Como os fluxos de trabalho digitais podem beneficiar seu departamento de RH?

Durante a pandemia da COVID-19, o departamento de Recursos Humanos (RH) teve que redirecionar suas atividades para as necessidades de uma equipe de trabalho à distância. Embora muitos funcionários continuem trabalhando em casa, a retomada segura do local de trabalho é também um item importante na agenda do RH. À medida que as organizações respondem às mudanças das circunstâncias econômicas e sociais, os fluxos de trabalho digitais permitem que elas se concentrem em ajudar seus funcionários a enfrentar novos desafios.

As funções administrativas de RH são um trabalho demorado e intensivo quando dependem de tecnologia sem conexào, como planilhas Excel, drives compartilhados e software sem a capacidade de compartilhar dados. Com a automação, a equipe de RH pode se concentrar em questões estratégicas como o envolvimento dos funcionários, preservar a cultura da empresa agendando eventos e treinamentos e fornecer respostas rápidas aos desafios do local de trabalho à medida que eles surgem.

Principais áreas onde a automação de RH tem impacto:

Servindo aos funcionários na era digital: Os fluxos de trabalho digitais protegem os arquivos dos funcionários em armazenamento criptografado. Com a automação, os funcionários que trabalham em casa têm fácil acesso a informações sobre contas de despesas de assistência médica e cuidados infantis, programas de assistência aos funcionários e requerimentos de folgas. não apenas a equipe de RH pode visualizar documentos e status do fluxo de trabalho de qualquer lugar e em qualquer dispositivo, como também os funcionários podem acessar com segurança seus registros individuais. O autoatendimento dos funcionários e o tempo de resposta rápida às solicitações de informação economizam tempo e esforço para todos.

Gerenciamento de políticas e procedimentos: Quando o departamento de RH promove novas políticas e procedimentos, o software de gerenciamento de documentos facilita a distribuição e fornece um caminho que confirma o recebimento. Os formulários eletrônicos tornam a aprovação dos funcionários mais rápida, mais fácil e mais econômica.

Seleção de pessoal: Agora que a maioria dos processos seletivos é feito de forma on-line, é ainda mais valioso processar automaticamente os currículos enviados por e-mail, revisá-los e enviá-los para o gerente de recrutamento. A distribuição eletrônica interna do currículo garante que todos que estarào entrevistando um candidato a um emprego tenham acesso às informações. Em termos de eficiência do fluxo de trabalho de RH, o estabelecimento de aprovações de contratação eletronicamente torna o processo consistente, enquanto cria um caminho para acompanhar todas as atividades de contratação.

Onboarding de funcionários: Os primeiros 90 dias que um novo funcionário passa com uma organização, muitas vezes determinam a rapidez com que o funcionário se torna um membro engajado da força de trabalho. Alguns novos funcionários, que foram entrevistados de forma on-line, podem não ter a oportunidade de conhecer seu gerente antes de começar a trabalhar. A automação do onboarding assegura que os novos funcionários se sintam bem-vindos e perfeitamente equipados para tornar seus primeiros dias de trabalho produtivos e sem estresse.

Para ter certeza de que todas as bases estào cobertas, você pode criar uma lista de verificação de tarefas necessárias, incluindo reconhecimento de trabalho, acordos de confidencialidade, manuais de funcionários e planos de treinamento inicial. Você pode facilmente gerenciar o onboarding de nova contratações para fornecer aos funcionários todos os elementos que eles precisam para começar, mesmo que os itens sejam entregues em suas casas ao invés do seu escritório.

Gerenciamento de desempenho: Com a automação, você pode personalizar os modelos de avaliação de desempenho e definir datas para revisões automatizadas, enquanto coleta e armazena todas as informações. As revisões de contratação, aprovações salariais, aumentos anuais e aumentos baseados no desempenho são racionalizados em fluxos de trabalho eficientes que beneficiam a empresa e os funcionários. Por outro lado, você terá um registro claro e consistente da documentação que detalha o histórico de trabalho de um funcionário se você estiver lidando com questões de desempenho.

Em resumo: no atual cenário desafiador, as empresas não podem mais se dar ao luxo de desacelerar os processos. Isto é particularmente importante nos departamentos de recursos humanos. Os processos de digitalização através de soluções como Docuware relacionadas a currículos, aplicativos, formulários onboarding, relatórios de folha de pagamento e formulários fiscais e revisões de desempenho economizam tempo e trazem agilidade.