Plaza Merliot. Caso de éxito

Contexto

El Reto

Con la presencia de más de 230 marcas, un amplio food court, estacionamiento y una variedad de actividades familiares, Plaza Merliot se preocupa por asegurar que los comercios en sus instalaciones operen en condiciones óptimas. Para lograrlo, existe un proceso en el que cualquier solicitud o requerimiento relacionado a mantenimiento, mejoras de infraestructura, instalaciones o requerimientos especiales, se debe presentar de manera formal mediante un formulario. Una vez completado, el documento se envía a las áreas correspondientes para su visto bueno, autorización y procesamiento de la solicitud.

Adicional, Plaza Merliot decide mejorar su proceso de facturación y volverlo más ágil y moderno.

Solución

RICOH apoyado en la tecnología, propone un nuevo proceso digital para el procesamiento de las diversas solicitudes que realizan los comercios. Los formularios de solicitud pasan de ser impresos y llenados manualmente a ser ingresados de forma digital (web o línea móvil) a la plataforma desarrollada para plaza Merliot, iniciando así un flujo de trabajo completamente digital que incluye listas de chequeo, asignaciones a responsables, aprobaciones, resoluciones y respaldo de cada documentación.

También para el caso de facturación, se pasa de una facturación física haciendo uso de impresores matriciales a facturación electrónica y se amplía al alcance a las 16 empresas que conforma el consorcio.

Ricoh Smart Flow

Acelera la adopción digital en tu pequeña o mediana empresa con Ricoh Smart Flow, una solución inteligente, accesible y escalable que permite capturar información, automatizar flujos de trabajo y consultar tus documentos en línea cuándo lo necesites.

• Digitaliza
• Gestiona
• Automatiza
• Colabora
• Almacena
• Integra

Resultados

Con el nuevo proceso digital de solicitudes, entre los beneficios obtenidos por el cliente son: la reducción de tiempos de espera, un proceso fluido y estandarizado. Adicional, se cuenta con la trazabilidad de cada caso, disponibilidad de acceso 24/7, analítica de datos, notificaciones automáticas y respaldo, mejorando indudablemente la experiencia del cliente interno y de los responsables en el flujo.

Por otro lado, con la implementación de facturación electrónica, el proceso se optimiza por completo, ahora las facturas pueden imprimirse desde cualquier ubicación, a su vez se genera el documento en formato PDF que es enviado via e-mail. Se cuenta con el sistema de almacenamiento que facilita su búsqueda y lo mejor es que se reducen los costos logísticos asociados al proceso anterior.

Ricoh Latin America y Plaza Merliot actúan juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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