Caso de estudio: BTG Pactual

Ricoh y BTG Pactual optimizaron la gestión documental en Chile con Ricoh Smart Flow, reduciendo costos y acelerando la transformación digital.

_{^{Caso Preparado por Lorena Palma, Ricoh Chile.}}

Historia y contexto

BTG Pactual es el banco de inversiones más grande de Chile y una de las principales empresas de administración de activos a nivel Latinoamericano. Teniendo una fuerte presencia en los mercados financieros latinoamericanos y globales, aumentando capital, OPAs y bloques de acciones en los últimos años, suma miles de millones de dólares en operaciones.

Desafío Empresarial

BTG Pactual tenía un proceso de gestión documental, con un proveedor que le entregaba el servicio, pero con tiempos de respuesta no acomodados a las necesidades del consumidor. A medida que se modernizaban los sistemas y aparecían nuevos flujos de entrada, el volumen de documentos creció de manera exponencial, lo cual sobrepasó rápidamente la capacidad del sistema. Existía una alta dependencia del proveedor, incluso si fuesen cambios menores, falta de respaldo técnico y bajo traspaso de conocimiento a usuarios internos.

Uno de los colaboradores de la institución financiera, nos comenta: “Llegamos un flujo tan alto de documentación de manera online, el sistema no daba sustento, los pluggins no tenían buena administración, no había visibilidad de la nueva información, se volvió complejo gestionar información valiosa del banco”.

Fase crítica: costos innecesarios y baja eficiencia

Antes de implementar una nueva solución, BTG Pactual comenzó con una "primera capa" de digitalización utilizando escáneres en modalidad de arrendamiento por parte de la empresa anterior.

Sin embargo, por desconocimiento y falta de guía, la empresa terminó invirtiendo mucho dinero en herramientas y procesos que no resolvían los problemas de fondo.

Esta etapa, marcada por decisiones poco informadas, representó un gasto elevado sin beneficios sostenibles. La experiencia generó la necesidad urgente de cambiar a una solución más eficiente y flexible.

Solución RICOH

Para responder a las necesidades de BTG Pactual , Ricoh implementó una solución integral de Gestión Documental con Ricoh Smart Flow, junto a un acompañamiento continuo, servicios de migración y un postventa de alto nivel (Workplace Managed Services).

Resultados

Con esta solución Ricoh, BTG Pactual ha logrado más eficiencias en sus procesos, recursos y tiempo, como:

Una implementación de un nuevo gestor documental mucho más costo – efectivo.
Reducción significativa de costos operativos respecto a la solución anterior y una migración masiva de datos.
El nuevo sistema permitió mayor trazabilidad, análisis de errores y autonomía operativa.
Las horas de soporte técnico se redujeron notablemente, y los usuarios internos lograron mayor autogestión, mejorando la calidad de servicio.

BTG Pactual logró transformar por completo su gestión documental, pasando de un entorno limitado, costoso y dependiente, a una solución moderna, económica y adaptativa. Con el apoyo de Ricoh, la empresa no solo migró con éxito miles de documentos, sino que recuperó el control de su información, optimizó recursos y estableció una base tecnológica sólida para futuros desafíos digitales.

Este es un ejemplo claro de cómo Ricoh LATAM acelera la adopción digital del sector financiero con la automatización de procesos y la gestión documental para aumentar la productividad y ofrecer mejores experiencias a través de la tecnología, cocreando con empresas como BTG Pactual, espacios de trabajo inteligentes y seguros.

Ricoh Latin America junto a BTG Pactual actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.