Caso de estudio: Grupo EULEN

Ricoh Perú implementó multifuncionales inteligentes, escáneres avanzados y Ricoh Smart Flow, optimizando procesos, gestión de impresión y sostenibilidad para Grupo EULEN.

Historia y contexto

EULEN Perú, filial del Grupo EULEN de origen español con más de 60 años de trayectoria global, inició operaciones en el país en 2002 y hoy se ha consolidado como uno de los principales referentes en servicios generales y de outsourcing. Con más de 7,500 colaboradores en el país, la compañía ofrece un portafolio integral que abarca servicios generales, seguridad, limpieza, mantenimiento, recursos humanos, entre otros.

En el sur del país, EULEN creció 74% en los últimos tres años, destacando en servicios de limpieza industrial y seguridad. Este desempeño refuerza su capacidad de adaptarse a cada sector y consolidarse como socio estratégico para las principales industrias

Desafío Empresarial

En el Perú, la empresa se encontraba frente a tres grandes retos estratégicos que impactaban en su gestión diaria. El primero estaba relacionado con la gestión documental, marcada por un alto volumen de expedientes físicos pendientes de digitalizar y archivar, lo que dificultaba la organización y el acceso oportuno a la información. Asimismo, su parque de impresión evidenciaba limitaciones derivadas de demoras en el servicio y en el suministro de insumos por parte de su proveedor anterior, lo que comprometía la continuidad operativa y generaba sobrecarga en las áreas administrativas.

En paralelo, el área de soporte TI no lograba cubrir las demandas técnicas de los usuarios distribuidos en distintas sedes, lo que ponía en evidencia la necesidad de un modelo más integral, eficiente y escalable.

Además, buscaban fortalecer su estrategia de sostenibilidad, incorporando prácticas que contribuyeran a la reducción del consumo de papel y al reciclaje electrónico.

Solución RICOH

Ricoh Perú diseñó una solución integral orientada a fortalecer la infraestructura tecnológica del Grupo EULEN. Se implementaron Multifuncionales Inteligentes Ricoh y escáneres de última generación junto con la automatización de procesos a través de Ricoh Smart Flow Professional (DocuWare), lo que permitió digitalizar la recepción de documentos, validar su autenticidad, organizarlos de forma eficiente, darles trazabilidad en tiempo real y almacenarlos en un archivo digital seguro. Además, se incorporó una solución que mejora la gestión de impresión, permitiendo la administración centralizada del parque de equipos, establecer políticas de uso, controlar volúmenes de impresión y garantizar un consumo más eficiente de recursos, optimizando la operación y reforzando la sostenibilidad.

Como respuesta a los desafíos de infraestructura de TI, aumentó la eficiencia con servicios de gestión de dispositivos con Ricoh Device as a Service (DaaS), que incluyó soporte técnico especializado, provisión de equipos de cómputo y un único punto de contacto para cubrir de manera escalable las necesidades del área de tecnología.

La iniciativa también incluyó el programa Oficina Verde, con acciones de reciclaje de papel y artículos electrónicos.

Resultados

La implementación de las soluciones de Ricoh generó mejoras significativas en la operación y el entorno de trabajo del Grupo EULEN:

Optimización de la gestión documental: La digitalización ha eliminado la necesidad de documentos físicos, reduciendo tiempos de procesamiento y mejorando la trazabilidad de la información.

Aumento en la productividad de los colaboradores, impactando positivamente en el ROI de la compañía.

Sostenibilidad reforzada: Implementación de Oficina Verde para reciclaje de papel y electrónicos, alineando la operación con objetivos de RSE.

Grupo Eulen y Ricoh cocrearon un espacio de trabajo inteligente que genera procesos más eficientes y experiencias positivas a los colaboradores que traen como resultado el crecimiento y la continuidad del negocio.

Ricoh Latin America junto a Grupo EULEN actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.