Caso de Sucesso: easyJet

História e Contexto

A easyJet é a companhia aérea líder da Europa e oferece uma combinação única da melhor rede de rotas que conecta os principais aeroportos europeus, tarifas competitivas e um serviço amigável. A empresa opera mais rotas populares na Europa do que qualquer outra companhia aérea e transportou mais de 96 milhões de passageiros em 2019, dos quais mais de 16 milhões viajaram a negócios. Conta com mais de 300 aeronaves, cerca de 1.000 rotas para mais de 150 aeroportos em 35 países, e mais de 300 milhões de europeus vivem a menos de uma hora de um aeroporto da easyJet.

Durante grande parte de seus 26 anos de história, a sede de Luton foi um centro de intensa atividade, onde cerca de 1.500 funcionários trabalhavam a maior parte da semana.

"Tradicionalmente, nossos escritórios do Campus de Luton estavam sempre cheios de atividade. À medida que crescíamos, encontrar salas de reunião ou mesas disponíveis se tornou um desafio. Mesmo antes da pandemia, já estávamos explorando formas de adotar práticas de trabalho mais inteligentes e fazer um uso mais eficiente do nosso ambiente de trabalho para fomentar uma maior colaboração", explica Simon Cunniffe, Diretor de Serviços para Funcionários da easyJet.

Desafio Empresarial

Para avançar a um modelo mais flexível, a easyJet planejou um programa de trabalho híbrido e se propôs a repensar o local de trabalho a partir de algumas perguntas fundamentais:

• As pessoas mudariam seus hábitos de trabalho quando estivessem no escritório?

• Como a easyJet poderia ajudar seus funcionários a aproveitar melhor o tempo presencial?

• Ainda seria necessário dispor da mesma quantidade de espaço físico de escritórios?

O sucesso do projeto dependia de ouvir ativamente os funcionários e adaptar o ambiente de trabalho às necessidades mutáveis das equipes. A pandemia do COVID-19 acelerou ainda mais o programa de trabalho híbrido, modificando as necessidades tanto dos espaços quanto das pessoas: embora a companhia aérea tenha ficado temporariamente sem operar voos, suas equipes continuaram atendendo clientes afetados e preparando a retomada das operações.

Como companhia aérea, a segurança sempre foi a maior prioridade da easyJet. A empresa identificou a reserva gerenciada de mesas como um componente-chave para o retorno seguro dos funcionários aos escritórios, e buscava uma solução que permitisse reservar espaços de trabalho flexíveis enquanto sua equipe especializada em biossegurança redefinia os padrões de segurança.

"Assim que nossos funcionários puderam começar a retornar ao local de trabalho, quisemos garantir que tivessem a oportunidade de voltar a passar tempo no escritório. Isso significou agir rapidamente para gerenciar e habilitar uma nova forma de trabalho híbrido, promovendo conversas dentro das equipes sobre flexibilidade e, ao mesmo tempo, respeitando as diretrizes necessárias para manter todos seguros", destacou Charlie Rainer, Diretor de Tecnologia Corporativa da easyJet.

Solução RICOH

Para selecionar o parceiro adequado, a easyJet emitiu uma solicitação de proposta com requisitos técnicos específicos. Além da reserva de mesas e espaços colaborativos, a solução deveria oferecer alto nível de acessibilidade, integração com o ambiente Microsoft da empresa, e capacidade de compreender e analisar o uso dos espaços de trabalho. Após avaliar várias alternativas, a easyJet escolheu RICOH Spaces.

"Devido à importância do nosso programa de trabalho híbrido, queríamos trabalhar com um parceiro com experiência comprovada em projetos sensíveis aos prazos de implementação. Temos um relacionamento de longa data com a Ricoh, que já havia gerenciado com sucesso vários programas para nós", comentou Simon Cunniffe.

"RICOH Spaces mostrou ser uma solução extremamente sólida durante nossa análise comparativa. Além disso, por ser uma solução relativamente nova, vimos uma oportunidade única de influenciar seu roteiro. Mais importante ainda, ela vai muito além da reserva de mesas; é uma plataforma integral de melhoria do ambiente de trabalho, com potencial para futuros projetos como sensores IoT e gestão de salas de reunião", acrescentou Charlie Rainer.

Após testes exaustivos com usuários, a easyJet trabalhou junto com a Ricoh para implementar a solução inicialmente como piloto e, posteriormente, estendê-la a toda a organização. Durante a fase piloto, foram realizadas pesquisas semanais para coletar comentários, identificar melhorias e compartilhá-las com a Ricoh para otimizar a plataforma.

Para reservar um espaço de trabalho, os funcionários utilizam o aplicativo móvel ou a versão web do RICOH Spaces e depois escaneiam um código QR na mesa reservada para registrar sua chegada. Atualmente, recomenda-se comparecer ao campus de Luton até três dias por semana, de acordo com as necessidades de cada função. A equipe de Property Management, por sua vez, utiliza as ferramentas de relatórios do RICOH Spaces para analisar o uso atual e histórico dos espaços e planejar mudanças futuras.

"A Ricoh foi extremamente valiosa durante a implementação, especialmente seus desenvolvedores principais. O projeto tinha requisitos únicos que tornaram o processo exigente, mas a Ricoh sempre esteve disponível para oferecer apoio. Eles até fizeram um esforço adicional participando de reuniões quando necessário para manter o impulso do projeto", destacou Charlie Rainer.

Resultados

Graças a RICOH Spaces, a easyJet conseguiu um retorno seguro e confiável ao trabalho presencial. A solução gerou confiança entre os funcionários ao demonstrar que existiam medidas sólidas para reduzir riscos e proteger seu bem-estar, permitindo gerenciar o número de pessoas presentes e bloquear determinadas mesas para garantir o distanciamento físico.

"Desde a implementação do trabalho híbrido com RICOH Spaces, observamos um nível muito positivo de adoção. Quando estão no escritório, as pessoas valorizam especialmente a maior flexibilidade, incluindo a possibilidade de escolher mesas próximas a colegas-chave para fomentar uma colaboração mais eficaz", afirmou Simon Cunniffe.

Por meio das ferramentas analíticas integradas, a easyJet está obtendo informações valiosas sobre o uso dos espaços que ajudam a orientar futuras decisões de trabalho e imobiliárias.

"RICOH Spaces nos ajudou a descobrir aspectos inesperados sobre o trabalho híbrido. Por exemplo, a colaboração no escritório agora significa muito mais do que reuniões formais. Para quem trabalha principalmente de casa, uma parte importante da colaboração consiste em encontros informais com colegas, tomando um café e conversando sobre projetos ou temas do dia a dia", destacou Charlie Rainer.

"A análise fornecida pelo RICOH Spaces também nos permitiu compreender melhor nossas necessidades de espaço. Identificamos rapidamente que o trabalho híbrido significava que já não precisávamos de superfícies tão grandes de escritórios, o que nos permitiu utilizar nossas instalações de forma muito mais rentável", acrescentou Simon Cunniffe.

Atualmente, a easyJet planeja expandir o uso do RICOH Spaces para continuar sua transformação do local de trabalho. Entre os próximos projetos estão incluídos:

• Reserva de salas de reunião.

• Ferramentas de colaboração e comunicação para funcionários.

• Gestão inteligente de vagas de estacionamento.

"A Ricoh continua sendo um excelente parceiro para a easyJet. Ela oferece uma prestação de serviços verdadeiramente ágil, e RICOH Spaces será uma peça central do nosso modelo de trabalho no futuro, à medida que continuamos refinando e desenvolvendo formas de trabalho cada vez mais eficazes e colaborativas", concluiu Charlie Rainer.

Este caso demonstra como a Ricoh continua redefinindo a forma de trabalhar na indústria de transporte e logística, criando espaços inteligentes onde as reuniões começam no horário, a comunicação flui sem obstáculos e as equipes podem focar no que realmente importa. Uma proposta de valor que gera resultados na América Latina e em todo o mundo.

A Ricoh Latin America, e easyJet , conjunto em apoio aos Objetivos de Desenvolvimento Sustentável das Nações Unidas para um futuro melhor:

Globalmente, a Ricoh é uma empresa comprometida em atingir os Objetivos de Desenvolvimento Sustentável (ODS) das Nações Unidas, resolvendo problemas sociais por meio de negócios com o único propósito de alcançar crescimento econômico, um planeta melhor e uma sociedade melhor.

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