6 retos que te vas a encontrar al instalar un ECM y cómo superarlos

¿Estás planeando aumentar la digitalización de tu negocio a través de un sistema de Gestión de Contenido Empresarial (Enterprise Content Management System o ECM)?

El primer paso es comprender a fondo tus necesidades como empresa, después elegir la mejor solución para estas necesidades y por último, planear la implementación. Lograr una implementación fluida es emocionante, ya que genera procesos automatizados que impulsan la eficiencia, la productividad y el retorno de inversión. Sin embargo, una mala planeación puede ser frustrante, impidiendo su aceptación dentro de la empresa y reduciendo la posibilidad de que el personal utilice correctamente esta nueva tecnología.

Por ello, en Ricoh Latin America abordamos algunos de los retos que conlleva aplicar un software de Gestión de Contenido Empresarial y cómo resolverlos, para que tus equipos de trabajo tengan una experiencia positiva de la nueva aplicación desde el comienzo:

Elegir una solución que pueda satisfacer futuras necesidades del negocio: El paso de requerir asistencia manual del equipo de TI a la modalidad de servicio remoto en la nube (Cloud Services) ha sido el hito tecnológico de los últimos 10 años ya que puede solicitarse exclusivamente cuando se requiere, lo que resulta en una planeación de presupuesto más certera. No cometas el error de buscar una solución que se ajuste perfectamente a las necesidades actuales de tu negocio sin considerar el crecimiento a futuro del mismo. Es importante comprender las metas de tu empresa para seleccionar un sistema que crezca contigo. Es aquí donde “la nube” ofrece una ventaja perceptible. De este modo es fácil aumentar capacidad y añadir capacidades rápidamente.

Definir el alcance correcto: El alcance se traduce como lo que pretendes incluir en la automatización, y algunas veces, pero no menos importante, lo que pretendes dejar fuera por el momento o eliminar por completo. Alcance se refiere a la documentación pertinente para incluir y clasificar dentro del ECM, los departamentos que van a utilizar el software y cuáles son los procesos que se planea automatizar.

Obtener la aceptación de los usuarios finales: Si los equipos de trabajo de todos los niveles no aceptan el nuevo sistema y no consideran que éste va a tener un impacto positivo, es muy probable que la productividad se vea afectada. Cuando los empleados no saben lo que está ocurriendo o el porqué se están efectuando cambios, es común que sientan miedo de lo desconocido y se aferren firmemente al proceso que ya conocen. Comunícate con ellos regularmente, escucha sus inquietudes y prepárate para explicar de manera clara los beneficios de los nuevos procesos. Procura ser especifico. Realizar una revisión precisa de los flujos de trabajo actuales antes de crear los nuevos.

Realizar una revisión precisa de los flujos de trabajo actuales antes de crear los nuevos: Muchas veces las empresas esperan que los procesos automatizados sean un reflejo exacto de los procesos manuales que utilizan actualmente, pero la realidad es que las formas de trabajo existentes son solo el punto de partida. A veces, los procesos que se utilizan no están bien documentados. Por esto es importante incorporar expertos en la materia y puedan hacer un mapeo adecuado de los procesos actuales. Ellos identifican las funciones primordiales de cada equipo, trabajan con ellos para comprender como funcionan los procesos que realizan al día de hoy para poder encontrar las actividades que son clave, así como los cuellos de botella y frustraciones existentes.

Pasar de la prueba a la puesta en marcha demasiado rápido: Encontrar el momento para dejar la prueba y pasar a la implementación, es un paso delicado ya que requiere de comunicación clara y completa cooperación de todos los lideres de los diferentes departamentos de la compañía, el área de TI, los equipos que ya están en proceso de automatización y tu proveedor. Realiza pruebas tempranas y de manera constante para evitar sorpresas posteriores que puedan ocasionar disrupciones en tu negocio. Las pruebas te ayudan a resolver cuestiones inconclusas y demostrar el progreso obtenido en reuniones de revisión periódicas. También es clave involucrar varios equipos ya que la prueba resultará mucho más en resultados si ésta es abordada desde diferentes puntos de vista con personas con varias habilidades y responsabilidades laborales.

Desarrollar políticas y procedimientos rigurosos con actualizaciones programadas: Tómate el tiempo de redactar políticas de uso claras y un manual de procedimientos con documentación técnica detallada donde se incluyan opciones de diseño y ajustes de configuración del sistema. Esto ayudara a tus empleados actuales y nuevos a conocer el sistema y solucionar problemas que pudieran surgir. Es recomendable revisar al menos una vez al año estas políticas para asegurarse que se mantienen vigentes y que cuentan con todas las actualizaciones que pudieran surgir a medida que evolucionan los procesos comerciales de la empresa.

Una vez que tengas claro en dónde estás y a dónde quieres llegar con un sistema de ECM, podrás ir hacia delante de forma correcta, evitando problemas que pueden hacer que la implementación sea un dolor de cabeza. Cumple con tu plan, haz que todos tus colaboradores se involucren, prueba y documenta tus procesos y entonces verás cómo prospera un lugar de trabajo eficiente y organizado.

Para conocer más de los ECM da clic aquí:

https://www.ricoh-americalatina.com/es-mx/productos/pd/software/gestión-de-documentos/gestión-del-flujo-de-trabajo/docuware/_/R-DWCL10-PS1

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