Os processos de negócios eficientes ajudam a melhorar as iniciativas ecológicas

Ao pensar na operação da flota de impressoras que temos em nossos escritórios, provavelmente nos vendemos à mente as práticas ecológicas que se tem que realizar ao usar estas ferramentas, como a reciclagem de papel, a impressão em dúplex e a consolidação de equipamentos de oficina para aumentar o número de usuários por dispositivo – tudo isso - considerando que o número de promessa de folhas de papel usado por um funcionário de oficina por ano é de 10.0001 e que o número de vezes que se copia um documento em promessa é de 10 vezes2.

Através de uma melhor administração da impressão, é possível reduzir os custos e ter um impacto positivo no meio ambiente e na estabilidade. A gestão de impressão fornece uma capacidade de inteligência sobre os dispositivos de saída que elimina o excesso e aproveita a tecnologia para imprimir menos páginas ao mesmo tempo que melhora a produtividade.

Algumas empresas dudan em utilizar a administração eletrônica de documentos debido a que muitas vezes seus arquivos adjuntos são necessários, no entanto, ter uma cultura laboral adicta al papel gera gastos desnecessários: los empregados podem ser impressos por uma cara ou imprimir cada trabalho em cores. É possível que nenhum separador esteja imprimindo o que y cuándo, e o pessoal de TI pode estar demorando muito na administração e manutenção do dispositivo.

Tenha a tecnologia adequada no local de trabalho para que seja mais fácil eliminar pouco a pouco o uso do papel. Por exemplo, os Serviços Administrados de Impressão (MDS) aliviam as ineficiências, eliminam o desperdício de papel, melhoram as áreas mais importantes e liberam a carga de gerenciamento da impressão e outras áreas involucradas no papel. O MDS fornece a informação correta no momento e forma correta, e traz um único ponto de controle para supervisionar e administrar o resultado:

Autentifique os usuários para que só possam imprimir o que for necessário.

Ver impressoras, direções IP e alertas de estado.

Impressão direta para os dispositivos mais rentáveis.

Predetermina a impressão em branco e negro.

Gera relatórios e compara o desempenho com os níveis de serviço (SLA).

Reúne dados sobre a utilização e os patronos de uso.

A implementação do MDS nas organizações ajudará a ter uma infraestrutura de informação ótima para realizar satisfatoriamente os processos relacionados a documentos. Os documentos eletrônicos são mais rápidos, mais precisos, podem ser entregues automaticamente e não serão perdidos nem danificados. Assim, junto com o horror de materiais, você pode registrar os custos de maneira significativa.

¿Qué tan verdes son tus procesos?

O MDS também fornece uma análise de referência de impacto ambiental que pode incluir o consumo de eletricidade, papel e sua carga de CO2 associado. Esta análise fornece:

Maior compreensão do impacto ambiental de seu estado atual.

O impacto fiscal de seus procedimentos operacionais e processos de gestão de documentos.

Os horrores que você pode realizar.

Uma folha de caminho para apoiar as iniciativas ambientais.

Apropriar-se de um fluxo de trabalho adequado

Para a maioria das organizações, existe uma necessidade crescente de automatizar os fluxos de trabalho de documentos arcaicos baseados em papel e que evoluíram para fazer parte de sua cultura. Apesar de toda a tecnologia disponível, ainda existem fluxos de trabalho centrados no papel.

Se o seu local de trabalho estiver cheio de tapetes com papel que va de persona en persona, é um sinal que é necessário automatizar os fluxos de trabalho e remover de uma vez por todo o papel. A automatização do fluxo de trabalho pode ajudar a simplificar muitos processos manuais comuns que se realizam todos os dias.

Concretamente, a otimização do fluxo de trabalho implica tomar um processo comum, repetitivo e automatizado para torná-lo mais eficiente. Com os fluxos de trabalho corretos, não há cópias de documentos em excesso, os arquivos são enviados eletronicamente em lugar de fazer cópias impressas, e os funcionários não têm que levar os arquivos aos seus companheiros de trabalho.

Com a automação do fluxo de trabalho, será possível:

Agilizar os processos para eliminar duplicados.

Acesse a última versão de um projeto em qualquer momento, para que a colaboração na equipe se realize sem problemas.

Rastreie e registre os câmbios, para que todos estejam al tanto dos últimos avanços.

Simplifique o processo de aprovação.

Grave para os usuários as áreas disponíveis com alertas de notificação por correio eletrônico.

Os fluxos de trabalho eletrônico concluídos garantem que seu trabalho seja concluído no momento adequado, pela pessoa adequada e trazem informações completas e rastreabilidade nos processos comerciais.