En la actualidad, los procesos de digitalizaciónson prioridad para las empresas por todos los beneficios que puede traerles; sin embargo, estos procesos y cómo son llevados a cabo son regulados mediante distintas leyes y normas. En esta ocasión hablaremos sobre una de ellas: la NOM 151.
¿Qué es la NOM 151?
Las siglas NOM corresponden a las Normas Oficiales Mexicanas, las cuales son denominadas oficialmente como “regulaciones técnicas de observancia obligatoria”; es decir, su cumplimiento es indispensable para todos aquellos que aplique.
Se tratan de medidas emitidas por dependencias especializadas en distintos ámbitos que tienen como objetivo fijar las características de los procesos o servicios que puedan representar un riesgo para la seguridad de las personas.
Así, la Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, conocida comúnmente como NOM 151, establece los “requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos y digitalización de documentos”.
En otros términos, la norma estipula los criterios que deben cumplirse para la conservación de documentos electrónicos y digitalizados dentro de una empresa, garantizando su integridad con el propósito de que éstos sean confiables y tengan validez ante instancias oficiales.
En su elaboración participaron distintas asociaciones, cámaras de comercio, empresas de seguridad y de otros rubros.
¿Quiénes deben cumplir con la NOM 151?
Las empresas mexicanas que establezcan actos comerciales relacionados con sus negocios de forma digital están obligadas a cumplir la NOM 151. Con ello se garantiza la seguridad y confianza para ambas partes, pues da certeza de que los documentos utilizados en los convenios comerciales no son alterados en el proceso de digitalización.
¿Qué es un Prestador de Servicios de Certificación?
De forma general, la norma indica que los procesos de digitalización deberán ser controlados por un tercero autorizado que certifique que la migración de documentos físicos a soportes digitales se realiza de forma “íntegra e inalterablemente”. La entidad que certifica los procesos es conocida como “Prestador de Servicios de Certificación (PSC)”.
El Prestador de Servicios de Certificación también está encargado de vigilar el cumplimiento de los requisitos para la emisión de las firmas electrónicas y constancias de conservación de mensajes de datos.
¿Qué son las constancias de conservación de mensajes de datos?
Dentro de la NOM 151, se mencionan las “constancias de conservación de mensajes de datos” como una medida de seguridad. Estas certificaciones validan la integridad de un documento a través de sellos digitales que dan fe de la fecha y hora en que se emitió, lo que permite que sean válidos legalmente ante una autoridad.
Cuando los documentos originales son modificados, el hash o algoritmo de autenticación cambia de igual manera. De esta forma es posible comprobarse que sufrieron alteraciones.
Estas constancias sólo son emitidas por los Prestadores de Servicios de Certificación –quienes a su vez están autorizados por la Secretaría de Economía.
Medidas para la digitalización de documentos en soporte físico según la NOM 151
Cuando una empresa desea digitalizar documentos físicos que son o fueron parte de una transacción comercial, la NOM 151 establece una serie de medidas que se deben de cumplir para este fin.
Formato
La empresa que digitaliza el documento podrá elegir con libertad el formato, siempre y cuando sea un formato estándar que permita que el contenido sea visualizado con un software disponible en el mercado y con acceso a cualquiera.
Niveles de calidad
El documento digitalizado tiene que ser completamente fiel a su versión física; dicha fidelidad, según establece la NOM 151, deberá ser corroborada mediante las firmas digitales del comerciante y el PSC.
Niveles de calidad requeridos según los formatos de archivos electrónicos
Representaciones gráficas
200 pixeles por pulgada o superior para representaciones visuales en blanco y negro, color o escala de grises.
Audio
La frecuencia de muestreo deberá ser de 44.1kHZ y 16 bits o más.
Video
La resolución de los videos deberá ser de 352 píxeles de ancho por 288 de alto o más, según el formato CIF establecido en la H.261 de la ITU (International Telecommunication Union).
De forma general, sin importar el formato del documento físico, se debe garantizar la conservación del mensaje original con integridad. Por ello la NOM 151 establece que:
- Los documentos electrónicos respetarán la geometría o aspecto de origen en cuestión de tamaños y proporciones.
- Se tendrá apego estricto a la codificación y cantidad de imágenes por segundo si se tratan de videos.
- Los documentos digitalizados no estarán disponibles para cualquier modificación o consulta sino hasta que la constancia de conservación de mensajes de datos haya sido emitida por un Prestador de Servicios de Certificación debidamente autorizado.
- Los documentos no tendrán gráficos o caracteres que no se encuentren en el archivo original.
Cualquier omisión a lo mencionado anteriormente implicará que la NOM 151 no ha sido cumplida y por ello el procedimiento de captura deberá realizarse de nueva cuenta.
Beneficios de la NOM 151 para las empresas
La NOM 151 tiene como objetivo brindar medidas que eviten la modificación fraudulenta de archivos digitales en materia empresarial. Por ello, su principal beneficio es que otorga a las entidades involucradas en acuerdos comerciales que estos serán respetados conforme fueron pactados, incluso cuando los documentos han sido digitalizados en formatos que pudieran permitir su modificación.
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