Ricoh Latin America se alía con Validated ID para automatizar el proceso de la firma electrónica de documentos
Weston a 26 de febrero 2024 – En un mundo digital y con una fuerza laboral cada más más distribuida, las empresas están enfocándose en la automatización de procesos para aumentar la eficiencia. Esto incluye la firma electrónica de documentos en cualquier dispositivo móvil. En este contexto, Ricoh Latin America ha firmado una alianza con Validated ID, empresa global de soluciones de firmas digitales con alta robustez jurídica y fáciles de usar.
La tecnología de Validated ID se integrará a la suite de soluciones para flujos de trabajo digitales, Smart Flow de Ricoh, con el fin de brindar una solución de firma electrónica con alta seguridad y que permite agilizar el proceso de forma significativa.
Impulsando la hiperautomatización empresarial con soluciones digitales
A menudo, las soluciones de firma digital se enfocan únicamente en el momento de la firma, pero cualquier proceso que requiera la firma de documentos va mucho más allá. Tareas como la gestión de la documentación o la validación por parte de diferentes interlocutores también forman parte del proceso y, en ocasiones, pueden consumir muchos recursos al ejecutarse de forma manual.
Por ejemplo, la contratación de colaboradores es un proceso complejo que implica mucho más que simplemente firmar un contrato laboral. Antes de llegar a la firma, se debe seguir un proceso que involucra la validación por parte de dirección para la incorporación de un nuevo empleado, la publicación de una oferta de empleo en portales de trabajo, la programación de entrevistas, así como el envío y gestión de documentación. Estas tareas manuales pueden consumir mucho tiempo y recursos valiosos de la empresa. La automatización de estas tareas puede eliminar significativamente este reto, pero no se logra únicamente implementando un software de firma digital. Es necesario integrar este tipo de tecnología con soluciones de gestión documental y de procesos para cubrir todas las fases del proceso.
De esta manera, se pueden evitar tareas manuales como la selección manual de CV, la pérdida de trazabilidad en las comunicaciones con los candidatos o la dispersión de la documentación en diferentes sistemas informáticos o incluso en archivadores físicos.
Beneficios empresariales al instante
La firma electrónica permite enviar y firmar documentos de forma remota, lo que evita la necesidad de reunirse en persona o esperar a que los documentos lleguen por correo postal. Mientras que las plataformas de gestión documental como Docuware proporcionan un control completo sobre todo el proceso, permitiendo saber cuántos documentos están pendientes de firma y cuáles ya han sido firmados. Cuando el volumen de documentos es alto, gestionar esta parte del proceso manualmente puede ser una tarea muy compleja. Además, es posible establecer flujos de aprobación para agilizar las validaciones de documentación por parte de cualquier interlocutor, lo que contribuye a la eficiencia del proceso en su totalidad.
La firma electrónica de Validated ID utiliza tecnología de cifrado que garantiza la integridad de los documentos durante el proceso de firma y verifica la identidad del firmante, reduciendo así el riesgo de fraude. Después de la firma, los documentos se almacenan en un gestor documental alojado en la nube que utiliza cifrado AES, el estándar estadounidense para documentos ultrasecretos, ofreciendo el más alto nivel de confidencialidad. De esta manera, toda la documentación está protegida no solo ante desastres naturales, sino también ante posibles ataques informáticos, lo que aumenta la seguridad de la empresa y la tranquilidad de clientes y proveedores.
Con esta alianza, Ricoh Latin America sigue fortaleciendo su portafolio de soluciones como compañía de servicios digitales. En conjunto con Validated ID, la implementación de soluciones de firma electrónica y gestión documental permite a los equipos de trabajo eliminar tareas manuales como el procesamiento de documentos, validaciones y reuniones físicas para firmar un documento, lo que aumenta su productividad. Al liberar tiempo, los colaboradores pueden enfocarse en tareas que aporten mayor valor a la empresa, lo que a su vez les brinda mayor satisfacción en el trabajo.
