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Historia y contexto

La Cooperativa de Electricidad Bariloche (CEB) de Argentina, nació en 1957 por iniciativa de un grupo de vecinos de San Carlos de Bariloche que, ante las deficiencias del servicio eléctrico existente, decidieron impulsar un modelo cooperativo para garantizar el abastecimiento de energía a la comunidad. Desde entonces, la CEB acompañó el crecimiento y la transformación de la ciudad, especialmente el desarrollo turístico de la región, mediante inversiones sostenidas en infraestructura y la expansión de sus servicios.

Con el paso de los años, la organización evolucionó más allá de la prestación de energía eléctrica y diversificó sus actividades para responder a distintas necesidades de la comunidad. Actualmente, la CEB brinda servicios vinculados con la distribución y generación de energía, saneamiento y servicios sociales y empresariales, manteniendo como eje su compromiso con los asociados y con el desarrollo sostenible de la región. Su visión combina innovación, eficiencia y calidad con los principios de la economía social y el fuerte vínculo territorial que caracteriza a las organizaciones cooperativas.

Desafío Empresarial

En el marco del relacionamiento entre la CEB y Ricoh, se identificaron diferentes oportunidades de mejora vinculadas con la gestión documental, los espacios de trabajo y la impresión de documentación técnica.

Uno de los principales desafíos estaba relacionado con la gestión de la correspondencia de entrada y salida de la organización que se administraba con un aplicativo de larga antigüedad, alto costo de mantenimiento interno, escasa flexibilidad y posibilidades de digitalización y gestión del flujo de trabajo y de la documentación relacionada, generando la necesidad de contar con una herramienta que permitiera digitalizar y optimizar el procedimiento interna y externamente hacia los organismos y ciudadanía en general.

Al mismo tiempo, la CEB contaba con salas de reuniones que habían quedado obsoletas frente a las nuevas necesidades de colaboración. El equipamiento contaba con múltiples cables y una experiencia de uso poco práctica, limitando las posibilidades de incorporar nuevas funcionalidades y de facilitar las reuniones presenciales e híbridas.

Por otra parte, la cooperativa necesitaba imprimir planos y documentación técnica vinculada a obras y tendidos eléctricos. Hasta ese momento, este tipo de trabajos se tercerizaba, lo que representaba una dependencia de proveedores externos y mayores tiempos asociados a la disponibilidad de la documentación.

Solución RICOH

A partir de un análisis integral de las necesidades de la organización, Ricoh diseñó una propuesta orientada a modernizar distintos puntos de la operación de la CEB, combinando soluciones.

La solución implementada incluyó:

• 5 salas de colaboración, diseñadas para modernizar los espacios de reuniones y facilitar una experiencia de trabajo más simple, integrada y eficiente.

• Gestor documental, para digitalizar y organizar la gestión documental, permitiendo centralizar la información y automatizar los flujos asociados a la gestión de correspondencia de entrada y salida de la organización. Este gestor permite capturar, organizar y gestionar documentos, así como automatizar procesos y flujos de trabajo.

• 2 equipos Ricoh IP CW2200 de formato ancho, destinados a la impresión interna de planos y documentación técnica. Estos equipos están diseñados específicamente para trabajos de gran formato, como planos, dibujos técnicos y documentación CAD.

De esta manera, Ricoh acompañó a la CEB con una propuesta integral que abordó diferentes necesidades de la organización, desde la gestión de información y los procesos internos hasta la modernización de sus espacios de trabajo y la producción de documentación técnica.

Resultados

La implementación de las soluciones Ricoh permitió a la Cooperativa de Electricidad Bariloche avanzar en la modernización de diferentes procesos y espacios de trabajo:

• Mayor digitalización y organización de la gestión de correspondencia, reduciendo la dependencia de procesos basados exclusivamente en correo electrónico.

• Procesos documentales más ordenados y trazables, gracias a la incorporación de una plataforma de gestión documental.

• Modernización de 5 salas de colaboración, con espacios más funcionales y preparados para las nuevas dinámicas de trabajo y reuniones híbridas.

• Mayor autonomía para la impresión de planos y documentación técnica, reduciendo la necesidad de tercerizar estos trabajos.

• Mayor agilidad en la disponibilidad de documentación técnica, especialmente para proyectos vinculados con obras y tendidos eléctricos.

• Una experiencia de trabajo más simple y eficiente, integrando tecnología y herramientas adaptadas a las necesidades específicas de la cooperativa.

La experiencia de la CEB demuestra cómo la incorporación estratégica de tecnología puede generar mejoras que van más allá de un único proceso. A través de una propuesta integral, Ricoh acompañó a la cooperativa en la evolución de sus espacios de trabajo, la gestión de su información y la disponibilidad de documentación crítica para su operación.

Ricoh continúa trabajando junto a organizaciones como la CEB para crear espacios inteligentes de trabajo, optimizar procesos y acercar soluciones tecnológicas que respondan a los desafíos concretos de cada negocio.

Ricoh Latin America junto COOPERATIVA DE ELECTRICIDAD , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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Historia y contexto

COFARAL es una cooperativa farmacéutica Argentina fundada en Tucumán en 1969, creada por y para farmacéuticos con el objetivo de fortalecer y acompañar a las farmacias de la región. A lo largo de más de cinco décadas, evolucionó desde sus orígenes como cooperativa de provisión hasta consolidarse como una droguería integral y uno de los principales actores de distribución farmacéutica del Norte Argentino.

Este crecimiento estuvo acompañado por una fuerte expansión de su infraestructura y capacidad operativa. Actualmente, COFARAL cuenta con una amplia red de distribución que abastece a más de 1.300 farmacias en Tucumán y otras provincias, combinando su tradición cooperativa con una mirada puesta en la innovación, la tecnología y la eficiencia de sus procesos.

Desafío Empresarial

El crecimiento de COFARAL y la puesta en marcha de una nueva planta en Salta plantearon nuevos desafíos para su operación. La empresa necesitaba contar con tecnología que le permitiera optimizar procesos críticos como la impresión de remitos y facturas, la gestión de inventario y el control de stock, garantizando al mismo tiempo una operación ágil y confiable.

Además, COFARAL buscaba mejorar la administración de sus dispositivos y obtener mayor visibilidad sobre el funcionamiento y utilización de los equipos, con una solución que pudiera acompañar el crecimiento futuro de la operación.

Solución RICOH

Para responder a estas necesidades, COFARAL incorporó una solución integral de tecnología que combinó equipos de impresión, dispositivos de captura de datos y una plataforma de gestión centralizada.

• 4 equipos multifuncionales inteligentes Ricoh IM 7000, destinados a optimizar la impresión de documentos clave como remitos y facturas, junto con mantenimiento técnico y soporte.

• Colector de datos e impresoras térmicas , para optimizar la lectura de información, la gestión de inventario y el control de stock.

• Servicio remoto de monitoreo que permite centralizar la administración y obtener visibilidad sobre el uso y funcionamiento de los dispositivos como el colector de datos.

Resultados

La implementación permitió a COFARAL centralizar la gestión de sus dispositivos y administrar de manera más eficiente su infraestructura tecnológica. Desde una única plataforma, el equipo puede monitorear y gestionar la red de dispositivos, obteniendo mayor visibilidad sobre su utilización.

A su vez, la incorporación de dichos dispositivos aportó robustez y confiabilidad para soportar el volumen de trabajo de la operación, contribuyendo a evitar interrupciones y demoras en procesos críticos. La solución también dejó preparada la infraestructura para incorporar nuevas funcionalidades a futuro y mejorar la toma y disponibilidad de información en las operaciones de inventario y distribución.

Este es otro ejemplo más de como Ricoh acompaña al sector farmacéutico en su modernización tecnológica creando espacios inteligentes de trabajo para transformar su operativa significativamente y consolidando a la compañía como un referente en su sector.

Ricoh Latin America junto ​ COFARAL   , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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Historia y contexto

Fundada en 2018, Uncoded es una de las consultoras de espacios de trabajo de más rápido crecimiento en el Reino Unido, con clientes como LinkedIn, KPMG, Standard Bank, Gymshark, Just Eat y la Premier League. Con sede en Londres, la empresa busca redefinir el arte de lo posible en el diseño de espacios de trabajo, utilizando plataformas de datos de última generación y tecnologías inteligentes para crear entornos que ofrezcan experiencias excepcionales a los usuarios.

"Es un momento muy emocionante para nosotros: incorporamos talento nuevo de forma constante, asumimos nuevos proyectos para clientes y recientemente trasladamos nuestra sede a Covent Garden, en el centro de Londres. En la nueva ubicación, nuestro objetivo era crear una oficina de última generación que reflejara nuestra identidad como innovadores en espacios de trabajo y donde los clientes potenciales pudieran conocer las tecnologías más avanzadas del sector", explica Lee Baxter, Director Comercial de Uncoded.

Desafío Empresarial

Uncoded también se centró en crear la mejor experiencia posible para sus empleados en la nueva sede. La empresa opera bajo una política de trabajo híbrido para garantizar un equilibrio positivo entre la vida laboral y personal, y para los días en que los colaboradores planeaban asistir a la oficina, quería ofrecer un método sencillo para comprobar la disponibilidad de escritorios y reservar espacios de trabajo.

"No queremos que las personas se desplacen hasta la oficina para descubrir que hay poco espacio disponible. Nuestro objetivo era garantizar que todos pudieran aprovechar al máximo su tiempo en el sitio", señala Lee Baxter.

Solución RICOH

Como especialista en tecnología para espacios de trabajo, Uncoded ya conocía las distintas soluciones disponibles para la reserva de escritorios, el trabajo híbrido y la colaboración entre empleados. Después de evaluar las opciones y asistir a demostraciones, la empresa seleccionó RICOH Spaces, una plataforma en la nube para la experiencia en el lugar de trabajo.

"Habíamos visto RICOH Spaces en funcionamiento en otra empresa y sus capacidades eran muy impresionantes. Ofrecía desde reserva de escritorios y gestión de visitantes hasta análisis del uso del espacio de trabajo, todo en una única plataforma integrada. Además, la experiencia de usuario era muy intuitiva. El hecho de que la plataforma estuviera alojada en la nube también fue una ventaja, ya que ayudó a simplificar y acelerar la implementación", comenta Lee Baxter.

Trabajando junto a Ricoh, Uncoded implementó RICOH Spaces en su nueva sede antes de crear las cuentas de usuario y configurar los protocolos de seguridad.

"La implementación fue rápida y fluida. Nuestro Customer Success Manager de Ricoh fue excelente y respondió a todas nuestras consultas después de la puesta en marcha", agrega Lee Baxter.

Accediendo a RICOH Spaces a través de un navegador web o una aplicación móvil, los empleados de Uncoded pueden reservar sus escritorios preferidos, salas de reunión y espacios de colaboración. Los sensores IoT monitorean los niveles de ocupación de la oficina, mientras que los empleados pueden visualizar mapas 3D de las instalaciones. Un sistema de semáforo proporciona información en tiempo real sobre la disponibilidad de escritorios y salas:

• Rojo: ocupado.

• Verde: disponible.

• Ámbar: reservado pero no utilizado.

Para reservar una sala de reuniones, los empleados también pueden consultar la disponibilidad y realizar reservas a través de RICOH Spaces mediante paneles ubicados fuera de las salas. Además, si encuentran problemas en determinados escritorios o salas, pueden generar un ticket y cargar una fotografía directamente desde la plataforma.

"Una de las características más impresionantes de RICOH Spaces es que está en constante evolución, con nuevas funcionalidades que se incorporan regularmente. Nuestros empleados utilizan la plataforma todos los días, pero todavía hay mucho más por explorar, ya sea la orientación dentro de las oficinas o las herramientas de reserva de lockers inteligentes", agrega Lee Baxter.

Resultados

Entre los resultados clave del proyecto se destacan:

• Genera una impresión positiva en clientes potenciales.

• Mejora la experiencia diaria de empleados y visitantes.

• Permite una optimización continua del espacio de trabajo basada en datos.

RICOH Spaces permitió a Uncoded crear un entorno de trabajo dinámico, innovador y centrado en el usuario en su sede de Covent Garden. Mostrar la plataforma inteligente dentro de la oficina constituye una demostración clara de la experiencia y el compromiso de la empresa con la transformación de los espacios de trabajo, ayudando además a impresionar a clientes potenciales.

Asimismo, RICOH Spaces se convirtió en un componente esencial de la estrategia de trabajo híbrido flexible de la organización. Antes de desplazarse a la oficina, los empleados pueden verificar qué compañeros estarán presentes, encontrar el espacio más adecuado para sus necesidades y dirigirse al lugar sabiendo exactamente dónde trabajarán ese día.

"RICOH Spaces está ayudando a nuestros empleados a conectarse entre sí, planificar su jornada en la oficina y trabajar de manera productiva mientras están allí. La retroalimentación ha sido muy positiva; la función de mapeo 3D, por ejemplo, ofrece una experiencia visual verdaderamente inmersiva. A medida que seguimos creciendo, poner capacidades digitales de última generación en manos de nuestros empleados nos ayudará a atraer y retener al mejor talento", señala Lee Baxter.

Con el paso del tiempo, las herramientas analíticas de RICOH Spaces permitirán a Uncoded obtener una comprensión profunda del uso de la oficina y optimizar continuamente el espacio de trabajo. Por ejemplo, la empresa puede generar informes sobre la frecuencia de las llamadas "reuniones fantasma", donde los empleados reservan espacios pero finalmente no los utilizan, ayudando a mejorar la eficiencia de los procesos y a maximizar el retorno de la inversión inmobiliaria.

"Trabajar con Ricoh ha sido una gran experiencia; compartimos la pasión por crear espacios de trabajo innovadores y centrados en las personas. Estaremos encantados de recibir a posibles clientes de Ricoh que deseen ver una implementación real de RICOH Spaces. Junto con Ricoh hemos creado un espacio de trabajo con un verdadero factor sorpresa y una experiencia integral para el empleado que ayudará a nuestra gente a alcanzar el éxito", concluye Lee Baxter.

Un nuevo ejemplo del compromiso de Ricoh con la transformación de los espacios de trabajo, creando entornos más inteligentes, ágiles y colaborativos que permiten optimizar recursos, mejorar la experiencia de los usuarios y potenciar la productividad en cualquier parte del mundo.

Ricoh Latin America junto ​ Uncoded  , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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Historia y contexto

Giuffrè Francis Lefebvre es uno de los actores más importantes de Italia en el sector de la publicación profesional. La compañía nació en 2018 a partir de la fusión de la histórica editorial Giuffrè Editore con Memento Francis Lefebvre y forma parte del grupo internacional Lefebvre Sarrut, que opera en toda Europa a través de ocho filiales y cuenta con más de 2.400 empleados.

Sus productos están dirigidos a profesionales de los ámbitos jurídico, fiscal, laboral y empresarial, e incluyen herramientas de alta calidad, software de gestión y soluciones informáticas basadas en fuentes confiables y metodologías reconocidas. Los rasgos distintivos de la compañía son la excelencia, el enfoque en la innovación y la capacidad de acompañar a los profesionales en cada etapa de su trabajo.

"Queríamos crear un entorno de trabajo realmente accesible, capaz de mejorar la experiencia individual y que esa mejora fuera claramente percibida por los empleados", señala Carlotta Uttini, Demand Manager de Giuffrè Francis Lefebvre.

Desafío Empresarial

En septiembre de 2023, Giuffrè Francis Lefebvre se trasladó a unas instalaciones de última generación ubicadas en Via Monte Rosa, Milán. El cambio de sede representó una oportunidad para inaugurar una nueva forma de trabajar centrada en la experiencia del empleado, buscando crear un entorno en el que las personas se sintieran involucradas, estimuladas creativamente y capaces de colaborar de manera realmente eficaz.

"Al diseñar los nuevos espacios, uno de nuestros objetivos era apoyar el trabajo híbrido, mejorando por ejemplo la comunicación entre quienes estaban en la oficina y los compañeros que trabajaban a distancia. Por ello necesitábamos replantear nuestro enfoque sobre los espacios de trabajo para promover la colaboración y aumentar la satisfacción de los empleados", explica Carlotta Uttini.

Solución RICOH

"Acudimos a Ricoh Italia, que ya era nuestro proveedor de servicios de impresión. Involucramos a Ricoh desde las etapas iniciales del proyecto de la nueva sede, y esto fue fundamental para integrar correctamente los espacios y las tecnologías", explica Carlotta Uttini.

Ricoh trabajó de forma coordinada con todas las partes involucradas, incluidos los departamentos de TI, Facilities y Recursos Humanos de Giuffrè Francis Lefebvre, además de arquitectos y diseñadores responsables de la remodelación.

"Fue un cambio importante y poder contar con la experiencia de nuestro socio tecnológico nos permitió crear un espacio de trabajo capaz de responder perfectamente a todas nuestras necesidades y requisitos. Los profesionales de Ricoh realizaron trabajos de integración de sistemas para garantizar que el nuevo entorno incorporara también algunas de las soluciones que ya utilizábamos, permitiéndonos proteger las inversiones realizadas anteriormente", agrega Uttini.

El proyecto permitió crear 14 salas de distintos tamaños, desde pequeñas salas de reuniones para dos o tres personas equipadas con monitor y videoconferencia, hasta grandes salas de capacitación con sistemas domóticos, herramientas avanzadas de colaboración, pizarras interactivas y sistemas audiovisuales con micrófonos y cámaras instalados en el techo. Además de estas salas, se incorporaron una sala de dirección, un gran auditorio que funciona como un auténtico hub digital, y espacios aptos para eventos internos y externos.

"Queríamos crear un entorno de trabajo realmente accesible y capaz de mejorar la experiencia individual. La decisión de utilizar también RICOH Spaces refleja este enfoque", comenta Carlotta Uttini.

RICOH Spaces es una solución en la nube que permite a los usuarios reservar escritorios, reservar salas de reuniones, reservar plazas de estacionamiento y gestionar todo desde una aplicación móvil de forma rápida y sencilla. También se incorporó una funcionalidad de gestión de visitantes, que contribuye a mejorar la experiencia de quienes visitan la empresa y acelera los procesos de registro en recepción.

Uno de los aspectos más valorados por la empresa fue la posibilidad de utilizar los servicios financieros de Ricoh Capital, que permitieron evitar una inversión inicial significativa, distribuir el costo a lo largo del tiempo, optimizar los procesos administrativos mediante la emisión de una única factura para hardware, software y servicios, y extender la financiación para incluir también las tecnologías de impresión que formaban parte del contrato anterior.

Resultados

Giuffrè Francis Lefebvre logró inaugurar un nuevo espacio de trabajo en Milán que apoya el trabajo híbrido, mejora la comunicación entre equipos presenciales y remotos, y ofrece una experiencia mejorada tanto para empleados como para visitantes, gracias a la combinación de nuevas salas equipadas, RICOH Spaces y la gestión de visitantes.

El respaldo financiero de Ricoh Capital, por su parte, permitió a la compañía avanzar con el proyecto sin una inversión inicial significativa, simplificando además la administración a través de una única factura que incluyó hardware, software, servicios y las tecnologías de impresión ya contratadas.

"Estamos extremadamente satisfechos con el trabajo realizado por los profesionales de Ricoh Italia y con el soporte continuo que nos brindan, interviniendo rápidamente cuando es necesario", destaca Carlotta Uttini.

"Seguimos colaborando con Ricoh porque somos conscientes de que la forma de trabajar evoluciona constantemente, y estamos preparados para aprovechar nuevas oportunidades de innovación y transformación", concluye Carlotta Uttini.

Este es una demostración más de como Ricoh continúa redefiniendo la forma de trabajar, creando espacios inteligentes donde las reuniones comienzan a tiempo, la comunicación fluye sin obstáculos y los equipos pueden enfocarse en lo que realmente importa. Una propuesta de valor que genera resultados en LATAM y en todo el mundo.

Ricoh Latin America junto ​Giuffrè Francis , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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Historia y contexto

Con sede en Londres, Evelyn Partners es una de las mayores empresas de gestión patrimonial y servicios profesionales del Reino Unido e Irlanda. La compañía ofrece servicios de gestión de patrimonio e inversiones, planificación financiera, contabilidad especializada, asesoramiento fiscal, inversión online y soluciones de fondos para 172.000 clientes.

Durante más de 180 años, Evelyn Partners ha ayudado a personas, familias, empresas y organizaciones benéficas a alcanzar sus objetivos financieros y construir un futuro más próspero. Sus equipos de asesores financieros y gestores patrimoniales operan desde 28 ciudades del Reino Unido, Irlanda y las Islas del Canal, incluyendo oficinas en Londres, Edimburgo, Glasgow, Dublín, Birmingham, Manchester y Bristol.

"Nuestros empleados suelen desplazarse a nuestra sede de Londres y entre oficinas regionales para colaborar con colegas y reunirse con socios y clientes. Sin embargo, en el pasado podían llegar a una oficina, encontrarla muy ocupada y perder tiempo valioso buscando un escritorio disponible entre varias plantas", explica Leanne Kelly, Regional Facilities Manager de Evelyn Partners.

Con una importante mudanza de su sede de Londres en marcha, la empresa aprovechó la oportunidad para replantear su estrategia de gestión de espacios de trabajo.

Desafío Empresarial

El objetivo de Evelyn Partners era ayudar a los empleados a trabajar de forma más productiva y, al mismo tiempo, obtener una visión clara del uso de las oficinas para orientar su estrategia inmobiliaria.

"Para ayudar a los empleados a aprovechar al máximo cada minuto en la oficina, queríamos darles la posibilidad de reservar un espacio de trabajo antes de llegar. Además, para mantener informada a la alta dirección sobre cómo se utilizaban nuestras instalaciones, buscábamos una forma de recopilar estadísticas detalladas sobre ocupación, tráfico de personas y espacios infrautilizados, de manera que pudiéramos tomar mejores decisiones sobre nuestras necesidades futuras", continúa Leanne Kelly.

Solución RICOH

Para respaldar su programa de optimización de espacios de trabajo, Evelyn Partners evaluó múltiples soluciones de reserva de escritorios y gestión de instalaciones. Tras una demostración y una prueba piloto en su oficina de Guildford, la compañía eligió RICOH Spaces, una solución que ofrece reserva intuitiva de escritorios, sensores IoT para monitorizar la ocupación de las oficinas, y reserva de aparcamientos para bicicletas, fomentando formas de transporte más sostenibles.

"Hemos confiado en Ricoh durante muchos años para nuestros servicios de impresión y gestión de correspondencia. Es un socio probado y de confianza. RICOH Spaces fue una solución impresionante, con capacidades completas de mejora del entorno laboral en una única plataforma integrada. Los paneles analíticos ofrecían exactamente la información que necesitábamos, y los desarrolladores de Ricoh trabajaron estrechamente con nosotros para adaptar la solución a nuestros requisitos", explica Leanne Kelly.

Evelyn Partners colaboró con Ricoh para implementar la solución en su nueva sede londinense de 45 Gresham Street, así como en las oficinas de Birmingham, Guildford, Liverpool y Glasgow. Como parte del proyecto, se llevaron a cabo cuatro sesiones de capacitación para familiarizar a los usuarios con las nuevas herramientas. La empresa planea ampliar la implementación a sus oficinas de Southampton, Belfast y posiblemente otras ubicaciones.

Para reservar un escritorio o un espacio para bicicletas, los empleados solo necesitan utilizar la aplicación móvil de RICOH Spaces (iOS o Android) o acceder desde un navegador web para verificar disponibilidad, localizar compañeros y reservar el espacio deseado.

La implementación de IoT permite además supervisar las oficinas en tiempo real: los sensores instalados detectan actividad como personas trabajando, apertura de laptops e incluso la presencia de abrigos colocados sobre las sillas. Estos datos son enviados mediante una pasarela VergeSense a RICOH Spaces, donde se transforman en métricas y paneles analíticos sobre niveles de utilización, capacidad disponible, tendencias de ocupación y uso ineficiente de los espacios.

"Ricoh nos brindó un apoyo muy valioso durante todo el proyecto para acelerar la implementación y fomentar la adopción de la solución por parte de los usuarios. Por ejemplo, colaboraron estrechamente con nuestro equipo de Facilities para crear sesiones de capacitación grabadas para la intranet, que explican paso a paso cómo reservar escritorios y espacios para bicicletas en RICOH Spaces", comenta Leanne Kelly.

Resultados

La implantación de RICOH Spaces tuvo un impacto muy positivo en la gestión de los espacios de trabajo y en la colaboración entre los empleados. En total, la empresa dispone a través de la plataforma de 1.156 escritorios en Londres, Birmingham y Guildford, 127 espacios para bicicletas y 139 sensores IoT activos, con una expansión significativa de estas cifras prevista durante 2023.

Mayor productividad: para los empleados que se desplazan regularmente entre distintas oficinas, RICOH Spaces incrementó la productividad y la eficiencia. Al reservar previamente un escritorio desde la aplicación o el navegador, saben exactamente dónde dirigirse en cuanto llegan a la oficina, evitando pérdidas de tiempo buscando espacios disponibles."La posibilidad de reservar plazas para bicicletas a través de RICOH Spaces ha sido un éxito. No solo garantiza que quienes se desplazan a Londres tengan un espacio seguro para su bicicleta al llegar, sino que también fomenta que más personas opten por este medio de transporte, contribuyendo a nuestros objetivos de sostenibilidad ambiental", añade Leanne Kelly.

Decisiones basadas en datos: para la alta dirección, los datos obtenidos de los sensores IoT y de las reservas de escritorios tienen un enorme valor, ya que ofrecen visibilidad sobre cambios de tendencias y permiten determinar si la capacidad disponible es adecuada para la demanda actual.

"Los datos de RICOH Spaces nos ofrecen una comprensión mucho más profunda de lo que ocurre en nuestras oficinas de la que habíamos tenido nunca. Antes, nuestras decisiones sobre futuras necesidades o mejoras se basaban principalmente en criterios subjetivos. Ahora tomamos decisiones basadas en datos acerca de si necesitamos más espacio, menos espacio o cómo maximizar el retorno de nuestra inversión inmobiliaria", explica Leanne Kelly.

Optimización continua del espacio: los sensores IoT también ayudan a utilizar los espacios de manera más eficiente en el día a día. Por ejemplo, cuando un empleado termina de trabajar o una reunión concluye antes de lo previsto, los sensores detectan que el espacio ya no está siendo utilizado y vuelven a ponerlo a disposición de otros usuarios mediante RICOH Spaces.

"RICOH Spaces ha transformado la forma en que gestionamos, planificamos y optimizamos nuestros lugares de trabajo. Continuaremos desplegando la solución en nuestras oficinas de todo el país y ya estamos interesados en incorporar nuevas integraciones. Con RICOH Spaces estamos creando el lugar de trabajo inteligente y conectado del futuro, que ayudará a nuestros empleados a prestar servicios de alta calidad a nuestros clientes", concluye Leanne Kelly.

Este es otro ejemplo de cómo Ricoh transforma los espacios de trabajo en espacios inteligentes en la industria financiera, impulsando la productividad, optimizando el tiempo y garantizando experiencias de colaboración más fluidas, tanto en LATAM como a nivel global.

Ricoh Latin America junto ​ Evelyn Partners , actuaron juntos a favor de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas para lograr un mejor futuro:

Ricoh a nivel global es una empresa comprometida con el logro de los Objetivos de Desarrollo Sostenible de las Naciones Unidas (SDG por sus siglas en inglés) resolviendo problemas sociales a través de los negocios con el único fin de lograr un crecimiento económico, un mejor planeta y una mejor sociedad.

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