Como começar a Transformação Digital da sua empresa

As empresas, independentemente do setor que pertençam e do tamanho que possuem, precisam enfrentar os novos retornos da economia digital para serem competitivas e não perder de vista as novas regras do jogo. Agora bem, a hora de abordar um projeto de transformação digital que seja exigente. O que diferencia um bom projeto é a capacidade de unir este processo não só à tecnologia, mas também ao negócio e com uma estratégia clara. Um dos principais problemas é que a maioria dessas iniciativas está centrada mais na tecnologia que nas necessidades de negócios e nos objetivos estratégicos que apóiam esses processos de negócios, razão pela qual as empresas não obtêm resultados tangíveis.

Em um projeto realizado com sucesso, os benefícios da transformação digital são claros: melhora dos ganhos, da margem, da valorização dos mercados, assim como da experiência do cliente. Fatores, todos eles, relacionados com o negócio.

En la Transformación Digital puede abarcar un unico proyecto o muchos, sin embargo, lo que se busca al transformar digitalmente el negocio es buscar eficiências em processos de negocios internos o externos dando como resultado entre outros; melhoria de entradas, aumento de margens, visibilidade de mercados, identificação de novas oportunidades, melhoria na experiência do cliente (externo e interno).

El accesso a la información como ponto de partida

Um recente estudio1 da Consultora Forrester patrocinado pela Ricoh Company, Ltd., indicou que 89% dos funcionários que trabalham a tempo completo com os clientes (Financeiros, Centros de Serviços, BPO, operadores, profissionais de saúde, gerentes de prefeitos/minoristas …) não pode trazer a experiência que o cliente espera devido a que ocupa boa parte do seu tempo buscando informações de valor através de sistemas e processos ineficientes de fluxos de informação. Com esses dados, o informe conclui que os sistemas atuais consomem muito tempo e recursos dos analistas, os quais podem ser usados para fornecer uma atenção e experiência mais satisfatória e personalizada aos clientes. Atualmente, muitas organizações buscam ter acesso a novas tecnologias, pois existe uma grande brecha entre o tempo de resposta para os clientes, para os processos internos de negócios e uma resposta imediata seria de muito valor para todos os envolvidos no negócio. Por isso, a colaboração, a mensagem instantânea, as soluções móveis e os locais de trabalho flexíveis fazem parte da Transformação para acabar com o tempo dedicado às atividades que não agregam valor à organização dos seus clientes finais e tampoco permite aos trabalhadores dar un servicio personalizado a los clientes. É importante mencionar que todas essas tecnologias dependem da socialização da informação crítica dos negócios.

Uma vez organizada esta fase, o projeto deve contemplar a necessidade que existe hoje em dia de adiar-se às necessidades do mercado. Para ello, debe estar preparado para se adaptar a un contexto cambiante en el que el suministro, disponibilidad y utilización de los fluxos de dados de forma imediata y sencilla son determinantes. A base está fazendo uma análise da gestão da informação que se faz na empresa, desde a entrada, o processo e a produção da informação, para saber em detalhes como chegar à empresa, como circular e como os empregados têm acesso a la misma cuando la necesitan.

Um dos objetivos estratégicos das empresas é entender a fundo as necessidades do mercado e poder provar qualquer tendência ou nova necessidade que surja neles. Para ello, debe estar preparado para se adaptar a un contexto cambiante en el que el suministro, disponibilidad y utilización de los fluxos de dados de forma imediata y sencilla son determinantes. A base está fazendo uma análise da gestão da informação e dos respectivos processos associados à captura da informação que leva ao cabo da empresa, desde a gestão, o governo de seus dados, o processo e a análise de suas informações, para conhecer em detalhes como llega a la empresa, como se manipular y como puede agregar valor en la propia empresa ya sus clientes.

Cuidar la experiencia del empleado

Os dispositivos móveis foram impactados de forma segura em nossa vida cotidiana, tanto que, em poucos anos, se tornaram ferramentas essenciais, também para as empresas: a revolução propiciada pelas tecnologias móveis – com smartphones cada vez mais funcionais e aplicativos cada vez mais específico - tem significado un verdadeiroro reto a su tradicional esquema produtivo. Enquanto o crescimento das ferramentas baseadas na nuvem redefiniu as expectativas sobre o hardware e a infraestrutura (reorientando as inversões para a computação em nuvem), os novos hábitos “tech” dos trabalhadores começaram no dia a dia do trabalho. Assim, se popularizou modalidades distintas de teletrabajo (total ou parcial) e novas atitudes corporativas como o BYOD (Bring your own device), que permite o fomento do uso de dispositivos móveis pessoais para o trabalho.

A América Latina não está à margem dessas tendências. A região tem uma alta taxa de penetração de smartphones (com 275 milhões de conexões de banda fixa móvel em 2014) e projeções alentadoras sobre o volume do tráfico de dados móveis, que se triplicará entre 2015 e 2018. Simultaneamente, a adoção corporativa de aplicativos alojadas na nuvem estão na vanguarda global, com um 39% das grandes empresas da região usando software na nuvem, frente a índices muito menores na Ásia-Pacífico (28%), Estados Unidos (19%) e Europa ( 12%). Estes indicadores estão redibujando o cenário interno das empresas, muito das quais operam praticamente como escritórios em papéis e com pessoas conectadas de maneira remota. Nesse contexto, a gestão dos documentos corporativos continua sendo um tema fundamental, que já não se pode pensar no conceito de mobilidade. A informação importante, os arquivos de nível distinto de confidencialidade e até mesmo os dados sensatos exigem o mesmo grau de eficiência para sua gestão. A mudança de paradigma, em mudança, tem que ver com as características dos documentos, que agora são irreversivelmente digitais, necessariamente móveis e, cada vez mais, multiplataforma.

Neste último ponto, o objetivo do CIO deve ser potencializar as diferentes maneiras em que os trabalhadores desejam realizar suas atividades diárias, criando e alinhando os processos de local de trabalho com a tecnologia; desde o uso de dispositivos e até a infra-estrutura de TI da organização com o fim de colaborar e trocar informações. Por cima de tudo, o objetivo do CIO deve ser ajudar a criar uma abordagem e estratégia digital otimizada e flexível para a gestão do estilo de trabalho que melhore a produtividade e o compromisso da força de trabalho.

Por último e depois de considerar o anterior para levar a cabo a transformação empresarial digital, as diretrizes têm que fazer essas perguntas básicas para conhecer o estado de maturidade digital dentro de uma organização:

Visão de Negócios - Quais são os imperativos empresariais para o sucesso e como uma força de trabalho otimizada digitalmente influencia diretamente no crescimento e no sucesso?

Personas - Qual é o impacto do uso mais inteligente das ferramentas de colaboração na produtividade diária da sua empresa?

Tecnologia - A infra-estrutura de TI será um cuello de botella no futuro em termos de fornecer soluções interativas para a colaboração e a mobilidade da força de trabalho?

Clientes - O uso de serviços digitais poderá funcionar para obter uma melhor visão de seus clientes, assim como a cadeia de suprimentos para oferecer mais valor e lealdade?

Processos empresariais - ¿Otimizar os processos centrais de negócios, desde a sala de correspondência até a experiência de transações dos clientes, afetará materialmente a linha de fundo?

Lugar de trabalho - Um ambiente de trabalho melhorado com recursos como salas de reuniões digitalizadas, telas de informação interativas, zonas de contemplação, barras de autoatendimento, etc., aumenta a produtividade individual dos trabalhadores e gera mais produção e um maior serviço ao cliente?

As respostas que surgem a estas perguntas devem ser ressaltadas a brecha entre o que é bom o suficiente para o local de trabalho analógico tradicional e o que se requer para criar um ambiente otimizado digitalmente que cultive e priorize a colaboração, o intercâmbio de conhecimentos e o gerenciamento de la información.