4 desafios para otimizar seus processos de emissão de faturas e pagamentos
Melhorar o fluxo de emissão de faturas e a realização de pagamentos, realizar o acompanhamento das mudanças fiscais e de outras normas e gerenciar equipes remotas são alguns dos desafios atuais que enfrentam os departamentos financeiros e de contabilidade.
Desafios comuns que envolvem o processamento de faturas:
1. A entrada manual de dados provoca perda de produtividade
Se um departamento utiliza processos baseados em papel, é possível que os colaboradores dediquem uma grande parte de seu tempo à entrada manual de dados. Isso reduz a eficiência e aumenta o potencial de erro humano. Mesmo se é utilizado um sistema para compartilhar arquivos como Google Drive ou SharePoint ou um módulo de ERP ou sistema de contabilidade, não se está aproveitando ao máximo os benefícios da digitalização.
A empresa está perdendo a captura de documentos automatizada, um repositório de documentos centralizado, capacidade de busca em todos os departamentos e a capacidade de ganhar escala na medida em que cresce o negócio. A integração do software de contabilidade ou ERP com um sistema de administração de documentos elimina a entrada manual de dados e a duplicação de esforços que se produz quando os dados devem ingressar em mais de um sistema. Por exemplo, se os dados de ordem de compra já estão imputados no software de contabilidade, não será necessário voltar a inseri-los. A informação é compartilhada automaticamente com o sistema de gestão de documentos.
2. Processos comerciais não documentados
Alguns processos existem apenas na cabeça de certos colaboradores. Isto faz com que um departamento dependa do conhecimento institucional de pessoas específicas. Se um deles deixa a empresa, é um problema. É difícil garantir que sempre sejam seguidos os processos corretos.
Quando se configuram processos e fluxos de trabalho com faturas digitais em um sistema de gestão de documentos, o processo oficial é seguido automaticamente. Os passos são definidos de acordo com as regras de negócio e se integram aos fluxos de trabalho. Além disso, os registros de auditoria realizam o seguimento das atividades, como as aprovações, para garantir que as faturas e outros documentos dependentes do processo sejam submetidas às melhores práticas estabelecidas pela administração.
3. Não fazer os pagamentos a tempo
O processamento lento de faturas pode resultar em tarifas adicionais, retenções de crédito e suspensão de entregas. Por outro lado, pode-se perder os descontos por pagamento antecipado. O processamento manual dificulta o cumprimento dos prazos e a identificação de gargalos. Uma solução digital reduz significativamente o tempo entre a recepção, aprovação e pagamento de uma fatura, ajudando a realizar o seguimento automático dos prazos de vencimento dos pagamentos, enviar lembretes, endereçar as faturas ao aprovador designado ou a um substituto se o aprovador está fora do escritório.
4. Falta de eficiência durante as auditorias
Não é desejável que uma equipe passe semanas ou meses compilando e organizando arquivos para preparar-se para uma auditoria. Em um sistema baseado em papel, os colaboradores extraem arquivos e documentos individuais e fazem fotocópias. Isso gera estresse e o tempo adicional que dedicam a responder as preguntas do auditor lhes impede de realizar seu trabalho diário.
Um sistema de Faturamento eletrônico ajuda a economizar enormes quantidades de tempo e esforço. Os documentos estão organizados em um sistema seguro e que facilita compartilhar rapidamente os arquivos requeridos com os auditores, se assegura de que nunca se perca ou se arquivem faturas ou documentos comprobatórios de maneira errada.
Concluindo, com uma solução acessível, escalável e fácil de usar, você pode agilizar o processamento de faturas, cumprindo as normas e os prazos de pagamento.
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