6 desafios que você enfrentará ao instalar um ECM e como superá-los

Você está planejando aumentar a digitalização de seu negócio utilizando um sistema de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (Enterprise Content Management System - ECM)?

O primeiro passo é entender completamente suas necessidades como empresa, depois escolher a melhor solução para essas necessidades e finalmente planejar a implementação. Conseguir uma implementação sem problemas é empolgante, pois gera processos automatizados que impulsionam a eficiência, a produtividade e o ROI. Entretanto, um planejamento deficiente pode ser frustrante, dificultando a aceitação dentro da empresa e reduzindo a probabilidade da correta utilização desta nova tecnologia.

É por isso que na Ricoh América Latina abordamos alguns dos desafios da implementação de software de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial e como resolvê-los, para que suas equipes tenham uma experiência positiva da nova aplicação desde o início:

Escolher uma solução que possa atender às necessidades comerciais futuras: A mudança da necessidade de assistência manual da equipe de TI para os serviços em nuvem tem sido o marco tecnológico dos últimos 10 anos, pois pode ser solicitada apenas quando necessário, resultando em um planejamento orçamentário mais preciso. não cometa o erro de procurar uma solução que se adapte perfeitamente às suas necessidades comerciais atuais sem considerar o crescimento futuro do seu negócio. É importante entender seus objetivos comerciais para selecionar um sistema que cresça com você. É aqui que "a nuvem" oferece uma vantagem perceptível. Isto facilita rápida adaptação como o aumento da capacidade e a adição de funcionalidades.

Definir o escopo certo: Escopo se traduz como o que você pretende incluir na automação, e às vezes, mas não menos importante, o que você pretende deixar de fora por enquanto ou eliminar por completo. O escopo refere-se à documentação relevante a ser incluída e classificada dentro do ECM, quais departamentos vào usar o software e quais processos estào planejados para serem automatizados.

Obter a adesão dos usuários finais: Se as equipes em todos os níveis não aceitarem o novo sistema e não observarem o impacto positivo que podem obter, é provável que a produtividade sofra. Quando os funcionários não sabem o que está acontecendo ou porque estào sendo feitas mudanças, é comum que eles temam o desconhecido e se agarrem firmemente ao processo que já conhecem. A comunicação frequente é muito importante, você precisa ouvir suas preocupações e estar preparado para explicar claramente os benefícios dos novos processos. Seja específico. Conduza uma revisão precisa dos fluxos de trabalho atuais antes de criar novos.

Realizar uma revisão precisa dos fluxos de trabalho atuais antes de criar novos: Muitas vezes as empresas esperam que os processos automatizados sejam um reflexo preciso dos processos manuais que utilizam atualmente, mas a realidade é que as formas de trabalho existentes são apenas o ponto de partida. Às vezes, os processos em uso não estào bem documentados. É por isso que é importante trazer especialistas no assunto que possam fazer um mapeamento adequado dos processos atuais. Eles vào identificar as principais funções de cada equipe, trabalhar com os times internos para entender como funcionam seus processos atuais e encontrar as principais atividades, gargalos e frustrações.

Passar do teste para a implementação rapidamente: Encontrar o tempo para passar do teste para a implementação é um passo delicado, pois requer comunicação clara e total cooperação de todos os líderes dos diferentes departamentos da empresa, da área de TI, das equipes já no processo de automação e de seu fornecedor. Teste antes e de forma consistente para evitar surpresas posteriores que podem causar interrupções em seus negócios. Os testes ajudam a resolver negócios inacabados e a demonstrar o progresso em reuniões regulares de revisão. Também é fundamental envolver várias equipes, pois os testes produzirào resultados muito melhores se forem abordados de diferentes pontos de vista, com pessoas com várias competências e responsabilidades profissionais diversas.

Desenvolver políticas e procedimentos rigorosos com atualizações programadas: Dedique tempo para escrever políticas claras de uso e um manual de procedimentos com documentação técnica detalhada, incluindo opções de design e configurações do sistema. Isto ajudará seus atuais e novos funcionários a aprender o sistema e solucionar os problemas que possam surgir. É aconselhável rever essas políticas pelo menos uma vez por ano para garantir que elas permaneçam válidas e sejam atualizadas à medida que os processos comerciais de sua empresa evoluam.

Uma vez que você tenha clareza de onde está e para onde quer ir com um sistema ECM, você pode avançar no caminho certo, evitando problemas que podem fazer da implementação uma dor de cabeça. Siga seu plano, envolva todos, teste e documente seus processos e entào você verá como um local de trabalho eficiente e organizado prospera.

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