Automatize as finanças de sua empresa: comece com estes 3 processos
Ajude seus funcionários a imprimir documentos importantes fora do escritório quando estiverem usando seus próprios dispositivos.
A automação do processo contábil e financeiro de sua empresa representa uma enorme oportunidade para que os diretores financeiros (CFOs) se destaquem em seu papel: melhorar as operações e reduzir custos, enquanto potencializam a automação para se tornar uma figura-chave na condução de iniciativas de transformação de processos digitais em toda a empresa.
De acordo com um estudo recente1, quase 3 em cada 4 organizações têm um projeto de transformação do processo financeiro ativo. A adoção desta mudança gera benefícios a longo prazo para a empresa.
Automatize as finanças de sua empresa: comece com estes 3 processos
Contas a pagar
Existe uma ampla variedade de melhorias que podem ser obtidas pela automatização do gerenciamento do processo de fatura. Considere que qualquer nível de eficiência no gerenciamento de faturas é difícil de ser alcançado quando as faturas são enviadas em papel. É comum que uma fatura em papel fique na pasta de correio de quem aprova por uma semana, ou que se perca completamente, resultando em mais horas de correria dos funcionários, assim como a probabilidade de perder os descontos no pagamento antecipado.
Entretanto, com o fluxo de trabalho digital, disponível através de um sistema de gerenciamento de documentos, as informações passam pela organização da maneira mais eficiente possível. A equipe é entào alertada automaticamente para corrigir erros ou buscar informações adicionais, em vez de esperar até que eles precisem corrigir os erros. A identificação instantânea da nota fiscal, o encaminhamento flexível para os tomadores de decisão corretos e anotações e observações fáceis são fundamentais para automatizar o processo.
Compras e Aquisições
As incluem os processos pelos quais os requerimentos comerciais são traduzidos em documentação do fornecedor; a gestào das relações com o fornecedor; e, finalmente, a encomenda de bens e serviços necessários para produzir um produto ou fornecer um serviço. As equipes de compras podem se afogar em uma infinidade de documentos, arquivos, formatos e sistemas incompatíveis. A digitalização de informações é um primeiro passo crítico para a melhoria do processo.
Fechamento do mês
Uma vez que os processos centrais descritos acima tenham sido automatizados, as empresas devem se concentrar na incorporação dessas melhorias em um esforço de todo o departamento para otimizar o processo de fechamento mensal.Isto libera tempo para o pensamento estratégico. A equipe financeira pode entender melhor as implicações dos dados que eles reportam em vez de apenas os números em si.
Uma solução de gerenciamento de documentos deve integrar-se facilmente a qualquer sistema financeiro, contábil e ERP que execute as operações financeiras de uma empresa. Uma decisão de gerenciamento de documentos não é apenas uma questào de como e onde os documentos eletrônicos são armazenados; seu objetivo é automatizar os processos comerciais. Estes processos, e muitos outros, tanto dentro das finanças como ligados a processos contábeis, se sobrepõem. Portanto, tenha cuidado com soluções pontuais que resolvam um único problema, mas deixem você exposto a maiores riscos em todos os departamentos..
É evidente que a automação de processos tem benefícios consideráveis para os negócios, clientes e resultados. Você pode acelerar a transformação digital de seu departamento de contabilidade com DocuWare para o processamento de faturas, que é pré-configurado e baseado em nuvens. DocuWare reuniu os principais requisitos e pontos de decisão que a maioria das empresas compartilham. Estes denominadores comuns foram entào integrados em fluxos de trabalho digitais fáceis de implementar. Esta solução completa pode estar pronta e funcionando em apenas alguns dias.
