¿Cómo pueden beneficiar los flujos de trabajo digitales a su departamento de RRHH?

Durante una pandemia de COVID-19, el departamento de Recursos Humanos (RRHH) tuvo que reorientar sus actividades a las necesidades de un equipo de trabajo a distancia. Aunque muchos empleados siguen trabajando desde casa, la reanudación segura del lugar de trabajo es también un punto importante de la agenda de RRHH. A medida que las organizaciones responden a las cambiantes circunstancias económicas y sociales, los flujos de trabajo digitales les permiten centrarse en ayudar a sus empleados a afrontar los nuevos retos.

Las funciones administrativas de RRHH consumen mucho tiempo y trabajo cuando dependen de tecnología sin conexión, hojas de cálculo Excel, unidades compartidas y software sin capacidad para compartir datos. Con la automatización, el equipo de RRHH puede centrarse en cuestiones estratégicas como el compromiso de los empleados, preservar la cultura de la empresa programando eventos y formaciones, y ofrecer respuestas rápidas a los retos del lugar de trabajo a medida que surgen.

Áreas clave en las que la automatización de RRHH tiene un impacto:

Servir a los empleados en la era digital: los flujos de trabajo digitales protegen los archivos de los empleados en un almacenamiento cifrado. Con la automatización, los empleados que trabajan desde casa tienen fácil acceso a la información sobre cuentas de gastos de asistencia sanitaria y cuidado de niños, programas de asistencia a empleados y requisitos de tiempo libre. El personal de RR.HH. no sólo puede ver los documentos y el estado del flujo de trabajo desde cualquier lugar y dispositivo, sino que los empleados también pueden acceder a sus expedientes individuales con facilidad. El autoservicio del empleado y la rapidez de respuesta a las solicitudes de información ahorran tiempo y esfuerzo a todos.

Gestión de políticas y procedimientos: Cuando el departamento de RRHH promulga nuevas políticas y procedimientos, el software de gestión de documentos facilita la distribución y proporciona una ruta que confirma la recepción. Los formularios electrónicos hacen que la aprobación por parte de los empleados sea más rápida, sencilla y rentable.

Selección de equipos: Ahora que la mayoría de los procesos de selección se realizan en línea, resulta aún más valioso procesar automáticamente los CV enviados por correo electrónico, revisarlos y enviarlos al responsable de contratación. Una distribución electrónica interna del CV garantiza que todas las personas que vayan a entrevistar a un candidato tengan acceso a la información. En términos de eficiencia del flujo de trabajo de RR.HH., la configuración electrónica de las aprobaciones de contratación hace que el proceso sea coherente, al tiempo que crea una vía para realizar un seguimiento de todas las actividades de contratación.

Incorporación de empleados: Los primeros 90 días que un nuevo empleado pasa en una organización suelen determinar la rapidez con la que se convierte en un miembro comprometido de la plantilla. Algunos nuevos empleados, que fueron entrevistados en línea, pueden no tener la oportunidad de conocer a su jefe antes de empezar a trabajar. Una automatización de la incorporación garantiza que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y perfectamente equipados para que sus primeros días en el trabajo sean productivos y sin estrés.

Para asegurarse de que se cubren todas las bases, puede crear una lista de comprobación de las tareas necesarias, incluido el reconocimiento del puesto, los acuerdos de confidencialidad, los manuales del empleado y los planes de formación inicial. Puede gestionar fácilmente la incorporación de nuevos empleados para proporcionarles todos los elementos que necesitan para empezar, incluso si los artículos se entregan en sus domicilios en lugar de en su oficina.

Gestión del rendimiento: con la automatización, puede personalizar las plantillas de evaluación del rendimiento y fijar fechas para las revisiones automatizadas, al tiempo que recopila y almacena toda la información. Como las revisiones de contratación, las aprobaciones salariales, los aumentos anuales y los aumentos basados en el rendimiento se racionalizan en flujos de trabajo eficientes que benefician a la empresa y a los empleados. Por otro lado, dispondrá de un registro claro y coherente de la documentación que detalla el historial laboral de un empleado en caso de tener que tratar problemas de rendimiento.

En resumen: en el difícil panorama actual, las empresas ya no pueden permitirse ralentizar los procesos. Esto es especialmente importante para los departamentos de recursos humanos. La digitalización de procesos a través de soluciones como Docuware relacionadas con CV, solicitudes, formularios de incorporación, informes de nóminas y formularios fiscales y revisiones del rendimiento ahorra tiempo y aporta agilidad.