecta con terceros. No obstante, RICOH Colombia S.A para el cumplimiento efectivo de sus obligaciones puede entregar los datos personales a otras sedes en el país, a su casa Matriz y a las sociedades afiliadas a RICOH, amparados en los artículos 2.2.2.25.5.1 y 2.2.2.25.5.2 del decreto 1074 que establece que se encuentra permitido la transferencia de datos personales cuando sea necesario para la ejecución de un contrato entre el titular y el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular o exista un contrato de transmisión de datos personales.

 

Para fines de mercadeo, RICOH entrega a las agencias de publicidad y mercadeo con las que tiene acuerdos o contratos comerciales y de confidencialidad los datos de contacto de los usuarios finales para el envío de información comercial, los cuales se encuentran autorizados por el titular de los datos y formalizados por contratos de transmisión de datos personales.

 

Así mismo, RICOH cuenta con proveedores o aliados los cuales, son terceros que prestan servicios o asistencia a nombre de RICOH, por lo que capturan información personal del cliente final, la cual es entregada a RICOH para efectos de verificación de la efectiva prestación y calidad del servicio.

 

2.2.4.Supresión

La información personal que se solicite en relación con el cumplimiento de aspectos: legales, contractuales, tributarios, con fines de auditoria, entre otros relacionados, permanecerá almacenada de acuerdo con los tiempos máximos establecidos en la legislación colombiana para su retención.

 

La supresión de la información personal recolectada en bases de datos, cuyas finales no son obligatorias por ley, se realizará una vez se haya cumplido y eliminado la finalidad para la cual fueron recolectados, conforme a las autorizaciones, contratos y/o acuerdos que el titular de la información previamente haya pactado con RICOH, no obstante, pueda que alguna información se conserve por fines estadísticos o de auditoria.

 

2.2.5.Usos y finalidades de la recolección de información

El uso o la finalidad de la información personal que es recolectada y almacenada es:

 

Clientes, Proveedores, Contratistas o usuarios finales de productos o servicios

  • Ofrecer, contratar y suministrar cualquier tipo de bien o servicio disponible en el mercado
  • Gestionar actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales
  • Gestionar procesos o eventos de capacitación y formación
  • Cumplir los niveles de servicio y de calidad ofrecidos
  • Llevar a cabo actividades de consulta o verificación en centrales de riesgo
  • Realizar actividades de fidelización, publicidad y prospección comercial
  • Adelantar la gestión contable, fiscal y administrativa
  • Gestionar el transporte productos o el desarrollo de servicios a nivel nacional
  • Llevar a cabo publicaciones en nuestro sitio web o redes sociales
  • Desarrollar actividades de marketing
  • Preservar la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes
  • Adelantar procesos de verificación de identidad o referencias
  • Enviar comunicaciones relacionadas con nuestros productos o servicios
  • Gestionar servicio o servicios postventa, servicios técnicos, PQR, garantías, así como soporte sobre características de los productos comercializados por RICOH y otros relacionados con requerimientos postventa de los productos
  •  prestar una adecuada atención al cliente, cumplir con las actividades precontractuales, contractuales y pos contractuales

Empleados, colaboradores, temporales o interesados en trabajar con RICOH

  • Adelantar procesos de selección y contratación de personal
  • Establecer una relación contractual
  • Gestionar y cumplir la administración de personal (horarios, prestaciones, parafiscales, riesgos, nomina)
  • Preservar la seguridad de los activos y personas que se encuentran en las instalaciones y controlar el ingreso y salida de personal y visitantes
  • Gestionar procesos o eventos de capacitación y formación
  • Evaluar el desempeño, satisfacción laboral, crecimiento personal, bienestar, seguridad y salud en el trabajo.
  • Informar de emergencias médicas a terceros autorizados o entidades de salud

 

2.3.Autorización para el tratamiento de datos

RICOH solicita de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos personales y para ello ha dispuesto mecanismos idóneos garantizando para cada caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. La misma, podrá constar en cualquier medio, bien sea un documento físico, digital, electrónico o en cualquier formato que garantice su posterior consulta a través de herramientas técnicas, cumpliendo con los requisitos establecidos en la ley.

 

2.3.1.Autorización tratamiento de datos niños, niñas y adolescentes

 

RICOH recolecta datos de menores de edad, en los siguientes casos:

 

  1. Por parte de los Padres que son empleados de RICOH, para fines de afiliación a seguridad social.
  2. Por parte de los responsables de los menores cuando realiza actividades sin fines de lucro y con fines pedagógicos.

 

En el proceso de captura de información, se respeta el principio de libertad y finalidad, por lo que siempre se le solicita al adulto responsable del menor, la autorización, libre, previa, expresa e informada para la recolección del dato.

 

En los procesos de recolección, almacenamiento, circulación interna, y supresión, se respeta y se cumple con los principios para el tratamiento de datos personales, así como la Constitución Política, como norma suprema que garantiza los derechos fundamentales de los menores, por encima de cualquier otra población.

 

2.4.Medidas de seguridad y protección

RICOH ha adoptado medidas técnicas, jurídicas, humanas y administrativas necesarias para procurar la seguridad de los datos de carácter personal protegiendo la confidencialidad, integridad, uso, acceso no autorizado y/o fraudulento. Asimismo, internamente RICOH ha implementado protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para todo el personal con acceso a datos de carácter personal y a los sistemas de información.

 

Las políticas internas de seguridad bajo las cuales se conserva la información del titular para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, son las siguientes:

 

  1. Política de tratamiento de datos personales
  2. Manual interno de políticas
  3. Manual técnico para la protección de datos personales
  4. Política de protección de información confidencial
  5. Acuerdos de confidencialidad con terceros
  6. Acuerdos de confidencialidad internos
  7. Controles de seguridad para el entorno de trabajo
  8. Cláusulas de confidencialidad y privacidad para contratos
  9. Sistema de gestión de seguridad de la información (ISO/IEC 27000)
  10. Sistema para la gestión de riesgos asociados al tratamiento de datos personales
  11. Plan de respuesta en caso de incidentes relativos a la protección de datos personales

 

2.5.Obligaciones de los encargados de la información personal

Las empresas y/o personas externas a RICOH, que en virtud de una relación contractual realice el tratamiento de datos personales por cuenta de RICOH, deberá cumplir con las siguientes obligaciones:

 

  1. Garantizar al titular el acceso, consulta, actualización, rectificación de sus datos personales.
  2. Solicitar y conservar copia de la respectiva autorización para el tratamiento de datos personales informando la finalidad de la recolección
  3. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad que impida la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento
  4. Adoptar un manual interno de políticas que garanticen el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, relativa a la protección de datos personales.
  5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  6. Cumplir con las obligaciones establecidas en el artículo 18 de la Ley 1581 de 2012, y sus respectivos decretos reglamentarios, relativos a la protección de datos personales.

 

2.6.Casos en los que RICOH opere como encargado de la información

En los casos de que RICOH opere como encargado de la información, los Responsables de la información deberán solicitar y conservar la autorización del titular de la información, para el tratamiento de los datos personales por parte de RICOH, por lo que RICOH presume que el Responsable de la información, cuenta con las autorizaciones previas y expresas de los titulares con quien tiene contacto, para hacer uso de sus datos personales y suministrará copia de tales autorizaciones en caso de que RICOH lo requiera, para los fines consagrados en la política de tratamiento de datos personales.

 

2.7.Política de privacidad global de RICOH

La política de privacidad global de RICOH se encuentra disponible en el siguiente enlace: http://www.ricoh.com/privacy/ y hace parte integral de la presente política de tratamiento de datos personales relativo exclusivamente a los servicios y/o productos que ofrece RICOH al usuario final.

 

El usuario final, debe tener en cuenta que cuando se trate de información personal que ha suministrado en virtud de un servicio ofrecido directamente por RICOH Casa Matriz, las condiciones relativas al tratamiento de sus datos personales, se regirá por la política de privacidad global de RICOH.

Cuando se trate de productos y/o servicios generados por RICOH Colombia, se aplicará la presente política de Tratamiento de Datos Personales.

 

En ningún momento la presente política de tratamiento de datos personales sustituye o prevalece sobre la Política de Privacidad Global de RICOH, y en todo caso, se interpretarán de manera complementaria.

 

 

 

CAPÍTULO TERCERO

DERECHOS QUE TIENEN LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES

 

 

3.1.DERECHOS DE LOS TITULARES

El Derecho Fundamental al Habeas Data, faculta al titular del dato solicitar el acceso, actualización, rectificación y supresión de sus datos personales que se encuentran en posesión de un tercero, a su vez, puede revocar la autorización que ha otorgado para el tratamiento. Si un titular de datos personales considera que RICOH tiene acceso a sus datos personales, esta persona puede en todo momento solicitar la consulta de sus datos, o si considera que RICOH está haciendo mal uso de sus datos, puede realizar la respectiva reclamación.

 

El titular está facultado para solicitar:

 

  1. Conocer, actualizar y rectificar los datos que aparezcan en la misma.
  2. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  3. Conocer por qué y para qué RICOH, recolecta información en base de datos.
  4. Revocar en cualquier momento la autorización dada para contener información personal en las bases de datos de RICOH
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento considere que no se respetan los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la constitución.
  6. Presentar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando RICOH no haya atendido satisfactoriamente consultas o reclamos.
  7. Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
  8. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

 

3.2.Procedimiento para ejercer los derechos como titular de los datos

 

3.2.1.Consulta

A través del mecanismo de la consulta, el titular del dato podrá solicitar a RICOH, acceso a su información personal.

 

La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. En caso de no ser posible dar respuesta a la consulta dentro del término referenciado, se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta, máximo cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

3.2.2.Reclamo

A través del mecanismo de reclamo, el titular del dato podrá reclamar a RICOH, alguna inconformidad que tenga sobre el uso que se le está dando a sus datos.

 

El reclamo será atendido en un término máximo de (15) quince días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. En caso de no ser posible atender el reclamo dentro de dicho término se le informará, los motivos de la demora y se le dará respuesta máxima (8) ocho días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

 

En caso de que el reclamo se encuentre incompleto, se le requerirá, dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

 

En caso de que RICOH no sea competente para resolver el reclamo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular.

 

3.3.Titulares o personas facultadas para realizar consulta o reclamo

Las personas facultadas para solicitar una consulta a RICOH son las siguientes:

 

  1. Los empleados, contratistas, proveedores y colaboradores que han tenido alguna relación con RICOH
  2. Los usuarios finales y clientes de cualquier servicio y/o línea de producto
  3. A los terceros autorizados por el Titular o por la Ley
  4. En general, a cualquier titular de la información personal que sus datos, reposen en las bases de datos de RICOH

Estos casos, son meramente ejemplificativos y no son exclusivos, ni excluyentes.

 

3.3.1.Información que debe acreditar el titular o persona

Todo ejercicio de sus derechos requiere de legitimación previa, de acuerdo con lo descrito en el artículo 2.2.2.25.4.1 de decreto 1074, por lo cual toda petición o reclamo asociados a solicitudes de acceso, rectificación, actualización o eliminación de datos deberá estar acompañada de cualquiera de los siguientes documentos:

 

  1. Fotocopia de su cedula
  2. Carta autenticada de acreditación de causahabiente
  3. Carta autenticada de representación o apoderamiento
  4. Otro documento que acredite la facultad de representación del titular de los datos
  5. Nombres y apellidos completos, Tipo y número de identificación, Dirección de domicilio, teléfono de contacto, correo electrónico, información necesaria relacionada a la solicitud.

 

3.4.Solicitud de imágenes o videos

En caso de que el titular de la información solicite acceso a imágenes y/o videos donde se capture su información, deberá seguir el siguiente procedimiento:

 

  1. Indicar los hechos de la solicitud, estableciendo fecha y hora.
  2. Justificar la necesidad de la solicitud
  3. Aportar los documentos que permitan justificar que el titular es la persona indicada para realizar dicha solicitud. En caso de el interesado sea un tercero, deberá aportar el documento de autorización para el acceso a esa información por parte del titular del dato.

 

3.4.1.Procedimiento para trámites por solicitud de imágenes y/o videos

Para que proceda el trámite, RICOH:

 

  1. Verificará que la información aún se encuentre almacenada en sus servidores, de acuerdo con lo establecido en el numeral 2.2.2 de la presente política
  2. Revisará dicha solicitud, y verificará si es procedente, revisando que no afecte el derecho a la intimidad, y otros derechos fundamentales de terceras personas, diferentes al titular de la información que se encuentren en dichas imágenes y/o video
  3. En caso de que afecte derechos fundamentales de terceros, RICOH verificará internamente si los hechos que describe el titular se generaron, y le informará al titular sobre los hallazgos encontrados.
  4. En caso de que no afecte derechos fundamentales de terceros, RICOH citará al titular de la información en sus instalaciones para que pueda visualizar la información que requiere.

 

3.5.Canales habilitados para el ejercicio de los derechos

RICOH tiene habilitado los siguientes canales para que los titulares ejerzan su derecho al Habeas Data:

 

Correo electrónico: servicio.cliente.rco@ricoh-la.com

Página web: www.ricoh-americalatina.com/es

Teléfonos: PBX: (57 1)457 8999 EXT. 9770

Punto de atención física: Cra 85K # 46A-66 Edificio 2 Piso 5 Zona Industrial San Cayetano

 

Estos son los únicos canales que RICOH tiene habilitados para las consultas y reclamos por protección de datos personales, por lo tanto, el titular deberá tenerlos presente.

 

Si alguna área o encargado de la información le llega una consulta o reclamo relativo a protección de datos personales, deberá informarle al titular los canales existentes y en ningún caso, podrá dejar sin respuesta al titular de la información.

 

El titular debe acreditar y aportar la información que se referencia en el punto 3.3.1 de la presente política.

 

3.6.Responsable del cumplimiento de la política de protección de datos

El responsable del efectivo cumplimiento de la Política, así como de las consultas y reclamos relacionados con la protección de datos personales de los titulares en RICOH será el Oficial de cumplimiento y riesgo de RICOH.

 

En todo caso el responsable, podrá requerir otras áreas de RICOH para efectos de verificar el cumplimiento de la normatividad relativa a protección de datos personales.

 

En caso de cualquier duda respecto a esta política, puede contactarnos a través de los canales descritos en el numeral 3.5 de esta política.

 

 

 

CAPÍTULO CUARTO

DISPOSICIONES FINALES

 

 

4.1.Medidas permanentes

En el tratamiento de datos personales, RICOH de manera permanente, verificará en sus procesos, protocolos, procedimientos y políticas, que se garantice el derecho de hábeas data a los titulares de la información.

 

4.2.Vinculatoriedad con la política

Cualquier titular de la información que tenga alguna relación con RICOH, deberá acatar la presente política.

Los titulares de la información, diferente a los usuarios finales, deberán cumplir con el manual interno de políticas relativas a la protección de datos personales.

 

4.3.Cumplimiento de los principios

RICOH garantiza los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad sobre los datos que reposan en las bases de datos de RICOH.

 

4.4.Inscripción de bases de datos ante el ente regulador

Dando cumplimiento a las disposiciones normativas, RICOH llevara a cabo la inscripción de las bases de datos que tiene en posesión y cada Seis (6) meses, o dependiendo del flujo de información personal, actualizará el reporte, ante el Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD).

 

4.5.Manual interno de políticas y procedimientos

La presente política de tratamiento de datos personales se articula con el Manual interno de Políticas para el tratamiento de datos personales, el cual, establece los criterios, requisitos y lineamientos para que se haga efectiva la presente política.

 

 

 

 

 

 

Luisa Fernanda Sierra G.

Oficial de Cumplimiento y Riesgo

Ricoh Colombia S.A.

 

 

 

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