Como reduzir os custos de TI otimizando seu ecossistema de documentos com MPS

Em um contexto de orçamentos apertados, trabalho híbrido e maiores exigências de segurança, o ecossistema de documentos continua sendo uma área com custos ocultos, riscos e cargas operacionais para a TI. Os analistas concordam que a modernização do ambiente de impressão e documentos é um caminho direto para reduzir custos, liberar capacidade da equipe de TI e melhorar a experiência do usuário. Em estudos recentes, o mercado de serviços de impressão e documentos mostra estabilização com crescimento em Managed Print & Document Services (MPDS) e uma ênfase clara na infraestrutura de impressão baseada em nuvem para maior segurança e resiliência.

Vamos descobrir por que o MPS é fundamental como prioridade ao elaborar uma estratégia de redução de custos de TI e otimização da impressão, ao mesmo tempo em que aumenta a produtividade da equipe interna de tecnologia graças ao apoio de um fornecedor especializado.

Por que falar sobre MPS agora?

A Gartner define os MPS como o serviço pelo qual um fornecedor externo assume a gestão primária da infraestrutura de impressão com objetivos como reduzir custos, melhorar a eficiência, possibilitar a transformação digital e reforçar a segurança e a sustentabilidade. Hoje, o escopo típico inclui a consolidação ou eliminação de servidores de impressão e soluções em nuvem, além da digitalização de fluxos e governança de KPIs. Paralelamente, a IDC destaca que os programas de MPS baseados em nuvem reduzem a carga de TI, aumentam a agilidade e oferecem um ambiente de impressão mais seguro e escalável para o trabalho distribuído.

O “buraco negro” dos custos com impressão e documentos

Embora muitas organizações promovam iniciativas sem papel, a realidade operacional é híbrida: vários processos ainda dependem de documentos por regulamentação, assinatura ou experiência do usuário. Isso mantém os custos de frota, consumíveis, suporte e tempo improdutivo. Estudos de mercado mostram um crescimento sustentado de MPS impulsionado por modelos de assinatura, arquiteturas nativas da nuvem, segurança Zero-Trust e orquestração analítica, o que evidencia a migração de CAPEX de equipamentos para OPEX previsível com maior controle do TCO. Além disso, a falta de visibilidade do uso e a fragmentação de fornecedores elevam o custo total de propriedade e aumentam o ticketing para TI.

O que MPS resolve (e como reduz custos)

Inventário e padronização inteligente. MPS consolida e dimensiona corretamente a frota; alinhar as capacidades ao padrão real de demanda evita o sobredimensionamento e reduz o consumo de energia. A gestão ativa com KPIs, segurança e políticas, além da digitalização de fluxos e da migração para a nuvem, fazem parte do escopo moderno.

Impressão em nuvem e eliminação de servidores. Levar filas e políticas para a nuvem elimina servidores de impressão, reduz a manutenção e simplifica drivers, filas e firmware em escala; ao mesmo tempo, habilita a impressão pull e a administração centralizada para locais e usuários remotos.

Segurança de ponta a ponta. MPS integra autenticação, liberação segura, criptografia e auditoria, fechando vetores de fuga e melhorando a conformidade em um ambiente historicamente negligenciado.

Análise de uso e SLA. Plataformas com painéis e telemetria permitem medir custos por usuário/centro, SLA e economias, vinculando decisões a dados e reforçando a governança de TI.

Sustentabilidade que também economiza

Além do custo e da segurança, o MPS é uma alavanca para as metas ESG: predefinição de duplex, cotas, análise de papel/energia e reciclagem de consumíveis, tudo mensurável.

A sustentabilidade já é um eixo estratégico com relatórios e objetivos que exigem dados rastreáveis; a otimização do ambiente de impressão contribui para a redução do consumo e da pegada de carbono de maneira economicamente atraente.

Por que considerar a Ricoh na América Latina?

Se o seu objetivo é reduzir custos e a carga de TI enquanto avança na digitalização, na Ricoh LATAM oferecemos MPS como serviço como serviço com recursos em nuvem, consultoria, análise e gestão integral; a abordagem por níveis permite começar de forma simples e escalar até a gestão end-to-end. Nossa operação regional combina experiência, suporte remoto 24 horas por dia, 7 dias por semana, e suporte no local, além de uma trajetória global de 90 anos que respalda a qualidade de nossos produtos e serviços gerenciados.

A Ricoh foi posicionada como líder no IDC MarketScape de Cloud Managed Print & Document Services, destacando-se por seu portfólio, entrega e alcance geográfico.

Reduzir os custos de TI no ecossistema de documentos não exige “desligar” a impressão, mas sim governá-la com dados, migrá-la para a nuvem e fechar lacunas de segurança, tudo isso com MPS como estrutura estratégica. A direção é clara: padronizar, medir, automatizar e levar para a nuvem para reduzir o TCO, proteger as informações e melhorar a experiência. Se você gerencia múltiplas unidades/usuários e sua equipe atende chamados de impressão diariamente, é hora de avaliar MPS e capturar economias em semanas, não em meses.

Para saber mais sobre nossos serviços gerenciados de impressão e como podemos ajudar sua empresa a reduzir custos, entre em contato conosco!