Caso de Éxito: Ashford Borough Council

Historia y contexto

Ashford Borough Council presta una amplia variedad de servicios comunitarios a aproximadamente 140.000 personas en el sudeste del Reino Unido, emplea a 750 personas y administra un presupuesto complejo pero ajustado.

Para el consejo municipal, las nuevas modalidades de trabajo remoto y online están transformando los modelos tradicionales de planificación de oficinas, por lo que encontrar formas más inteligentes de gestionar y optimizar el uso de los espacios de trabajo se convirtió en una prioridad.

Recientemente, la organización trasladó sus operaciones a una nueva oficina moderna como parte de una estrategia para mejorar la eficiencia. Además de ofrecer un mejor entorno laboral y menores costos operativos, el nuevo edificio es significativamente más pequeño, lo que generó nuevos desafíos relacionados con la asignación y reserva de espacios.

Desafío Empresarial

Ashford Borough Council pasó de una sede de tres plantas con capacidad para unas 500 personas a una nueva ubicación con poco más de 200 escritorios, por lo que gestionar la ocupación se volvió esencial para una mudanza exitosa y para respaldar un modelo eficaz de trabajo híbrido.

"Nuestra aplicación anterior para gestionar y reservar espacios de trabajo ofrecía funcionalidades limitadas y no se integraba con otras herramientas clave de colaboración. Queríamos una solución que incluyera tanto escritorios como salas de reuniones y que se conectara de forma fluida con Microsoft Teams y otras aplicaciones", explica Robin Jones, Service Lead IT & Digital de Ashford Borough Council.

Entre los objetivos del proyecto se encontraban:

• Permitir un modelo de trabajo híbrido ágil y productivo.

• Reforzar la preparación ante emergencias y la seguridad de los empleados.

• Integrarse de forma fluida con las principales herramientas de colaboración.

Solución RICOH

Durante una serie de conversaciones sobre cómo mejorar el nuevo entorno laboral, Ashford Borough Council descubrió RICOH Spaces, una plataforma integral para la gestión y mejora del lugar de trabajo que ofrece reserva integrada de escritorios y salas de reuniones, gestión de visitantes, y capacidades analíticas y de generación de informes.

"RICOH Spaces cumplía con todos los requisitos: optimización de ocupación, reserva de salas y escritorios, e integración con nuestras aplicaciones de colaboración más importantes. Pero lo más importante era que Ricoh ayudaría a nuestro equipo durante todo el proceso de transición", comenta Robin Jones.

Uno de los aspectos más valorados por el consejo fue la integración entre RICOH Spaces y Microsoft 365: los usuarios pueden reservar salas directamente desde la plataforma y la reunión aparece automáticamente en sus calendarios de Outlook. Además, la solución permite incluir enlaces de Microsoft Teams en las reuniones para que participantes externos puedan unirse de forma remota.

"Las capacidades de integración son una de las grandes fortalezas de RICOH Spaces. Si alguien realiza una presentación en una sala de reuniones, los participantes remotos solo tienen que hacer clic en el enlace del calendario para unirse. Esto resulta muy útil cuando terceros, como arquitectos o planificadores urbanos, quieren participar en un encuentro", agrega Robin.

RICOH Spaces proporciona además una visión completa de todas las reservas de salas y escritorios, con informes detallados sobre la utilización de los espacios. El consejo también utiliza paneles de reserva instalados fuera de cada sala de reuniones, que muestran disponibilidad en tiempo real, próximas reservas y opciones de check-in al llegar.

"Hemos configurado RICOH Spaces para que las salas vuelvan a quedar disponibles automáticamente si nadie realiza el check-in dentro de los 15 minutos posteriores al inicio de la reserva. Sin embargo, para solicitudes más prolongadas, por ejemplo cuando nuestros equipos electorales necesitan un espacio durante varios días para contar votos por correo, podemos desactivar esa función para evitar confusiones. La solución nos ofrece mucha

Resultados

Mayor productividad gracias a soluciones integradas: con RICOH Spacesv, los empleados encuentran fácilmente salas y escritorios disponibles en la nueva sede, mejorando la colaboración y la productividad.

"Nuestros usuarios están cada vez más familiarizados con la plataforma. Algunos prefieren acceder mediante el navegador web y otros a través de la aplicación móvil. Personalmente considero que la aplicación móvil es extremadamente rápida y muy intuitiva", señala Robin.

Mejor experiencia para visitantes y mayor seguridad: las funcionalidades de check-in y check-out para visitantes ayudan a reducir los tiempos de espera en recepción.

"Nuestro equipo de Facilities considera las herramientas de gestión de visitantes muy útiles desde la perspectiva de salud y seguridad. Pueden ver rápidamente cuántas personas hay en el edificio en cualquier momento y tener identificadas a todas las personas presentes en caso de simulacros de incendio u otras situaciones de emergencia", continúa Robin.

Transparencia y decisiones basadas en datos: en el futuro, el consejo utilizará los datos obtenidos mediante RICOH Spaces para analizar tendencias de ocupación y trabajo híbrido, mejorando la rendición de cuentas y la transparencia institucional.

"Nuestros concejales están interesados en analizar y supervisar cómo operamos como organismo público. Los datos y reportes de RICOH Spaces nos permitirán ofrecer una mayor transparencia sobre nuestras prácticas de trabajo", explica Robin.

Soporte continuo de Ricoh: la solución se convirtió en una parte integral de la estrategia de gestión del lugar de trabajo del consejo, que ya proyecta explorar otras capacidades, como los sensores IoT.

"El soporte disponible por parte de Ricoh ha sido excelente, tanto a través del asistente de IA para consultas rápidas como mediante los tickets de soporte gestionados por el equipo de RICOH Spaces, que siempre responde con rapidez y conocimiento", concluye Robin Jones.

Esta es una muestra más de cómo Ricoh transforma los espacios de trabajo en entornos inteligentes, donde la productividad fluye de manera natural, se optimizan los tiempos y las reuniones comienzan puntualmente, sin interrupciones. Una transformación que impulsa la colaboración y la eficiencia, tanto en LATAM como a nivel global.

Ricoh Latin America junto ​a Ashford Borough Council , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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