Automatize as finanças de sua empresa: comece com estes 3 processos
Ajude seus funcionários a imprimirem documentos importantes fora do escritório quando estiverem usando seus próprios dispositivos.
A automação dos processos contábeis e financeiros de sua empresa representa uma grande oportunidade para os CFOs se destacarem em sua função: melhorar as operações e reduzir os custos, ao mesmo tempo em que aproveitam a automação para se tornarem uma figura-chave na condução de iniciativas de transformação de processos digitais em uma empresa.
De acordo com um estudo recente¹, quase 3 em cada 4 organizações têm um projeto ativo de transformação do processo financeiro. A adoção dessa mudança gera benefícios de longo prazo para a empresa.
Automatize as finanças de sua empresa: comece com estes 3 processos:
Contas a pagar
Há uma ampla gama de melhorias que podem ser obtidas com a automação do gerenciamento do processo de faturamento. Considere que qualquer nível de eficiência no gerenciamento de faturas é difícil de ser alcançado quando as faturas são enviadas em papel. Não é incomum que uma fatura em papel permaneça na pasta de correspondência do aprovador por uma semana ou se perca completamente, resultando em mais horas de trabalho da equipe, bem como na possibilidade de perder descontos por pagamento antecipado.
No entanto, com o fluxo de trabalho digital, disponível por meio de um sistema de gerenciamento de documentos, as informações circulam pela organização da forma mais eficiente possível. A equipe é então alertada automaticamente para corrigir erros ou procurar informações adicionais, em vez de esperar para corrigi-los. A identificação instantânea da fatura, o encaminhamento flexível para os responsáveis corretos e a facilidade de anotações e comentários são fundamentais para automatizar o processo.
Compras e Aquisições
Inclui os processos, os requisitos das transações comerciais e a documentação necessária; o gerenciamento das relações com os fornecedores; e, finalmente, o pedido de bens e serviços necessários para fabricar um produto ou prestar um serviço. As equipes de compras podem se afogar em uma infinidade de documentos, arquivos, formatos e sistemas incompatíveis. A digitalização das informações é uma primeira etapa essencial para o aprimoramento do processo.
Fechamento do mês
Uma vez que os processos básicos descritos acima tenham sido automatizados, as empresas devem se concentrar em incorporar essas melhorias em um esforço de todo o departamento para otimizar o processo de fechamento mensal, permitindo-lhes mais tempo para o pensamento estratégico. A equipe financeira pode entender melhor as implicações dos dados que informa, em vez de apenas os números em si.
Uma solução de gerenciamento de documentos deve se integrar facilmente a qualquer sistema financeiro, contábil e de ERP que gerencie as operações financeiras de uma empresa. Uma decisão de gerenciamento de documentos não é apenas uma questão de como e onde os documentos eletrônicos são armazenados; trata-se de automatizar os processos comerciais. Esses processos, e muitos outros, tanto no setor financeiro quanto nos processos contábeis, se sobrepõem. Portanto, tenha cuidado com as soluções pontuais que resolvem um único problema, mas que o deixam exposto a riscos maiores em todos os departamentos.
Está claro que a automação de processos traz benefícios consideráveis para os negócios, para os clientes e para o resultado. Você pode acelerar a transformação digital do seu departamento de contabilidade com o DocuWare para processamento de faturas, que é pré-configurado e baseado na nuvem. O DocuWare reúne os principais requisitos e pontos de decisão que a maioria das empresas compartilha. Esses denominadores comuns foram então integrados em fluxos de trabalho digitais fáceis de implementar. Essa solução completa pode ser colocada em funcionamento em apenas alguns dias.
