Estudo de caso: BTG Pactual

A Ricoh e o BTG Pactual modernizaram a gestão documental no Chile com o Ricoh Smart Flow, reduzindo custos e acelerando a transformação digital.

_{^{Caso preparado por Lorena Palma, Ricoh Chile.}}

História e Contexto

O BTG Pactual é o maior banco de investimentos do Chile e uma das principais empresas de gestão de ativos da América Latina. Com forte presença nos mercados financeiros latino-americanos e globais, aumentando capital, OPAs e blocos de ações nos últimos anos, soma bilhões de dólares em operações.

Desafio

O BTG Pactual tinha um processo de gestão documental, com um fornecedor que prestava o serviço, mas com tempos de resposta que não atendiam às necessidades do consumidor. À medida que os sistemas foram se modernizando e novos fluxos de entrada surgiram, o volume de documentos cresceu exponencialmente, o que rapidamente ultrapassou a capacidade do sistema.

Havia uma grande dependência do fornecedor, mesmo que fossem mudanças menores, falta de suporte técnico e baixa transferência de conhecimento para usuários internos.

Um dos colaboradores da instituição financeira nos comenta: “Chegamos a um fluxo tão alto de documentação online que o sistema não dava conta, os pluggins não tinham uma boa administração, não havia visibilidade das novas informações, tornou-se complexo gerenciar informações valiosas do banco”.

Fase crítica: custos desnecessários e baixa eficiência

Antes de implementar uma nova solução, o BTG Pactual começou com uma “primeira camada” de digitalização utilizando scanners alugados pela empresa anterior.

No entanto, por desconhecimento e falta de orientação, a empresa acabou investindo muito dinheiro em ferramentas e processos que não resolviam os problemas de fundo.

Essa etapa, marcada por decisões pouco informadas, representou um gasto elevado sem benefícios sustentáveis. A experiência gerou a necessidade urgente de mudar para uma solução mais eficiente e flexível.

Solução Ricoh

Para responder às necessidades do BTG Pactual, a Ricoh implementou uma solução integral de Gestão Documental com Ricoh Smart Flow, juntamente com um acompanhamento contínuo, serviços de migração e um pós-venda de alto nível (Workplace Managed Services).

Resultados

Com esta solução Ricoh, o BTG Pactual conseguiu maior eficiência em seus processos, recursos e tempo, tais como:

Implementação de um novo gerenciador de documentos muito mais custo-efetivo.
Redução significativa dos custos operacionais em relação à solução anterior e uma migração massiva de dados.
O novo sistema permitiu maior rastreabilidade, análise de erros e autonomia operacional.
As horas de suporte técnico foram notavelmente reduzidas, e os usuários internos alcançaram maior autogestão, melhorando a qualidade do serviço.

A BTG Pactual conseguiu transformar completamente sua gestão documental, passando de um ambiente limitado, caro e dependente para uma solução moderna, econômica e adaptável. Com o apoio da Ricoh, a empresa não só migrou com sucesso milhares de documentos, mas também recuperou o controle de suas informações, otimizou recursos e estabeleceu uma base tecnológica sólida para futuros desafios digitais.

Este é um exemplo claro de como a Ricoh LATAM acelera a adoção digital do setor financeiro com a automação de processos e a gestão documental para aumentar a produtividade e oferecer melhores experiências por meio da tecnologia, cocriando com empresas como a BTG Pactual espaços de trabalho inteligentes e seguros.

A Ricoh Latin America, BTG Pactual em conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.