6 boas práticas para maximizar o uso de seu software de gestão e automação de documentos

Por Pablo Barrantes, Regional Manager - Digital Workflow de RICOH Digital Services

Desbloquear silos de informação e dar aos colaboradores acesso fácil aos documentos de que necessitam é um objetivo chave de qualquer nova forma de iniciativa de trabalho. Com as ferramentas de automação corretas, as empresas podem impulsionar uma maior colaboração e reduzir os processos manuais que são uma barreira à produtividade.

Considere isto antes de começar
A automação do fluxo de trabalho ajudará você a enfrentar os desafios da gestão da informação de uma maneira prática. Neste contexto, na Ricoh Latin America oferecemos estas etapas a serem levadas em conta na execução de seu projeto de gestão documental, a fim de torná-lo um sucesso.

1. Considere o ciclo de vida dos documentos
Analise o papel de cada tipo de documento, desde a captura até o uso ativo, arquivamento e aplicação:

• O que inicia o processo? um e-mail, um telefonema, um formulário eletrônico, um formulário em papel, uma carta chegando no correio.
• Qual é a primeira ação tomada com as informações?
• Quem está envolvido no processo? O documento requer revisão ou aprovação?
• É necessária a integração com outro sistema ou ERP?
• Existe um cronograma de retenção obrigatória para o documento? Em caso afirmativo, quanto tempo precisa ser retido?

2. Aproveite o poder da inteligência artificial (IA)
Os modelos de reconhecimento de caracteres (OCR) são uma ferramenta útil, mas eles têm limites. O software avançado, como DocuWare Intelligent Indexing, vai além e usa a IA para processar automaticamente documentos quando os campos de dados, tais como números de faturas e nomes de empresas, estão em lugares diferentes no documento, dependendo do fornecedor. O software pode escanear documentos eletrônicos e em papel para termos-chave e converter essas informações em dados indexados facilmente pesquisáveis.

3. Utilize o controle da versão digital do documento
O controle de versões assegura que os documentos mantenham sua integridade original, para que você não tenha que se preocupar em gerenciar várias cópias em papel ou ter várias versões eletrônicas editadas por pessoas diferentes.

Com o controle da versão digital ativado, quando um usuário autorizado abre um documento para editá-lo, seu status aparece como "verificado". O documento é então somente de leitura para outros usuários. Cada vez que um documento é verificado novamente, ele recebe automaticamente um novo número de versão.

Isto assegura que todos que fazem mudanças em um documento estão trabalhando com a versão mais recente. Versões anteriores podem ser vistas no histórico, que também mostra números de versão, status, data de gravação, comentários e o usuário que salvou o documento.

4. Estabelece regras para a atribuição de tarefas a grupos e não a uma única pessoa
A automação permite que você compartilhe informações com qualquer pessoa de sua equipe que precise de visibilidade em um processo de fluxo de trabalho. Além disso, todos os responsáveis pela conclusão de uma tarefa podem enxergar isso na solução. As atualizações por e-mail podem ser enviadas para alertá-lo sobre novas tarefas.

O fluxo de trabalho digital pode equilibrar a quantidade de trabalho atribuído a cada pessoa, direcionando novas tarefas para um colaborador. As exceções podem ser facilmente configuradas. Podem ser estabelecidas regras para reatribuir tarefas quando um membro da equipe está fora do escritório.

5. Use códigos de barras para acelerar a indexação de documentos em papel
Anexe um código de barras à primeira página de cada documento a ser agrupado. Por exemplo, se você receber muitas faturas em papel que deseja digitalizar e armazenar em uma única etapa, você pode usar um código de barras para identificar o campo de número da fatura e enviá-lo para uma pasta específica para revisão e aprovação.

6. Use uma função de automação para documentos relacionados
A ligação de documentos que fazem parte do mesmo processo comercial pode ser feita facilmente por meio da criação de um campo de dados comum. Os documentos associados podem então ser recuperados com um único clique.
Por exemplo, você pode armazenar um registro completo e seguro de todas as transações comerciais relacionadas a um cliente ou fornecedor, o que é inestimável durante uma auditoria. Estes registros podem incluir e-mails, contratos e outra documentação confidencial. Você pode acessar as informações imediatamente quando um auditor as solicitar, sem demora. Para mais informações, visite: DocuWare | Ricoh Latin America (ricoh-americalatina.com)