Implementar de forma eficaz o Smart Working em sua empresa

Por Marcelo Szabo, Gerente de Produtos de Comunicação Visual - Tecnologias Emergentes, Ricoh América Latina

As novas tecnologias revolucionaram o local de trabalho. Não apenas estamos vendo o surgimento de novas profissões, mas também estamos conversando com as já existentes. O trabalho ultrapassou os limites do tradicional chão de fábrica. Hoje, os funcionários podem realizar suas atividades em casa, em seus próprios espaços ou em espaços de coworking, da mesma forma que fazem no escritório. Como outras formas de trabalho inteligente, o teletrabalho ou trabalho remoto não só permite maior flexibilidade em termos de presença, mas também em termos de horário de trabalho. Para os profissionais, é cada vez mais importante coordenar o trabalho e a vida pessoal, o trabalho e os estudos.

Para obter um esquema eficaz de trabalho inteligente, as organizações precisam promover a colaboração empresarial. Ela se baseia na realização de todo o potencial derivado do talento e da interação das pessoas por meio do uso frequente de tecnologias que permitem a comunicação e a interatividade e a transformação física dos espaços de trabalho em centros de recursos de valor agregado. A colaboração empresarial é centrada nas pessoas e requer uma cultura corporativa que promova o trabalho em equipe para impulsionar a produtividade dos negócios e melhorar a experiência do usuário, tornando-se um fator estratégico para o crescimento das organizações.

Nesse contexto, a Ricoh destaca quatro fatores a serem considerados ao implementar planos eficazes de Smart Working:

1) Análise do capital humano e do fluxo atual de informações comerciais: as organizações devem mapear a estrutura atual de sua força de trabalho. As áreas e funções de negócios com maior probabilidade de serem afetadas pela revolução da cultura de trabalho são então identificadas e priorizadas. O objetivo é encontrar o equilíbrio certo entre velocidade, custo e qualidade para reformular a estratégia de gestão de pessoas.

Além disso, é preciso garantir que as informações fluam por meio do uso da tecnologia certa e que as pessoas trabalhem lado a lado com essa tecnologia, capacitando-as a gerenciar os dados que vão do ponto A ao ponto B. O objetivo final é ter as informações certas, para as pessoas certas, onde e quando elas forem necessárias. O compartilhamento de informações pode ter um impacto significativo nos resultados comerciais tangíveis, como aumento da produtividade, redução de custos e aumento das receitas. Para isso, é necessário identificar as ações necessárias para tornar as informações um facilitador na transformação das políticas de trabalho flexível.

2) Expandir o uso de espaços de colaboração: garantir que os funcionários possam trabalhar de forma eficiente, estejam eles no escritório ou a quilômetros de distância, pode ser um desafio para os líderes empresariais. Para resolver esse problema, a Ricoh desenvolveu as Huddle Rooms. Esses são espaços inteligentes projetados para tornar mais rápido e fácil para as pessoas participarem de uma reunião. Normalmente, essas salas podem acomodar até seis pessoas e são baseadas na tecnologia UCS (Unified Communication Services) da Ricoh. Esse sistema é um dispositivo seguro e de baixo custo que permite a intercomunicação entre várias Huddle Rooms, bem como entre computadores e dispositivos móveis. Ele também inclui sensores de parede de curto alcance (sem a necessidade de instalar suportes ou dispositivos de agrupamento) para uma colaboração ininterrupta e dinâmica.

3) Concentre-se na experiência do funcionário ao implementar a tecnologia: as evidências sugerem que a implementação de soluções de colaboração empresarial está ligada à melhoria da experiência do usuário por meio da integração de diferentes ferramentas, tecnologias e dispositivos, resultando em maior produtividade. Esse é precisamente o principal benefício de uma boa cultura de colaboração empresarial para as empresas, cujas prioridades atuais são obter maior agilidade na maneira como trabalham e promover uma maneira mais digital de trabalhar. Para melhorar a eficiência das reuniões, as empresas estão enfatizando a necessidade de aumentar o uso de videoconferências, de realizar um grande número de reuniões e de convocar reuniões somente se forem necessárias.

4) Programas de treinamento para maximizar as ferramentas de colaboração disponíveis: nesse sentido, é importante fornecer à empresa um conjunto de programas de treinamento que ajude a desenvolver as habilidades dos funcionários para trabalhar de forma colaborativa e usar a tecnologia associada para compartilhar conhecimento. Dessa forma, as habilidades e os talentos se complementam, reduzindo os pontos fracos e aprimorando os pontos fortes. Isso também incentiva a criatividade e o aprendizado, aprimorando o design e aumentando a eficiência e a produtividade.

Para concluir, lembre-se de que os espaços de trabalho motivadores não se resumem a redes com assentos, sofás ou consoles. Fornecer ferramentas e espaços para o trabalho colaborativo e a realização de metas é o mais gratificante. O que é importante para os teletrabalhadores é entender que, nesse modo, é essencial manter contato para garantir que o trabalho seja feito de forma eficiente, e as soluções de colaboração aprimorarão essa comunicação e aumentarão a interação com os talentos. Aqui, a Ricoh oferece soluções dentro do conceito corporativo “Wokplace Collaboration” com gerenciamento unificado que vai desde a infraestrutura até a integração de hardware e software, desde o redesenho do espaço até o apoio às pessoas na adoção de novos hábitos digitais.