Benefícios dos Serviços Gerenciados de Impressão para Empresas Globais
Descubra como os serviços gerenciados de impressão podem transformar empresas globais, otimizando o gerenciamento de documentos, reduzindo custos e melhorando a eficiência.
Estudos mostram que grandes organizações geralmente operam em diferentes locais, departamentos e unidades de negócios, o que pode resultar em um gerenciamento de impressão disperso e ineficiente.
Os Serviços Gerenciados de Impressão (MPS) oferecem controle centralizado, permitindo que as organizações unifiquem as políticas de impressão, monitorem o uso e cumpram as regulamentações em todos os locais. Essa abordagem centralizada facilita uma supervisão mais eficaz, uma melhor alocação de recursos e práticas de impressão uniformes. As grandes empresas conseguem melhorar o controle operacional e a consistência ao adotar uma estratégia unificada de gerenciamento de impressão. Neste artigo, exploraremos os principais benefícios de implementar MPS em sua organização.
O que são os Serviços Gerenciados de Impressão?
Os Serviços Gerenciados de Impressão são soluções fornecidas por fornecedores externos que gerenciam todos os aspectos da infraestrutura de impressão de uma empresa. Isso inclui o fornecimento de hardware e software, a manutenção de equipamentos, a supervisão do uso de recursos e a implementação de soluções de impressão personalizadas.
Principais benefícios dos serviços gerenciados de impressão
A adoção de um serviço gerenciado de impressão pode transformar a maneira como uma empresa gerencia seus documentos e fluxos de trabalho. A seguir, apresentamos algumas das vantagens mais importantes:
Redução de custos
Um dos benefícios mais significativos da implementação de serviços de impressão gerenciados é a redução de custos. Muitas empresas não têm consciência de quanto gastam com impressão, desde papel e tinta até manutenção de impressoras. Os MPS ajudam a identificar essas áreas de gasto e a desenvolver estratégias para reduzir custos, como consolidar dispositivos ou estabelecer políticas de impressão mais rígidas.
Melhoria da eficiência e produtividade
Os serviços de impressão gerenciados ajudam as empresas a melhorar a eficiência operacional, otimizando os fluxos de trabalho de impressão. Ao gerenciar e monitorar as impressões, as empresas podem reduzir o tempo de inatividade e garantir que os documentos sejam impressos com rapidez e precisão. Além disso, ao liberar os funcionários da gestão das impressoras, eles podem se concentrar em atividades mais produtivas.
Sustentabilidade e redução de resíduos
Em um ambiente empresarial moderno, a sustentabilidade é uma prioridade. Os MPS ajudam as empresas a minimizar seu impacto ambiental, reduzindo o uso de papel e tinta e promovendo práticas de impressão mais ecológicas. Os provedores de serviços podem implementar soluções de impressão frente e verso e utilizar equipamentos mais eficientes em termos energéticos.
Segurança da informação
Em um ambiente onde a segurança da informação é crítica, os MPS oferecem recursos avançados para proteger os dados de uma empresa, como controle de acesso para definir permissões de impressão e o tipo de documento que pode ser impresso, proteção de dados com protocolos de segurança para documentos confidenciais e conformidade regulatória para garantir que as práticas de impressão estejam em conformidade com as regulamentações pertinentes.
Implementação de serviços de impressão gerenciados
A implementação do MPS pode parecer um projeto complexo, especialmente quando se trata de implementá-lo em organizações com diferentes localizações e regulamentações locais e internacionais. No entanto, com o planejamento e gerenciamento adequados do projeto, o processo pode ser tranquilo e bem-sucedido.
Avaliação das necessidades
O primeiro passo na implementação do MPS é realizar uma avaliação completa das necessidades de impressão da empresa. Isso inclui uma análise detalhada do volume atual de impressão, o tipo de documentos impressos e as necessidades específicas de cada departamento ou filial.
Seleção de um fornecedor
Escolher o fornecedor certo é fundamental para o sucesso do MPS. Empresas multinacionais ou globais devem optar por selecionar um fornecedor com presença e alcance global de serviços. Além disso, é importante que ele tenha um histórico e experiência comprovada em empresas do mesmo porte e com desafios semelhantes.
Os serviços de impressão gerenciados oferecem uma solução completa para empresas que desejam otimizar o gerenciamento de documentos. Ao reduzir custos, melhorar a eficiência e promover a sustentabilidade, os MPS podem agregar um valor significativo para organizações de todos os tamanhos. Para empresas globais, implementar esses serviços pode ser um passo crucial para um ambiente de trabalho mais eficiente e sustentável.
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