Processos de negócios eficientes ajudam a melhorar as iniciativas ecológicas

Quando pensamos na operação do parque de impressoras que temos em nossos escritórios, provavelmente pensamos nas práticas ecológicas que precisam ser implementadas ao usar essas ferramentas, como reciclagem de papel, impressão duplex e consolidação de equipamentos de escritório para aumentar o número de usuários por dispositivo - tudo isso considerando que o número médio de folhas de papel usadas por um funcionário de escritório por ano é de 10.0001 e que o número médio de vezes que um documento é copiado é de 10 vezes².

Com um melhor gerenciamento de impressão, você pode reduzir custos e ter um impacto positivo no meio ambiente e na sustentabilidade. O gerenciamento de impressão oferece uma camada de inteligência sobre os dispositivos de saída que elimina o excesso e aproveita a tecnologia para imprimir menos páginas e, ao mesmo tempo, aumentar a produtividade.

Algumas empresas hesitam em usar o gerenciamento eletrônico de documentos porque seus anexos são frequentemente necessários, mas ter uma cultura de trabalho viciada em papel gera custos desnecessários: os funcionários podem estar imprimindo em um lado ou imprimindo todos os trabalhos em cores. Talvez você não saiba quem está imprimindo o quê e quando, e a equipe de TI pode estar gastando muito tempo gerenciando e mantendo o dispositivo.

Ter a tecnologia certa no local de trabalho facilita a eliminação gradual do uso de papel. Por exemplo, o Managed Print Services (MDS) alivia as ineficiências, elimina o desperdício de papel, melhora as áreas mais importantes e alivia o ônus de gerenciar a impressão e outras tarefas relacionadas ao papel. O MDS fornece as informações certas no momento certo e da maneira certa, além de oferecer um único ponto de controle para monitorar e gerenciar a produção:

• Faça a autenticação dos usuários para que eles possam imprimir apenas o necessário.
• Visualize impressoras, endereços IP e alerta de situação.
• Imprima diretamente nos dispositivos mais econômicos.
• Predeterminar a impressão em preto e branco.
• Gere relatórios e compare o desempenho com os contratos de nível de serviço (SLAs).
• Coletar dados sobre o uso e os padrões de uso.

A implementação do MDS nas organizações ajudará a ter uma infraestrutura de informações ideal para executar com êxito os processos relacionados a documentos. Os documentos eletrônicos são mais rápidos, mais precisos, podem ser entregues automaticamente e não serão perdidos ou danificados. Isso, juntamente com a economia de material, pode reduzir significativamente os custos.

Quão ecológicos são seus processos?

O MDS também fornece uma análise de impacto ambiental de linha de base que pode incluir o consumo de eletricidade, papel e sua pegada de CO2 associada. Essa análise fornece:

• Melhor compreensão do impacto ambiental de seu status atual.
• O impacto fiscal de seus procedimentos operacionais e processos de gerenciamento de documentos.
• A economia que eles poderão fazer.
• Um roteiro para apoiar iniciativas ambientais.
• Fluxo de trabalho apropriado Fluxo de trabalho apropriado.

Há uma necessidade crescente, para a maioria das organizações, de automatizar os arcaicos fluxos de trabalho de documentos em papel que evoluíram e se tornaram parte de sua cultura. Apesar de toda a tecnologia disponível, ainda existem fluxos de trabalho centrados em papel.

Se o seu local de trabalho estiver cheio de pastas com papéis passando de pessoa para pessoa, isso é um sinal de que você precisa automatizar os fluxos de trabalho e eliminar o papel de uma vez por todas. A automação do fluxo de trabalho pode ajudar a simplificar muitos processos manuais comuns executados todos os dias.

Em termos concretos, a otimização do fluxo de trabalho envolve pegar um processo comum que pode ser repetido e automatizá-lo para torná-lo mais eficiente. Com os fluxos de trabalho corretos, não há excesso de cópias de documentos, os arquivos são encaminhados eletronicamente em vez de cópias impressas e os funcionários não precisam levar os arquivos aos colegas de trabalho.

Com a automação do fluxo de trabalho, será possível:

• Simplificar os processos para eliminar duplicatas.
• Acessar a versão mais recente de um projeto a qualquer momento, para facilitar a colaboração da equipe.
• Controlar e registrar alterações, para que todos estejam cientes dos últimos desenvolvimentos.
• Facilitar o processo de aprovação.
• Lembrar os usuários das tarefas disponíveis com alerta de notificação por e-mail.
• Os fluxos de trabalho eletrônicos automatizados garantem que o seu trabalho seja concluído no momento certo, pela pessoa certa, e fornecem informações completas e rastreabilidade nos processos de negócios.