Ricoh América Latina se alia à Validated ID para automatizar o processo de assinatura eletrônica de documentos
Weston, EUA, 26 de fevereiro de 2024 – Em um mundo digital e com uma força de trabalho cada vez mais distribuída por diferentes locais, as empresas estão se focando na automatização de processos para aumentar a eficiência. Isto inclui a assinatura eletrônica de documentos em qualquer dispositivo móvel. Neste contexto, a Ricoh América Latina firmou uma aliança com a Validated ID, empresa global de soluções de assinaturas digitais com alta robustez jurídica e fáceis de usar.
A tecnologia da Validated ID se integrará ao conjunto de soluções para fluxos de trabalho digitais Smart Flow, da Ricoh, com o objetivo de ofertar também uma solução de assinatura eletrônica com alta segurança e que permite agilizar o processo de forma significativa.
Impulsionando a hiper automatização empresarial com soluciones digitais
Frequentemente, as soluções de assinatura digital são focadas unicamente no momento de assinatura, mas qualquer processo que requeira a assinatura de documentos vai muito mais além disso. Tarefas como a gestão da documentação ou a validação por parte de diferentes interlocutores também fazem parte do processo e, em muitas ocasiões, podem consumir muitos recursos ao serem executados de forma manual.
Por exemplo, a contratação de colaboradores é um processo complexo que implica muito mais do que simplesmente firmar um contrato de trabalho. Antes de chegar à assinatura, se deve seguir um processo que envolve a validação por parte da direção para a incorporação de um novo empregado, a publicação de uma oferta de emprego em portais de vagas de trabalho, a programação de entrevistas, assim como o envio e gestão da documentação. Estas tarefas manuais podem consumir muito tempo e recursos valiosos da empresa. A automatização destas tarefas pode eliminar significativamente este desafio, mas ele não é atingido unicamente implementando um software de assinatura digital. É necessário integrar este tipo de tecnologia com soluções de gestão documental e de processos para cobrir todas as fases do procedimento.
Desta maneira, se pode evitar tarefas manuais como a seleção manual de CV, a perda de rastreabilidade nas comunicações com os candidatos ou a dispersão da documentação em diferentes sistemas informáticos ou em arquivos físicos.
Benefícios empresariais em um instante
A assinatura eletrônica permite enviar e assinar documentos de forma remota, o que evita a necessidade de se reunir pessoalmente ou esperar que os documentos cheguem por correio. Enquanto isso, plataformas de gestão documental como Docuware, da Ricoh, proporcionam um controle completo sobre todo o processo, permitindo saber quantos documentos estão pendentes de assinatura e quais já foram assinados. Quando o volume de documentos é alto, gestionar esta parte do processo manualmente pode ser uma tarefa muito complexa. Além disso, é possível estabelecer fluxos de aprovação para agilizar as validações de documentação por parte de qualquer interlocutor, o que contribui com a eficiência do processo em sua totalidade.
A assinatura eletrônica da Validated ID utiliza tecnologia criptografada que garante a integridade dos documentos durante o processo de assinatura e verifica a identidade do assinante, reduzindo assim o risco de fraude. Depois da assinatura, os documentos são armazenados em um gestor documental alojado na nuvem que utiliza criptografia AES, o padrão norte-americano para documentos ultrassecretos, oferecendo o mais alto nível de confidencialidade. Desta maneira, toda a documentação está protegida não apenas de desastres naturais, como também diante possíveis ataques informáticos, o que aumenta a segurança da empresa e a tranquilidade de clientes e fornecedores.
Com esta aliança, Ricoh América Latina segue fortalecendo seu portfólio de soluções como companhia de serviços digitais. Em conjunto com a Validated ID, a implementação de soluções de assinatura eletrônica e gestão documental permite às equipes de trabalho eliminarem tarefas manuais como o processamento de documentos, validações e reuniões físicas assinar um documento, o que aumenta sua produtividade. Ao liberar tempo, os colaboradores podem ser focar em tarefas que aportem maior valor à empresa, o que lhes traz maior satisfação no trabalho.
