Estudo de caso: Ashford Borough Council

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História e Contexto

O Ashford Borough Council presta uma ampla variedade de serviços comunitários a aproximadamente 140.000 pessoas no sudeste do Reino Unido, emprega 750 pessoas e administra um orçamento complexo, porém enxuto.

Para o conselho municipal, as novas modalidades de trabalho remoto e online estão transformando os modelos tradicionais de planejamento de escritórios, por isso encontrar formas mais inteligentes de gerenciar e otimizar o uso dos espaços de trabalho se tornou uma prioridade.

Recentemente, a organização transferiu suas operações para um novo escritório moderno como parte de uma estratégia para melhorar a eficiência. Além de oferecer um ambiente de trabalho melhor e custos operacionais menores, o novo prédio é significativamente menor, o que gerou novos desafios relacionados à alocação e reserva de espaços.

Desafio Empresarial

O Ashford Borough Council passou de uma sede de três andares com capacidade para cerca de 500 pessoas para um novo local com pouco mais de 200 mesas, por isso gerenciar a ocupação se tornou essencial para uma mudança bem-sucedida e para sustentar um modelo eficaz de trabalho híbrido.

"Nosso aplicativo anterior para gerenciar e reservar espaços de trabalho oferecia funcionalidades limitadas e não se integrava a outras ferramentas essenciais de colaboração. Queríamos uma solução que incluísse tanto mesas quanto salas de reunião e que se conectasse de forma integrada ao Microsoft Teams e a outros aplicativos", explica Robin Jones, Service Lead IT & Digital do Ashford Borough Council.

Entre os objetivos do projeto estavam:

Viabilizar um modelo de trabalho híbrido ágil e produtivo.

Reforçar a preparação para emergências e a segurança dos colaboradores.

Integrar-se de forma integrada às principais ferramentas de colaboração.

Solução RICOH

Durante uma série de conversas sobre como melhorar o novo ambiente de trabalho, o Ashford Borough Council descobriu RICOH Spaces, uma plataforma completa para a gestão e melhoria do local de trabalho, que oferece reserva integrada de mesas e salas de reunião, gestão de visitantes e recursos analíticos e de geração de relatórios.

"RICOH Spaces atendia a todos os requisitos: otimização da ocupação, reserva de salas e mesas, e integração com nossos aplicativos de colaboração mais importantes. Mas o mais importante era que a Ricoh ajudaria nossa equipe durante todo o processo de transição", comenta Robin Jones.

Um dos aspectos mais valorizados pelo conselho foi a integração entre o RICOH Spaces e o Microsoft 365: os usuários podem reservar salas diretamente pela plataforma e a reunião aparece automaticamente em seus calendários do Outlook. Além disso, a solução permite incluir links do Microsoft Teams nas reuniões para que participantes externos possam entrar remotamente.

"Os recursos de integração são um dos grandes pontos fortes do RICOH Spaces. Se alguém faz uma apresentação em uma sala de reunião, os participantes remotos só precisam clicar no link do calendário para entrar. Isso é muito útil quando terceiros, como arquitetos ou planejadores urbanos, querem participar de um encontro", acrescenta Robin.

RICOH Spaces também oferece uma visão completa de todas as reservas de salas e mesas, com relatórios detalhados sobre a utilização dos espaços. O conselho também utiliza painéis de reserva instalados do lado de fora de cada sala de reunião, que mostram disponibilidade em tempo real, próximas reservas e opções de check-in na chegada.

"Configuramos o RICOH Spaces para que as salas voltem a ficar disponíveis automaticamente se ninguém fizer o check-in dentro de 15 minutos após o início da reserva. No entanto, para solicitações mais longas, por exemplo quando nossas equipes eleitorais precisam de um espaço por vários dias para contar votos pelo correio, podemos desativar essa função para evitar confusões. A solução nos oferece muita flexibilidade", explica Robin.

Resultados

Maior produtividade graças a soluções integradas: com o RICOH Spaces, os colaboradores encontram facilmente salas e mesas disponíveis na nova sede, melhorando a colaboração e a produtividade.

"Nossos usuários estão cada vez mais familiarizados com a plataforma. Alguns preferem acessar pelo navegador web e outros pelo aplicativo móvel. Pessoalmente, considero o aplicativo móvel extremamente rápido e muito intuitivo", afirma Robin.

Melhor experiência para visitantes e maior segurança: as funcionalidades de check-in e check-out para visitantes ajudam a reduzir os tempos de espera na recepção.

"Nossa equipe de Facilities considera as ferramentas de gestão de visitantes muito úteis do ponto de vista de saúde e segurança. Elas podem ver rapidamente quantas pessoas estão no prédio a qualquer momento e ter identificadas todas as pessoas presentes em caso de simulados de incêndio ou outras emergências", continua Robin.

Transparência e decisões baseadas em dados: no futuro, o conselho utilizará os dados obtidos por meio do RICOH Spaces para analisar tendências de ocupação e trabalho híbrido, melhorando a prestação de contas e a transparência institucional.

"Nossos vereadores têm interesse em analisar e supervisionar como operamos como órgão público. Os dados e relatórios do RICOH Spaces vão nos permitir oferecer maior transparência sobre nossas práticas de trabalho", explica Robin.

Suporte contínuo da Ricoh: a solução se tornou parte integrante da estratégia de gestão do local de trabalho do conselho, que já planeja explorar outros recursos, como sensores IoT.

"O suporte disponibilizado pela Ricoh tem sido excelente, tanto por meio do assistente de IA para dúvidas rápidas quanto pelos tickets de suporte gerenciados pela equipe do RICOH Spaces, que sempre responde com rapidez e conhecimento", conclui Robin Jones.

Esta é mais uma amostra de como a Ricoh transforma os espaços de trabalho em ambientes inteligentes, onde a produtividade flui de forma natural, os tempos são otimizados e as reuniões começam pontualmente, sem interrupções. Uma transformação que impulsiona a colaboração e a eficiência, tanto na América Latina quanto em nível global.

A Ricoh Latin America, e Ashford Borough Council , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.