4 desafíos para optimizar tus procesos de facturación y pagos

Mejorar el flujo de facturas y pagos, realizar un seguimiento de los cambios fiscales y normativos y gestionar equipos remotos son algunos de los desafíos actuales a los que se enfrentan los departamentos de finanzas y contabilidad.

Desafíos comunes que resuelve el procesamiento de facturas:

1. La entrada manual de datos provoca pérdida de productividad

Si un departamento utiliza procesos basados en papel, es posible que los colaboradores dediquen una gran parte de su tiempo a la entrada manual de datos. Esto reduce la eficiencia y aumenta el potencial de error humano. Incluso si se usa un sistema para compartir archivos como Google Drive o SharePoint o un módulo de ERP o sistema de contabilidad, no se está aprovechando al máximo los beneficios de la digitalización.

Se está perdiendo la captura de documentos automatizada, un repositorio de documentos centralizado, capacidad de búsqueda en todos los departamentos y la capacidad de escalar a medida que crece el negocio. La integración del software de contabilidad o ERP con un sistema de administración de documentos elimina la entrada manual de datos y la duplicación de esfuerzos que se produce cuando los datos deben ingresarse en más de un sistema. Por ejemplo, si los datos de la orden de compra ya están ingresados en el software de contabilidad, no será necesario volver a escribirlos. La información se comparte automáticamente con el sistema de gestión de documentos.

2. Procesos comerciales no documentados

Algunos procesos solo existen en la cabeza de ciertos colaboradores. Esto hace que un departamento dependa del conocimiento institucional de personas específicas. Si uno de ellos deja la empresa, es un problema. Y es difícil garantizar que siempre se sigan los procesos correctos.

Cuando se configuran procesos y flujos de trabajo de facturas digitales en un sistema de gestión de documentos, el proceso oficial se sigue automáticamente. Los pasos se definen de acuerdo con las reglas de negocio y se integran en los flujos de trabajo. Además, los registros de auditoría realizan un seguimiento de las actividades, como las aprobaciones, para garantizar que las facturas y otros documentos dependientes del proceso se sometan a las mejores prácticas establecidas por la administración.

3. No hacer los pagos a tiempo

El procesamiento lento de facturas puede resultar en tarifas adicionales, retenciones de crédito y suspensión de entregas. Por otro lado, se pierden los descuentos por pago anticipado. El procesamiento manual dificulta el seguimiento de los plazos y la identificación de cuellos de botella. Una solución digital reduce significativamente el tiempo entre la recepción, aprobación y pago de una factura, ayudando a realizar un seguimiento automático de las fechas de vencimiento de los pagos, enviar recordatorios, enrutar las facturas al aprobador designado o a una persona de respaldo si el aprobador está fuera de la oficina.

4. Falta de eficiencia durante las auditorías

No es deseable que un equipo pase semanas o meses compilando y organizando archivos para prepararse para una auditoría. En un sistema basado en papel, los colaboradores extraen archivos y documentos individuales y hacen fotocopias. Esto genera estrés y el tiempo adicional que dedican a responder las preguntas del auditor les impide realizar su trabajo diario.

Un sistema de facturación electrónica ayuda a ahorrar enormes cantidades de tiempo y esfuerzo. Los documentos están organizados en un sistema seguro que facilita compartir rápidamente los archivos requeridos con los auditores, se asegura de que nunca se pierda o se archiven facturas o documentos de respaldo de manera errónea.

En conclusión, con una solución accesible, escalable y fácil de usar puedes agilizar el procesamiento de facturas, cumpliendo con las normativas y los tiempos de pago.

¿A qué esperas para resolver estos desafíos y tomar ventaja de la tecnología?

Conoce Ricoh Smart Invoice Processing aquí