Historia y contexto
easyJet es la aerolínea líder de Europa y ofrece una combinación única de la mejor red de rutas que conecta los principales aeropuertos europeos, tarifas competitivas y un servicio amigable. La compañía opera más rutas populares en Europa que cualquier otra aerolínea y transportó más de 96 millones de pasajeros en 2019, de los cuales más de 16 millones viajaron por negocios. Cuenta con más de 300 aeronaves, cerca de 1.000 rutas hacia más de 150 aeropuertos en 35 países, y más de 300 millones de europeos viven a menos de una hora de un aeropuerto de easyJet.
Durante gran parte de sus 26 años de historia, la sede de Luton fue un centro de intensa actividad, donde alrededor de 1.500 empleados trabajaban la mayor parte de la semana.
"Tradicionalmente, nuestras oficinas del Campus de Luton estaban siempre llenas de actividad. A medida que crecíamos, encontrar salas de reuniones o escritorios disponibles se convirtió en un desafío. Incluso antes de la pandemia, ya estábamos explorando formas de adoptar prácticas de trabajo más inteligentes y hacer un uso más eficiente de nuestro entorno laboral para fomentar una mayor colaboración", explica Simon Cunniffe, Director de Servicios para Empleados de easyJet.
Desafío Empresarial
Para avanzar hacia un modelo más flexible, easyJet planificó un programa de trabajo híbrido y se propuso replantear el lugar de trabajo a partir de algunas preguntas fundamentales:
- ¿Cambiarían las personas sus hábitos laborales cuando estuvieran en la oficina?
- ¿Cómo podía easyJet ayudar a sus empleados a aprovechar mejor su tiempo presencial?
- ¿Seguiría siendo necesario disponer de la misma cantidad de espacio físico de oficinas?
El éxito del proyecto dependía de escuchar activamente a los empleados y adaptar el entorno de trabajo a las necesidades cambiantes de los equipos. La pandemia de COVID-19 aceleró aún más el programa de trabajo híbrido, modificando las necesidades tanto de los espacios como de las personas: aunque la aerolínea estuvo temporalmente sin operar vuelos, sus equipos continuaron atendiendo a clientes afectados y preparando la reanudación de las operaciones.
Como aerolínea, la seguridad siempre fue la máxima prioridad de easyJet. La empresa identificó la reserva gestionada de escritorios como un componente clave para el regreso seguro de los empleados a las oficinas, y buscaba una solución que permitiera reservar espacios de trabajo flexibles mientras su equipo especializado en bioseguridad redefinía los estándares de seguridad.
"Tan pronto como nuestros empleados pudieron comenzar a regresar al lugar de trabajo, quisimos asegurarnos de que tuvieran la oportunidad de volver a pasar tiempo en la oficina. Eso significó actuar rápidamente para gestionar y habilitar una nueva forma de trabajo híbrido, promoviendo conversaciones dentro de los equipos sobre flexibilidad y, al mismo tiempo, respetando las pautas necesarias para mantener a todos seguros", señaló Charlie Rainer, Director de Tecnología Corporativa de easyJet.
Solución RICOH
Para seleccionar al socio adecuado, easyJet emitió una solicitud de propuesta con requisitos técnicos específicos. Además de la reserva de escritorios y espacios colaborativos, la solución debía ofrecer alto nivel de accesibilidad, integración con el entorno Microsoft de la compañía, y capacidad para comprender y analizar el uso de los espacios de trabajo. Tras evaluar varias alternativas, easyJet eligió RICOH Spaces.
"Debido a la importancia de nuestro programa de trabajo híbrido, queríamos trabajar con un socio con experiencia demostrada en proyectos sensibles a los tiempos de implementación. Tenemos una relación de larga data con Ricoh, que ya había gestionado con éxito varios programas para nosotros", comentó Simon Cunniffe.
"RICOH Spaces demostró ser una solución extremadamente sólida durante nuestro análisis comparativo. Además, al ser una solución relativamente nueva, vimos una oportunidad única para influir en su hoja de ruta. Lo más importante es que va mucho más allá de la reserva de escritorios; es una plataforma integral de mejora del entorno laboral, con potencial para futuros proyectos como sensores IoT y gestión de salas de reuniones", agregó Charlie Rainer.
Después de exhaustivas pruebas con usuarios, easyJet trabajó junto a Ricoh para implementar la solución inicialmente como piloto y posteriormente extenderla a toda la organización. Durante la fase piloto se realizaron encuestas semanales para recopilar comentarios, identificar mejoras y compartirlas con Ricoh para optimizar la plataforma.
Para reservar un espacio de trabajo, los empleados utilizan la aplicación móvil o la versión web de RICOH Spaces y luego escanean un código QR en el escritorio reservado para registrar su llegada. Actualmente, se recomienda asistir al campus de Luton hasta tres días por semana, según las necesidades de cada función. El equipo de Property Management, por su parte, utiliza las herramientas de informes de RICOH Spaces para analizar el uso actual e histórico de los espacios y planificar cambios futuros.
"Ricoh fue extremadamente valioso durante la implementación, especialmente sus desarrolladores principales. El proyecto tenía requisitos únicos que hicieron que el proceso fuera exigente, pero Ricoh siempre estuvo disponible para brindar apoyo. Incluso hicieron un esfuerzo adicional participando en reuniones cuando era necesario para mantener el impulso del proyecto", destacó Charlie Rainer.
Resultados
Gracias a RICOH Spaces, easyJet logró un regreso seguro y confiable al trabajo presencial. La solución generó confianza entre los empleados al demostrar que existían medidas sólidas para reducir riesgos y proteger su bienestar, permitiendo gestionar el número de personas presentes y bloquear determinados escritorios para asegurar el distanciamiento físico.
"Desde la implementación del trabajo híbrido con RICOH Spaces, hemos observado un nivel muy positivo de adopción. Cuando están en la oficina, las personas valoran especialmente la mayor flexibilidad, incluida la posibilidad de elegir escritorios cercanos a compañeros clave para fomentar una colaboración más efectiva", afirmó Simon Cunniffe.
A través de las herramientas analíticas integradas, easyJet está obteniendo información valiosa sobre el uso de los espacios que ayuda a orientar futuras decisiones laborales e inmobiliarias.
"RICOH Spaces nos ha ayudado a descubrir aspectos inesperados sobre el trabajo híbrido. Por ejemplo, la colaboración en la oficina ahora significa mucho más que reuniones formales. Para quienes trabajan principalmente desde casa, una parte importante de la colaboración consiste en encuentros informales con colegas, tomando un café y conversando sobre proyectos o temas cotidianos", destacó Charlie Rainer.
"El análisis proporcionado por RICOH Spaces también nos ha permitido comprender mejor nuestras necesidades de espacio. Identificamos rápidamente que el trabajo híbrido significaba que ya no necesitábamos superficies tan grandes de oficinas, lo que nos permitió utilizar nuestras instalaciones de forma mucho más rentable", añadió Simon Cunniffe.
Actualmente, easyJet planea expandir el uso de RICOH Spaces para continuar su transformación del lugar de trabajo. Entre los próximos proyectos se incluyen:
- Reserva de salas de reuniones.
- Herramientas de colaboración y comunicación para empleados.
- Gestión inteligente de espacios de estacionamiento.
"Ricoh sigue siendo un excelente socio para easyJet. Ofrece una prestación de servicios verdaderamente ágil y RICOH Spaces será una pieza central de nuestro modelo laboral en el futuro, a medida que seguimos refinando y desarrollando formas de trabajo cada vez más eficaces y colaborativas", concluyó Charlie Rainer.
Este caso demuestra como Ricoh continúa redefiniendo la forma de trabajar en la industria de transporte y logística, creando espacios inteligentes donde las reuniones comienzan a tiempo, la comunicación fluye sin obstáculos y los equipos pueden enfocarse en lo que realmente importa. Una propuesta de valor que genera resultados en LATAM y en todo el mundo.
Ricoh Latin America junto aeasyJet , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:
Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.
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